Dagboekinstellingen op kantoorniveau
In Kantoor/Instellingen onder de tab “Dagboeken” vind je de dagboeken die voor elk nieuw dossier worden aangemaakt.
Standaard zijn er twee dagboeken actief: één voor aankoop en één voor verkoop. Deze dagboeken worden via de connector ook aangemaakt in je boekhoudpakket.
Opgelet: je mag alleen in ons platform boeken op deze dagboeken en niet in het boekhoudpakket, anders klopt de nummering van de boekingsvoorstellen niet meer.
Als je op meerdere dagboeken wil boeken, moet je ze eerst aanmaken in het boekhoudpakket, een synchronisatie uitvoeren en daarna activeren in ons platform.
Hieronder vind je meer details over de kolommen in het “Dagboeken”-scherm:
Dagboekinstellingen op dossierniveau
Als er voor een bepaald dossier extra instellingen nodig zijn ten opzichte van wat op kantoorniveau werd bepaald, kan je die aangeven via Configuratie/Dagboeken.
Extra instellingen voor ‘Dagboeken’:
- Formaat documentnummer: bepaal het formaat van het documentnummer als het afwijkt van de kantoorinstellingen. Het is belangrijk om vóór de opstart van het dossier het juiste formaat in te stellen. Klik op het vraagteken voor uitleg bij de te gebruiken notering.
(Zie ook Wanneer en hoe bepaal je het formaat van de documentnummers in een dossier )
- Volgend documentnummer: welk documentnummer moet de volgende aankoopfactuur krijgen in het betreffende aankoopdagboek (Doel: zelf het eerste volgnummer bepalen bij de opstart van een dossier).
- Vreemde valuta: kan er al dan niet in vreemde munt geboekt worden in dit dossier
Extra dagboek aanmaken voor een dossier
Als je een extra dagboek wil aanmaken voor een dossier, creëer je het eerst in het boekhoudpakket en vervolgens doe je een sync van het dossier.
Op die manier worden de dagboeken van het boekhoudpakket overgenomen in ons platform.
- Ga naar Configuratie/Dagboeken
- Kies het dagboek uit de lijst onderaan en geef een alias en beschrijving in voor het geselecteerde dagboek
- Duid aan (Ja/Nee) of het aan te maken dagboek enkel voor creditnota’s zal dienen en of op vreemde valuta geboekt moet kunnen worden
- Gebruik het vinkje ‘Volgnr links’ indien de factuurnummers op die manier vermeld worden op de facturen (vb. 00012019)
- Geef aan welke de eerste boekperiode is waarin mag geboekt worden
Als een nieuw dagboek aangemaakt is, zal je het ook kunnen selecteren bij het verzenden van een factuur in een postbus en in het annotatiescherm in de werklijst.
Dagboek (tijdelijk) blokkeren voor nieuwe boekingen
Je kan dagboeken (tijdelijk) blokkeren voor nieuwe boekingen via de dossierconfiguratie. Het dagboek kan later gedeblokkeerd worden en boekingen die op dat dagboek gebeurd zijn, zijn gemakkelijk terug te vinden in het archief en de historiek.
- Ga naar Configuratie/Dagboeken
- Klik bij “Acties” op “x”(Dagboek blokkeren) om een dagboek te blokkeren. Om het te deblokkeren, klik je op “Geblokkeerd”.
Als je een dagboek blokkeert, heeft dit een impact op
- Het klantenportaal: in een dossier met meerdere dagboeken kan de ondernemer kiezen naar welk dagboek documenten worden verzonden. Als het dagboek geblokkeerd is, kan er niets naar verzonden worden.
- De werklijst: je kan het dagboek niet meer selecteren uit de lijst.
Opmerking: als er al documenten in de werklijst zitten voor dat dagboek als je het blokkeert, dan zal het dagboek rood gekleurd worden en krijg je in het annotatiescherm de melding “Dit dagboek is geblokkeerd”. Het houdt de verzending van het document naar het boekhoudpakket echter niet tegen.