Introductie
De PB-dossiers die je hebt aangemaakt, handmatig of via bulkinvoer, vind je terug in de PB monitor. In dit artikel leggen we de functionaliteiten van deze monitor uit.
De knoppen rechts bovenaan zijn actief zonder dat je één of meerdere dossiers hebt geselecteerd. Zij hebben betrekking op alle dossiers (met uitzondering uiteraard van "Nieuw PB-dossier").
De knoppen rechts onderaan worden pas actief als je één of meerdere dossiers hebt geselecteerd om deze acties op uit te voeren.
Filter
De vele filtermogelijkheden laten je toe om snel dossiers terug te vinden op basis van volgende criteria:
- Dossiernaam: zoek een dossier via de volledige dossiernaam of slechts enkele letters ervan
- Interne referentie: zoek op de referentie die je zelf hebt gegeven aan het document
- Status van de aangifte: roep via het dropdown-menu enkel dossiers op met een bepaalde status
- Type dossiers: kies hier welk type dossiers je wil zien: actieve, inactieve of alle dossiers
- Checkbox "Zonder gebruikers": zoek op dossiers waarvoor nog geen actieve gebruikers bestaan
- Labels: selecteer op labels
- Toon dossiers met: één van deze labels of al deze labels
- Taal: kies de taal van de dossiers
- Dossierbeheerder: filter dossiers op basis van de dossierbeheerder (zoals bepaald in de PB-dossierinstellingen).
- Checkbox "Mijn PB dossiers": door het aanvinken van deze checkbox worden na het filteren enkel de dossiers getoond waarvoor de aangemelde gebruiker verantwoordelijk is
Klik op "Filter" na het invullen van één of meerdere velden.
Je kan ook verschillende criteria te combineren: bvb wil je je aangiftes zien waarvoor de klant alle informatie heeft gevalideerd en vervolledigd, dan kan je filteren op de status "Aangifte wordt opgesteld" en "Mijn PB-Dossiers".
PB-dossiers
In de kolommen zijn de volgende gegevens rechtstreeks raadpleegbaar:
- PB-dossiers: de dossiernaam met eronder de dossierbeheerder (zoals bepaald in de dossierinstellingen)
- Dossier actief?: is het dossier actief of niet? Dossiers van personen die geen klant meer zijn bvb, kan je deactiveren via "Acties".
- Taal: taal van het dossier
- Laatst bijgewerkt (door): datum van de laatste aanpassing binnen het dossier (door de klant of een kantoormedewerker).
- Laatste MMF check (status sync.): laatste keer dat er voor dit dossier gesynchroniseerd werd met MyMinFin. Als er nieuwe documenten beschikbaar waren, hebben we ze gedownload.
Op de tweede lijn: datum + status van de synchronisatie.
- Uitgevoerd: de volledige synchronisatie kon worden uitgevoerd voor alle mandaten
- Deels uitgevoerd: documenten konden slechts opgehaald worden voor een gedeelte van de mandaten
- Niet gevonden: het mandaat werd niet gevonden voor dit dossier. Mogelijk moet het mandaat nog worden aangevraagd.
- #RRNs: aantal rijksregisternummers in het dossier
- Laatste aanslagjaar: laatste aanslagjaar dat voor dit dossier werd gecreëerd.
- Deadline (indienen): deadline meegegeven aan de klant om de gegevens van de aangifte aan te vullen, na te kijken en in te dienen.
- Deadline (validatie): deadline meegegeven aan klant om de gegevens van de aangifte finaal te valideren.
- Status van de aangifte: status van de actieve aangifte van het dossier (zie "Toegang tot de PB-module en aanmaken van PB-dossiers").
- # Aangeleverde documenten: een groene knop toont aan hoeveel documenten er beschikbaar zijn in het klantenportaal. Het getal voor de haakjes toont het totaal aantal documenten, het getal tussen de haakjes het aantal niet verwerkte documenten.
- Acties: via deze icons kan je de actieve aangifte van de klant openen, gegevens bewerken of een dossier deactiveren/heractiveren.
Vanuit de lijst dossiers zelf zijn ook een aantal acties mogelijk:
- Door op de dossiernaam te klikken, opent het scherm met dossiergegevens. Onder de dossiernaam vind je de naam van de dossierbeheerder:
- Via de groene knop kom je terecht in het scherm "Documenten" met daarin alle documenten die op dat moment gekoppeld zijn aan de aangifte:
- Met de icoontjes op het einde van een dossierlijn kan je drie acties uitvoeren:
Door met je muis over de icons te 'hoveren', zie je welke actie je ermee kan uitvoeren .
