Travailler dans l'écran d'accueil du module IPP

Introduction

Après leur création, individuellement ou en masse, les dossiers seront visibles dans l'écran d'accueil "Dossiers IPP".  Dans cet article, nous vous expliquons les fonctionnalités du module IPP.

Les boutons en haut à droite sont actifs tant que vous n'avez pas sélectionné un ou plusieurs dossiers.  Ils ont un fonctionnement générique c.à.d. pour tous les dossiers (sauf bien évidemment la création d'un nouveau dossier).

Les boutons en-dessous à droite deviennent actifs dès que vous sélectionnez un ou plusieurs dossiers.

Filtres

Les nombreux possibilités de filtrage vous permettent de retrouver des dossiers rapidement sur base de différents critères.

• Nom du dossier : introduisez le nom complet ou quelques lettres du nom 
• Référence interne: cherchez le document avec votre référence interne
• Statut de la déclaration : retrouvez des dossiers avec un certain statut en utilisant le menu déroulant
• Type de dossiers: choisissez le type de dossiers que vous voulez voir: actifs, inactifs ou tous
• Sans utilisateurs actifs (case à cocher): montrez uniquement des dossiers sans utilisateurs actifs
  
• Libellés : cherchez des documents sur base des libellés utilisés dans les dossiers
• Montrer des dossiers avec : un de ces libellés ou tous les libellés indiqués 
• Langue: filtrez sur base de la langue du dossier
  
• Gestionnaire de dossier: filtrez des dossiers sur base du gestionnaire du dossier (comme défini dans les paramètres de dossier IPP)
• Mes dossiers IPP (case à cocher): montrez uniquement les dossiers qui m'ont été attribués

Cliquez sur "Filtrer" après avoir rempli un ou plusieurs champs.

Il est possible de combiner plusieurs critères.  Par exemple, si vous voulez retrouvez vos déclarations pour lesquelles le client a complété et validé les données, vous pouvez filtrer sur le statut "Prêt pour le traitement" et cocher la case "Mes dossiers IPP".

Dossiers IPP

Dans les colonnes, vous pouvez retrouver les éléments suivants: 

• Dossier IPP: le nom du dossier et en-dessous le gestionnaire (comme défini dans les paramètres du dossier).
• Dossier actif?: Est-ce que le dossier est actif ou non? Via "Actions", il est possible de réactiver ou déactiver des dossiers
• Langue: langue du dossier
• Dernière mise à jour (par): date de la dernière mise à jour du dossier (par le client ou un collaborateur du bureau)
• Dernier check MMF (statut synchro.): dernière fois que le dossier a été synchronisé avec MyMinFin. Si nous avons trouvé de nouveau document, nous les avons téléchargés.

Deuxième ligne: statut de la synchronisation. Si le statut n'est pas "Exécuté", nous ne pouvons pas garantir que tous les documents ont été téléchargés de MyMinFin.  Dans ce cas-là, nous vous conseillons de cliquer sur le statut et de reprendre la synchronisation (ou via le bouton "Connexion MyMinFin"

• #NRNs: nombre de numéros de régistre national dans le dossier 
• Dernier exercice: dernier exercice créé pour ce dossier
• Deadline (introduction): deadline donné au client pour introduire sa déclaration dans le portail client 
• Deadline (validation): deadline donné au client pour validation de sa déclaration dans le portail client 
• Statut de la déclaration: statut de la déclaration active du dossier (voir Accès au module IPP et la création de dossiers IPP)
• # Documents transmis: un bouton vert montre le nombre de documents disponibles dans le portail client. Le chiffre devant les parenthèses indique le nombre disponible dans le portail client, le chiffre entre parenthèses montre le nombre de documents non traités. 
• Actions: avec ces icônes, vous pouvez ouvrir la déclaration active, modifier des données ou désactiver/réactiver un dossier

A partir de la liste "Dossiers IPP" plusieurs actions sont possible: 

• En cliquant sur le nom du dossier, l'écran avec les données du dossier s'ouvre. En-dessous du nom du dossier, vous voyez le nom du collaborateur du bureau responsable pour ce dossier.

• Le bouton vert vous mène à l'écran "Documents" avec tous les documents liés la déclaration:
• Avec les icônes à la fin de la ligne, vous pouvez effectuer trois actions:

Passez la souris sur les icônes pour voir les actions que vous pouvez effectuer.

