Introductie
Na de activatie van de PB-module voor het kantoor, zien aangemelde gebruikers in de navigatiebalk een nieuwe link: "PB monitor".
De PB monitor bevat een overzicht van alle PB-dossiers die werden aangemaakt voor jouw kantoor. Bij het opstarten van de module zal de lijst met dossiers uiteraard leeg zijn. Dossiers kan je individueel aanmaken of laten aanmaken in bulk (zie verder).
Het aanmaken van een nieuw PB-dossier
Eens je in de PB monitor bent, kan je een nieuw dossier aanmaken door op de blauwe knop "Nieuw PB dossier " te klikken :
Dit brengt je naar het scherm om een nieuw dossier aan te maken :
Vul hier de gegevens in die eigen zijn aan het dossier en die jaar na jaar zullen overgenomen worden:
- Dossiernaam (verplicht veld): vul de naam in die je aan het dossier wil geven. Deze naam is ook zichtbaar voor de klant.
- Interne referentie: je kan hier een interne referentie invullen die niet zichtbaar is voor de klant.
- Taal dossier: kies de taal die gebruikt zal worden voor het importeren van documenten en fiches uit MyMinFin. Dit heeft niets te maken met de taal van het klantenportaal. De klant kan de taal van zijn portaal blijven kiezen.
- Rijksregister nr: rijksregisternummer(s) van de perso(o)n(en) voor wie het dossier wordt opgemaakt, nodig voor het ophalen van gegevens bij MyMinFin. Deze nummers worden veilig opgeslagen.
- PB Wetgeving: enkel de Belgische wetgeving is beschikbaar
- Dossierbeheerder: hier kan je een kantoormedewerker toewijzen aan het dossier. Door een dossierbeheerder te kiezen, kan hij/zij later zijn/haar toegewezen dossiers terugvinden via de zoek- en filterfunctie van de PB monitor.
- Klantengroep: bepaal tot welke PB-klantengroep dit dossier behoort. Via de kantoorinstellingen/PB Klantengroepen (zie Kort overzicht van de kantoorinstellingen), maak je een nieuwe klantengroep aan en wijs je medewerkers toe die toegang hebben tot de dossiers in die groep.
Je bent niet verplicht om klantengroepen aan te maken, maar dan moet je bij elk dossier in dit scherm de medewerkers invullen die toegang hebben tot het dossier.
Opgelet: kantoormedewerkers met het "Admin"-profiel in de kantoorinstellingen, hebben toegang tot alle dossiers in de PB-module
- Medewerkers: vul hier de emailadressen in van de kantoormedewerkers die toegang hebben tot dit dossier.
- Gebruikers (klanten): selecteer één of meerdere bestaande gebruikers die via e-mail uitgenodigd zullen worden voor dit PB-dossier.
Opgelet: gebruikers worden pas uitgenodigd worden als de status op "1. In voorbereiding klant" wordt gezet. (zie Een PB-dossier beheren)
- Nieuwe gebruiker: wanneer er nieuwe gebruikers toegevoegd worden, zal er na het opslaan van de dossiergegevens een e-mail uitgestuurd worden naar deze gebruikers met hun toegangsgegevens (als de status op "1. In voorbereiding klant" wordt gezet), de vraag om een paswoord aan te maken en een korte toelichting van het PB-portaal.
- Gebruikers contacteren: dit opent een blanco e-mail die je kan sturen naar gebruikers van dit dossier.
Het aangemaakte dossier vind je na het opslaan terug in de lijst met dossiers in de PB monitor.
Dossiers in bulk aanmaken
Het is ook mogelijk om dossiers in bulk aan te maken met daarin enkele basisgegevens zoals Belastingplichtige(n), Contactgegevens, Personen ten laste en Onroerende goederen.
Contacteer ons als je hier gebruik van wil maken. Wij sturen je een template op samen met de nodige instructies. Als je ons de ingevulde template terugstuurt, zorgen wij voor het aanmaken van de dossiers in bulk.