Introduction
Une fois le dossier créé, vous pouvez le gérer par l'écran de gestion. Pour l'ouvrir, cliquez sur l'icône du crayon dans l'écran d'acceuil "Dossiers IPP".
Cette action ouvre l'écran de gestion:
Du côté gauche, vous voyez un menu qui vous permet de naviguer entre les différentes parties du module IPP:
- Données du dossier : les données du dossier comme rempli jusqu'à présent
- Déclarations : statut et données de la déclaration
- Documents : aperçu des documents ajoutés au dossier
- Portail client: lien vers le portail client de ce dossier
Du côté droite, vous voyez l'écran "Données du dossier".
Données du dossier
Dans cet écran, vous pouvez compléter ou modifier les données du dossier créé. Avec le bouton en-dessous à droite, vous activez ou désactivez un dossier. (Pour l'explication de tous les champs, voir Accès au module IPP et création de dossiers IPP).
Déclaration
Dans l'écran "Déclaration", vous pouvez modifier le statut et les données relatives à la déclaration.
- Exercice d'imposition 20xx : onglets avec les exercices d'imposition. Le bouton vert vous permet d'ajouter un exercice d'imposition.
- Statut de la déclaration : donne le statut actuel de la déclaration que vous pouvez changer avec le menu déroulant. Attention, certains statuts créent un e-mail au client et la plupart de ces statuts sont aussi visibles pour le client.
L'écran s'adapte en fonction du statut et montre uniquement les champs qui sont pertinents pour ce statut.
0. En préparation (bureau): la phase de début de chaque dossier. Dans cette phase, vous préparez le dossier pour le client, vous téléchargez des documents de MyMinFin, etc..; vous remplissez les données connues et ajoutez les documents et attestations dans votre possession pour validation du client. Dans ce statut, toutes les données peuvent être modifiées.
1. En préparation (client) : si vous séléctionnez ce statut, un e-mail est envoyé au client avec une invitation pour ouvrir son portail client et un lien vers le dossier. Dans son portail, le client est guidé à travers la déclaration à l'aide d'une interface intuïtive qui lui permet de modifier ou compléter les données et d'ajouter des documents.
2.1 Prêt pour le traitement : si le client a introduit et validé toutes ses données, la déclaration passera à ce statut-ci. Vous verrez le changement dans l'écran d'accueil IPP. Les déclarations avec ce statut sont prêtes à être traitées par un collaborateur du bureau et à être introduites dans TaxOnWeb.
2.2 En cours de traitement: indique qu'un collaborateur du bureau est en train de traiter le dossier.
Les statuts 2.1 et 2.2 sont des statuts de bureau internes, le client ne voit qu'un seul statut: "Déclaration en cours d'introduction". Les status 2.3, 2.4 et 2.5 sont optionnels.
2.3 A valider (client): vous demandez à votre client de valider certaines données (p. ex. le calcul de la déclarations). Vous pouvez lui envoyer un message personnalisé, une ou plusieurs pièces jointes et ajouter une deadline pour la validation. Le client recevra un e-mail pour faire la validation.
2.4 Remarques (client): le client peut renvoyer une remarque suite à 2.3 (message de validation). Si vous réagissez, le statut se remet à 2.3.
2.5 Validée (client): le client a validé sa déclaration.
3. Déclaration introduite : si la déclaration est rentrée auprès du SPF Finances, le statut peut être modifié vers ce statut-ci. Ensuite, vous pouvez introduire la "Date d'introduction de la déclaration par le bureau" et éventuellement le "Montant calculé par le bureau". De cette manière, vous confirmez au client que sa déclaration a été rentrée.
4. AER reçu : si le client a reçu son avertissement-extrait de rôle, il peut l'indiquer dans son portail client IPP et introduire le montant définitif de son AER. Par conséquence, le statut changera à "AER reçu" et les champs "Montant de l'avertissement-extrait de rôle" et "Date de réception de l'avertissement-extrait de rôle" seront remplis.
- Deadline: date finale que vous pouvez donner à votre client pour remplir/compléter et valider sa déclaration dans son portail client IPP.
Plus vous avancez dans le processus, plus vous verrez des statuts. Le statut le plus récents se trouve en haut de l'écran.
Documents
Les filtres vous permettent de retrouver des documents spécifiques :
- Type : sélectionnez le type de document que vous cherchez dans le menu déroulant
- Avec les champs "Date de" ... "Date à" vous sélectionnez des documents téléchargés entre ces deux dates
- Exercice d'imposition : sélectionnez l'exercice pour lequel vous voulez voir les documents
- A traiter : est-ce que vous cherchez des documents encore à traiter (Oui) ou pas (Non)?
- Nom du fichier : introduisez une partie du nom ou le nom complet du fichier voulu
- Bouton vert "Ajouter" : utilisez ce bouton pour ajouter des documents au dossier
- Bouton "Télécharger résultats": téléchargez la sélection filtrée dans un fichier zip
L'écran "Documents"
- Nom du fichier : nom du document ajouté au dossier
- Section : section à laquelle le document a été attachée (dans le portal client)
- Type du document : type de document indiqué lors du téléchargement
- Remarque : remarque du client
- Traité : si vous cochez ce champ, vous pouvez indiquer que le document a été traité par le bureau
- Actions :
- Téléchargez le document pdf
- Visualiser et éditer : visualisez le document et modifiez des données si nécessaire
- Supprimer : supprimez le document