- De actieve aangifte openen in het klantenportaal
Opmerking: Bij een actieve aangifte met status "1. In voorbereiding (klant)", zal deze actie leiden naar de startpagina van het klantenportaal. Bij de status "Klaar voor verwerking" kom je terecht op het eindoverzicht.
2. "Gegevens van het PB-dossier verwerken". Je komt terecht in het scherm "Dossiergegevens" waar je eventueel gegevens kan aanpassen
3. Het dossier deactiveren. Een popup-scherm vraagt je bevestiging of je dit dossier wil deactiveren. Indien gewenst, kan je het dossier later opnieuw activeren via het scherm "Dossiergegevens" kan je het dossier opnieuw activeren)
Voor het aanmaken van een nieuw PB-dossier, lees: Toegang tot de PB-module en het aanmaken van PB-Dossiers
MyMinFin verbinding
Met de knop "MyMinFin verbinding" kan je documenten downloaden van MyMinFin voor de rijksregisternummers van de aangemaakte dossiers. Met deze knop gebeurt de synchronisatie voor alle rijksregisternummers van alle dossiers en wordt er rekening gehouden met het verschil ten opzichte van de vorige koppeling. Er worden dus alleen nieuwe documenten opgehaald die er bij de vorige synchronisatie nog niet waren.
Als accountant kan je de koppeling maken voor dossiers waarvoor je een mandaat hebt van de klant. Vergeet niet het "Te synchroniseren aanslagjaar" te selecteren.
Opgelet: het aanslagjaar moet actief zijn. Als je nog geen nieuw aanslagjaar hebt opgestart, ga naar "PB Monitor" en klik op "Aanslagjaren beheren" (zie verder).
Je kan aanloggen op twee manieren:
- Via itsme: geef je gsm-nummer in en "Start synchronisatie"
- Via tokens: klik op "Bewerken" en vul de gevraagde gegevens in in het popup-scherm. Klik vervolgens op de blauwe knop "Submit".
Onderaan de pagina zie je de historiek van het aantal synchronisaties met o.a. de status van elke synchronisatie, het aantal mandaten dat werd geüpdatet en het aantal documenten die werden opgehaald bij elke synchronisatie. 
Als de synchronisatie bezig is, kan je zien hoeveel mandaten er al werden nagekeken t.o.v. het totaal aantal mandaten.
Selectie van dossiers synchroniseren met MyMinFin
De knop "Synchroniseren met MyMinFin" laat je toe om een selectie te maken van de dossiers die je wil synchroniseren met MyMinFin. Je bent dus niet verplicht om alle dossiers in één keer te synchroniseren. Van zodra je één of meerdere dossiers hebt aangevinkt, wordt deze knop groen.
Net zoals bij de knop "MyMinFin"-koppeling kom je in het overzicht van de MyMinFin-synchronisaties terecht. Onder de titel "MyMinFin koppeling: PB-dossiers synchroniseren" zie je het aantal geselecteerde dossiers staan.
Daaronder zie je de historiek van de uitgevoerde synchronisaties.
Mislukte synchronisaties hervatten
Mislukte synchronisaties kan je hervatten door op de oranje knop te drukken. De synchronisatie zal dan hernemen waar ze bij de vorige poging gestopt is. Voor een synchronisatie die gestart is met itsme, moet je opnieuw inloggen om ze te hervatten.
Als je werkt met tokens, zal ons platform tot vier keer toe proberen de synchronisatie automatisch af te werken: een eerste keer na een half uur, dan na 2 uur, 3 uur en 4 uur vanaf het initiële mislukken van de taak. Dit werkt alleen met tokens, omdat je je met itsme telkens opnieuw moet authenticeren als je een verbinding wil maken met MyMinFin.
Aanslagjaren beheren
Met de knop "Aanslagjaren beheren" kom je terecht in het scherm "Historiek aanslagjaren". Je kan hier ook een nieuw aanslagjaar aanmaken.
Klik op "Nieuw aanslagjaar" en voeg onderstaande gegevens in:
Jaar: nieuwe aanslagjaar
Deadline: deadline voor het indienen van de aangifte door de klant
Verstuur email
Met de knop "Verstuur e-mail" kan je een e-mail versturen naar de klant-gebruikers van één of meerdere (geselecteerde) dossiers. Hiermee open je een blanco e-mail waarin je zelf een bericht kan schrijven.
Status aanpassen
Met deze knop kan je, na de selectie van één of meerdere (geselecteerde) dossiers, de status aanpassen van deze dossiers.
Voor meer uitleg over statussen, lees "Een PB-dossier beheren"