1. Ouvrir le dossier IPP dans le portail client

Remarque: dans le cas d'un dossier actif, cette action vous mène à la première page du portail client.  Pour un dossier avec le statut "Prêt pour le traitement", vous serez envoyé à l'aperçu. 

2. "Modifier le statut et les données du dossier IPP": ouvre l'écran "Données du dossier" où vous pouvez modifier les données.

3. "Désactiver le dossier". Un écran popup s'ouvre et vous demande votre confirmation pour désactiver le dossier. Si nécessaire, il est possible de le réactiver à partir de l'écran "Données du dossier". 

Pour la création d'un nouveau dossier, voir Accès au module IPP et création de dossiers IPP

Connexion MyMinFin

Avec le bouton "Connexion MyMinFin", vous pouvez télécharger des documents de MyMinFin pour les numéros de régistre nationaux des dossiers créés.  La synchronisation se fait pour tous les numéros de registre nationaux de tous les dossiers, mais tient uniquement compte de la différence par rapport à la synchronisation précédente. Elle téléchargera donc uniquement les nouveaux documents qui n'étaient pas encore présents lors de la synchronisation précédente. 

En tant que comptable, vous pouvez faire la connexion pour les dossiers pour lesquels vous avez un mandat de votre client. N'oubliez pas de sélectionner l'"Exercice à synchroniser".

Attention: l'exercice doit être actif. Pour activer ou créer un nouvel exercice, rendez-vous sur "Dossier IPP" et cliquez sur "Gérer exercices d'imposition" (voir plus loin)

Vous pouvez vous authentifier sur MyMinFin de deux façons: 

• Via itsme: introduisez le numéro de votre portable et cliquez sur "Démarrer synchronisation" 
• Via tokens: cliquez sur "Modifier" et remplissez les données demandées dans l'écran pop-up. Cliquez ensuite sur "Submit".

En bas de la page, vous voyez l'historique du nombre de synchronisations avec entre autres le statut de chaque synchronisation, le nombre de mandats mis à jour et le nombre de documents téléchargés lors de chaque synchronisation.

Si la sychronisation est en cours, vous pouvez voir le nomrbe de mandats qui ont déjà été verifiés vis à vis du nombre total de mandats.

Synchroniser une sélection de dossiers avec MyMinFin

Le bouton "Synchroniser avec MyMinFin" vous permet de faire une sélection des dossiers que vous voulez synchroniser avec MyMinFin. Il n'est donc pas obligatoire de synchroniser tous les dossiers en une fois.  Dès que vous avez sélectionné un dossier, ce bouton devient vert.  

Tout comme avec le bouton "MyMinFin", vous arrivez à l'aperçu des synchronisations MyMinFin. Sous le titre "Connexion MyMinFin : synchroniser les fichiers IPP", vous verrez le nombre de fichiers sélectionnés.

En-dessous, vous pouvez voir l'historique des synchronisations effectuées.

Reprendre les synchronisations inachevées

Les synchronisations inachevées ou échouées peuvent être reprises en appuyant sur le bouton orange "Reprendre". La synchronisation reprendra alors là où elle s'est arrêtée. Pour une synchronisation démarrée avec itsme, il faudra vous reconnectez

Si vous travaillez avec des tokens, notre plateforme essaiera automatiquement d'achever la synchronisation jusqu'à quatre fois : une première fois après une demi-heure, puis après 2 heures, 3 heures et 4 heures à partir de l'échec initial de la tâche. Cela ne fonctionne qu'avec des tokens, car avec itsme vous devez vous authentifier chaque fois que vous voulez vous connecter à MyMinFin.

Gérer exercices d'imposition

Avec le bouton "Gérer exercices d'imposition", vous ouvrez l'écran "Historique des exercices d'imposition".  Ici, vous pouvez également créer un nouvel exercice d'imposition.

Cliquez sur "Nouvel exercice d'imposition" et saisissez les données demandées:

Année: nouvel exercice

Deadline: deadline pour l'introduction de la déclaration par le client

Envoyer e-mail

Avec le bouton "Envoyer e-mail", vous pouvez envoyer un e-mail aux clients d'un ou plusieurs dossiers (sélectionnés). Il ouvrira un e-mail blanc qui vous permet d'envoyer un message personnalisé.

Modifier le statut

Avec ce bouton, il est possible de modifier le statut d'un ou plusieurs dossiers sélectionnés. 

Pour de plus amples informations sur les statuts, voir l'article "Gérer un dossier IPP"