Introduction
Après l'activation du module IPP pour votre bureau, les utilisateurs trouveront un lien "Dossier IPP" dans la barre de navigation.
Ce lien vous mène à un écran spécifique pour gérer les dossiers IPP et ressemble à l'écran des clients actifs. Il donne un aperçu des dossiers IPP créés par votre bureau. Bien entendu, la liste des dossiers sera vide lors du démarrage. Vous pouvez créer des dossiers IPP un par un ou en masse (voir en-dessous).
Créer un nouveau dossier IPP
Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton "Nouveau dossier IPP":
L'écran suivant vous permet de créer un nouveau dossier IPP:
Remplissez les données propre au dossier qui seront repris d'un exercice à l'autre :
- Nom du dossier (champ obligatoire) : le nom que vous voulez donner au dossier (aussi visible pour le client)
- Référence interne : référence que vous pouvez donner au dossier (pas visible pour le client)
- Langue dossier IPP : la langue utilisée pour importer des dossiers de MyMinfin. La langue du portail client peut être choisie par le client même.
- Numéro de régistre national : numéro de régistre national de la personne pour qui le dossier est créée. Ce numéro est nécessaire pour télécharger des documents de MyMinFin. Le numéro est sauvegardé de façon sécurisée.
- Législation IPP : uniquement la législation belge est disponible
- Gestionnaire de dossier: vous pouvez attribuer un collaborateur du bureau au dossier comme gestionnaire. Cela lui permettra de retrouver ses dossier en utilisant les filtres dans le premier écran.
- Groupe de clients: indiquez à quel groupe de clients ce dossier appartient. Dans les paramètres de bureau/Groupes de clients IPP (voir Vue d'ensemble des paramètres de bureau), vous pouvez créer des groupes clients et attribuer des collaborateurs à certains dossiers IPP.
Vous n'êtes pas obligé de créer des groupes de clients, mais dans ce cas, il faudra saisir les collaborateurs du bureau qui auront accès à ce dossier dans cet écran.
Attention: les collaborateurs du bureau avec le profil "Admin" auront accès à tous les dossiers dans le module IPP
- Collaborateurs: saisissez les noms/adresses email des collaborateurs qui auront accès à ce dossier.
- Utilisateurs (clients) : sélectionnez une ou plusieurs adresses e-mail d'utilisateurs de notre plateforme qui seront invités à utiliser ce dossier.
Attention: les utilisateurs seront invités au moment où le statut sera mis sur "1. En préparation (client)" (voir Gérer un dossier IPP)
- Nouvel utilisateur : si vous ajoutez de nouveaux utilisateurs et vous sauvegardez leurs coordonnées, ils recevront un e-mail avec leur données d'accès, la demande de créer un mot de passe et un peu d'explication sur le portail IPP. Nous vous conseillons d'ajouter des utilisateurs après avoir vérifié que toutes les informations sont disponibles pour eux dans le portail client.
- Contacter les utilisateurs : ce bouton vous permet d'envoyer un e-mail aux utilisateurs mentionnés dans le champ "Utilisateurs".
Vous retrouverez le dossier créé et sauvegardé dans l'écran de gestion.
Créer des dossiers en masse
Il est aussi possible de créer des dossiers en masse avec quelques données de base (Contribuable(s), Coordonnées, Personnes à charge et Biens Immobiliers).
Si vous voulez utlisez cette fonctionnalité, contactez-nous. Nous vous enverrons un fichier excel avec des instructions. Une fois le fichier excel rempli, renvoyez-le nous et nous créerons vos dossiers dans le module IPP.