Hieronder worden de verschillende stappen in het verwerkingsproces van een factuur toegelicht:
Gezien de toenemende aandacht voor de ‘verrijking’ binnen het verwerkingsproces wordt in dit item stap 3 uit het proces verder toegelicht.
De belangrijkste toewijzingen die binnen de verrijking gebeuren zijn:
- 1. Het bepalen van de boekperiode
- 2. Het bepalen van de tegenpartij (cascade)
- 3. Het bepalen van de rubriek of grootboekrekening (cascade)
- 4. Het bepalen van de BTW-code (cascade)
- 5. Het bepalen van het documentnummer
1. Het bepalen van de boekperiode
De boekperiode wordt afgeleid van de factuurdatum die herkend wordt op de factuur (Zie stap 2).
De boekperiode kan steeds worden aangepast in de werklijst of tijdens de annotatie/validatie van het boekingsvoorstel.
Opgelet: Een Boekperiode kan enkel geselecteerd worden als ze ‘open’ staat in het dossier. Als de ‘juiste’ boekperiode niet beschikbaar is, is het ofwel onmogelijk om een boekperiode te selecteren (de selectielijst in de Werklijst is in dat geval leeg) ofwel zal een verkeerde (= de meest relevante ‘open’) boekperiode voorgesteld worden .
2. Het bepalen van de tegenpartij (cascade)
Als het BTW/Ondernemingsnummer van de Tegenpartij op de factuur herkend werd* (Zie stap 2 in het schema bovenaan) én reeds aanwezig is in één van de fiches van het betreffende dossier, wordt de bestaande tegenpartij uit het dossier geselecteerd en overgenomen (met de NAW gegevens uit het dossier).
*De tegenpartijen in een dossier worden in eerste instantie geïdentificeerd op basis van het BTW/Ondernemingsnummer dat gevonden werd op de factuur. Bij gebrek aan een (goed leesbaar) BTW/Ondernemingsnummer wordt eveneens een controle gedaan op basis van het IBAN rekeningnummer dat ook afgelezen wordt van de factuur en mogelijk ook opgeslagen werd in het dossier.
Als de tegenpartij niet kon worden teruggevonden in het dossier en er toch een BTW/Ondernemingsnummer kon worden afgelezen van de factuur, zal een nieuwe tegenpartij worden aangemaakt en voorgesteld op basis van de NAW gegevens aangereikt door VIES of KBO.
De creatie van een nieuwe tegenpartij wordt expliciet gemeld door de aanduiding "Nieuwe leverancier" en "Nieuwe klant".
Als de tegenpartij nog niet gekend is in het VIES of de KBO, kan je een btw-plichtige tegenpartij met een btw-nummer aanmaken :
Voor het aanmaken of bewerken van een nieuwe tegenpartij:
- Vink het vakje “Btw-plichtig” aan
- Voer het btw-nummer in en klik op “Naam en adres opzoeken”
- Als de tegenpartij niet gevonden wordt, vul de gegevens van de nieuwe tegenpartij in
- Als alle verplichte velden ingevuld zijn, klik op “Opslaan”
De btw-plichtige tegenpartij is gecreëerd.
TIP: Vermijd zoveel mogelijk de aanmaak van nieuwe klanten en leveranciers. Kijk steeds goed na of de tegenpartij alsnog niet voorkomt in de lijst van beschikbare Klanten of Leveranciers.
Selecteer in dat geval de reeds bestaande tegenpartij en bevestig onmiddellijk de verwijdering van de nieuw aangemaakte tegenpartij zodat er geen nieuwe fiche wordt aangemaakt in het boekhoudpakket:
Als er geen BTW/Ondernemingsnummer van de tegenpartij kon worden herkend op de factuur (in het geval van een slecht leesbaar nummer of een factuur aan een particulier), wordt er geen tegenpartij voorgesteld in het boekingsvoorstel. Het boekingsvoorstel kan in dat geval niet verzonden worden (status = NOK).
Met behulp van de dossierinstellingen [Verrijken] kan ook een (generieke) tegenpartij worden voorgesteld als er geen BTW/Ondernemingsnummer herkend wordt:
De verschillende mogelijkheden zijn:
- Diverse tegenpartijen gebruiken indien geen btw-nr.: de tegenpartij wordt ingevuld met de generieke waarde “Diverse leverancier” of “Diverse klant”.
- Standaard leverancier zonder btw-nummer: de leverancier die je zelf standaard wil toewijzen aan de boeking, wordt toegewezen als er geen btw-/ondernemingsnummer herkend wordt door ons herkenningssysteem AIR.
- Standaard klant zonder btw-nummer: de specifieke klant die je zelf standaard wil toewijzen aan de boeking, wordt toegewezen als er geen btw-/ondernemingsnummer herkend wordt door ons herkenningssysteem AIR.
3. Het bepalen van de rubriek of grootboekrekening (cascade)
Om de rubriek of grootboekrekening te bepalen van de eerste detaillijn van het boekingsvoorstel wordt achtereenvolgens, in cascade, gekeken naar:
- De meest gebruikte grootboekrekening in de transactiehistoriek van de boekhoudsoftware voor de betreffende tegenpartij tijdens het vorige en het huidige boekjaar;
- De aanwezigheid van een standaard grootboekrekening ingesteld op de klant- of leveranciersfiche in de boekhoudsoftware;
- Ten slotte wordt gekeken naar de laatst gebruikte rubriek uit de historiek van boekingsvoorstellen in ons platform.
- Specifiek voor de verwerking van verkoopfacturen kan een standaard verkooprekening worden ingesteld waarop geboekt dient te worden als er geen andere gegevens werden gevonden via bovenstaande cascade, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe klant wordt aangemaakt. [Dossierinstellingen – Verrijken: Standaard verkooprekening]:
- Wanneer er, na toepassing van bovenstaande regels, toch geen rubriek of grootboekrekening kan voorgesteld worden, wordt de detaillijn aangemaakt op een wachtrekening (999999, 499999, 499000).
De wachtrekening dient tijdens de validatie/correctie van het boekingsvoorstel te worden aangepast in ons platform of in de boekhoudsoftware.
4. Het bepalen van de BTW-code (cascade)
Om de BTW-code te bepalen wordt achtereenvolgens gekeken naar
- De BTW-code uit de transactiehistoriek van de boekhoudsoftware voor de betreffende tegenpartij en grootboekrekening;
- De standaard BTW-code zoals ingesteld in de Boekhoudsoftware op:
- De klant- of leveranciersfiche
- De grootboekrekening
Opgelet: Deze eerste regel wordt vandaag enkel toegepast in de WinBooks en Exact Online en BOB 50 connectoren!
3. Zoniet neemt ons platform de BTW-code gekoppeld aan de rubriek uit het rubriekenschema van het dossier, overeenstemmend met de geselecteerde grootboekrekening.
Zie [Configuratie – Rubrieken resultatenrekeningen]:
5. Het bepalen van het documentnummer
Bij het verzenden van de boekingsvoorstellen vanuit de werklijst worden de boekingsvoorstellen vooreerst gesorteerd volgens dagboek, boekperiode en factuurnummer.
Vervolgens worden de boekingsvoorstellen sequentieel genummerd met als eerste documentnummer het eerstvolgende beschikbare nummer voor het betreffende dagboek.
Opgelet: Bij de samenstelling van het documentnummer wordt rekening gehouden met het formaat zoals ingesteld in de configuratie-parameters van het betreffende dagboek:
