Introduction
Après leur création, individuellement ou en masse, les dossiers seront visibles dans l'écran d'accueil "Dossiers IPP".
Filtres
A partir de l'en-tête, il est possible de filtrer des dossiers sur base de différents critères.
- Nom du dossier: introduisez le nom complet ou quelques lettres du nom
- Statut de la déclaration: retrouvez des dossiers avec un certain statut en utilisant le menu déroulant
- Référence interne: cherchez le document avec votre référence interne
- Gestionnaire de dossier: filtrez des dossiers sur base du gestionnaire du dossier (comme défini dans les paramètres de dossier IPP)
- Mes dossiers IPP (case à cocher): montrez uniquement les dossiers qui m'ont été attribués
- Langue: filtrez sur base de la langue du dossier
- Type de dossiers: choisissez le type de dossiers que vous voulez voir: actifs, inactifs ou tous
- Sans utilisateurs actifs (case à cocher): montrez uniquement des dossiers sans utilisateurs actifs
Cliquez sur "Filtrer" après avoir rempli un ou plusieurs champs.
Il est possible de combiner plusieurs critères. Par exemple, si vous voulez retrouvez vos déclarations pour lesquelles le client a complété et validé les données, vous pouvez filtrer sur le statut "Prêt pour le traitement" et cocher la case "Mes dossiers IPP".
Dossiers IPP
Dans les colonnes, vous pouvez retrouver les éléments suivants:
- Dossier IPP: le nom du dossier et en-dessous le gestionnaire (comme défini dans les paramètres du dossier).
- Dossier actif?: Est-ce que le dossier est actif ou non? Via "Actions", il est possible de réactiver ou déactiver des dossiers
- Date d'activation du dossier: date à laquelle le dossier à été créé
- Langue: langue du dossier
- #NRNs: nombre de numéros de régistre national dans le dossier
- Dernière mise à jour (par): date de la dernière mise à jour du dossier (par le client ou un collaborateur du bureau)
- Dernier check MMF (statut synchro.): dernière fois que le dossier a été synchronisé avec MyMinFin. Si nous avons trouvé de nouveau document, nous les avons téléchargés.
Deuxième ligne: statut de la synchronisation. Si le statut n'est pas "Exécuté", nous ne pouvons pas garantir que tous les documents ont été téléchargés de MyMinFin. Dans ce cas-là, nous vous conseillons de cliquer sur le statut et de reprendre la synchronisation (ou via le bouton "Connexion MyMinFin").
- Dernier exercice: dernier exercice créé pour ce dossier
- Deadline (introduction): deadline donné au client pour introduire sa déclaration dans le portail client
- Deadline (validation): deadline donné au client pour validation de sa déclaration dans le portail client
- Statut de la déclaration: statut de la déclaration active du dossier (voir Accès au module IPP et la création de dossiers IPP)
- # Documents transmis: un bouton vert montre le nombre de documents disponibles dans le portail client. Le chiffre devant les parenthèses indique le nombre disponible dans le portail client, le chiffre entre parenthèses montre le nombre de documents non traités.
- Actions: avec ces icônes, vous pouvez ouvrir la déclaration active, modifier des données ou désactiver/réactiver un dossier
A partir de la liste "Dossiers IPP" plusieurs actions sont possible:
- En cliquant sur le nom du dossier, l'écran avec les données du dossier s'ouvre. En-dessous du nom du dossier, vous voyez le nom du collaborateur du bureau responsable pour ce dossier.
- Le bouton vert vous mène à l'écran "Documents" avec tous les documents liés la déclaration:
- Avec les icônes à la fin de la ligne, vous pouvez effectuer trois actions:
Passez la souris sur les icônes pour voir les actions que vous pouvez effectuer.
1. Ouvrir le dossier IPP dans le portail client
Remarque: dans le cas d'un dossier avec le statut"1. En préparation (client)", cette action vous mènera à la première carte de l'interface client.
2. Ouvrir l'écran "Données du dossier" pour modifier le statut et les données du dossier IPP
3. Désactiver le dossier (il est possible de le réactiver à partir de l'écran "Données du dossier")
Pour la création d'un nouveau dossier, voir Accès au module IPP et création de dossiers IPP
Connexion MyMinFin
Avec le bouton "Connexion MyMinFin", vous pouvez télécharger des documents de MyMinFin pour les numéros de régistre nationaux des dossiers créés. La synchronisation se fait pour tous les numéros de registre nationaux de tous les dossiers, mais tient uniquement compte de la différence par rapport à la synchronisation précédente. Elle téléchargera donc uniquement les nouveaux documents qui n'étaient pas encore présents lors de la synchronisation précédente.
En tant que comptable, vous pouvez faire la connexion pour les dossiers pour lesquels vous avez un mandat de votre client. N'oubliez pas de sélectionner l'"Exercice à synchroniser".
Attention: l'exercice doit être actif. Pour activer ou créer un nouvel exercice, rendez-vous sur "Dossier IPP" et cliquez sur "Gérer exercices d'imposition" (voir plus loin)
Vous pouvez vous authentifier sur MyMinFin de deux façons:
- Via itsme: introduisez le numéro de votre portable et cliquez sur "Démarrer synchronisation"
- Via tokens: cliquez sur "Modifier" et remplissez les données demandées dans l'écran pop-up. Cliquez ensuite sur "Submit".
En-dessous de la page, vous voyez l'historique du nombre de synchronisations, le statut de chaque synchronisation, le nombre de clients mis à jour et le nombre de documents téléchargés.
Synchroniser une sélection de dossiers avec MyMinFin
Le bouton "Synchroniser avec MyMinFin" vous permet de faire une sélection des dossiers que vous voulez synchroniser avec MyMinFin. Il n'est donc pas obligatoire de synchroniser tous les dossiers en une fois. Dès que vous avez sélectionné un dossier, ce bouton devient vert.
Comme avec le bouton "MyMinFin", vous arrivez à l'aperçu des synchronisations MyMinFin. Sous le titre "Connexion MyMinFin : synchroniser les fichiers IPP", vous verrez le nombre de fichiers sélectionnés.
En-dessous, vous pouvez voir l'historique des synchronisations effectuées.
Reprendre les synchronisations inachevées
Les synchronisations inachevées ou échouées peuvent être reprises en appuyant sur le bouton orange "Reprendre". La synchronisation reprendra alors là où elle s'est arrêtée. Pour une synchronisation démarrée avec itsme, il faudra vous reconnectez
Si vous travaillez avec des tokens, notre plateforme essaiera automatiquement d'achever la synchronisation jusqu'à quatre fois : une première fois après une demi-heure, puis après 2 heures, 3 heures et 4 heures à partir de l'échec initial de la tâche. Cela ne fonctionne qu'avec des tokens, car avec itsme vous devez vous authentifier chaque fois que vous voulez vous connecter à MyMinFin.
Gérer exercices d'imposition
Avec le bouton "Gérer exercices d'imposition", vous ouvrez l'écran "Historique des exercices d'imposition". Ici, vous pouvez également créer un nouvel exercice d'imposition.
Cliquez sur "Nouvel exercice d'imposition" et saisissez les données demandées:
Année: nouvel exercice
Deadline: deadline pour l'introduction de la déclaration par le client
Envoyer e-mail
Avec le bouton "Envoyer e-mail", vous pouvez envoyer un e-mail aux clients d'un ou plusieurs dossiers (sélectionnés). Il ouvrira un e-mail blanc qui vous permet d'envoyer un message personnalisé.
Modifier le statut
Avec ce bouton, il est possible de modifier le statut d'un ou plusieurs dossiers sélectionnés.
Pour de plus amples informations sur les statuts, voir l'article "Gérer un dossier IPP"