De dossierpagina
Nadat het dossier is aangemaakt, kan je het beheren via de dossierpagina. In de PB-monitor klik je op het potlood-icon naast het dossier om de dossierpagina te openen.
Onder de dossiernaam kan je labels toevoegen, net zoals voor elk ander dossier in ons platform. De labels die je hier geeft aan een dossier, zijn alleen van toepassing in de PB-module. Je kan er later op filteren.
Via het menu kan je navigeren naar de verschillende onderdelen van de PB-module:
- Dossierinstellingen : gegevens van het dossier en toegangsbeheer
- Aangiftes : status en gegevens van de aangifte
- Documenten : overzicht van de documenten die aan dit dossier werden toegevoegd
- Klantenportaal : link naar het klantenportaal voor dit dossier
Aan de rechterkant zie je het scherm "Dossiergegevens" en "Toegang en beheer".
Dossiergegevens
Vul hier de gegevens van het aangemaakte dossier aan of pas ze desgewenst aan (zie ook Toegang tot de PB-module en het aanmaken van pb-dossiers).
Toegang & beheer
In deze sectie bepaal je
- de dossierbeheerder
- tot welke klantengroep deze klant behoort
- welke medewerkers toegang hebben tot dit dossier
- de gebruikers van het dossier
Met de blauwe knoppen voeg je nieuwe gebruikers toe of contacteer je de bestaande gebruikers via de ingevulde mailadressen.
Met de rode knop rechts onderaan deactiveer (of heractiveer) je een dossier.
Aangiftes
In dit scherm kan je de status en gegevens van de aangiftes bewerken.
- Aanslagjaar 20xx: hierboven vind je tabs met de verschillende aanslagjaren. Met de groene knop rechts bovenaan kan je een aanslagjaar toevoegen.
- Status van de aangifte: geeft de huidige status van de aangifte weer. Je kan de status aanpassen via een dropdown menu. Opgelet, bepaalde statussen geven aanleiding tot een e-mail naar de klant en de meeste statussen zijn ook zichtbaar voor de klant.
Het scherm past zich aan in functie van de status en toont alleen velden die relevant zijn voor een bepaalde status.
0. In voorbereiding (kantoor): de beginfase van elk dossier. In deze fase bereid je het dossier voor voor de klant, download je documenten van MyMinFin, en zo meer; de gekende gegevens en attesten kan je klaarzetten voor validatie door de klant. Alle gegevens van de aangifte zijn in deze status editeerbaar.
In deze fase kan je het klantenportaal al gedeeltelijk beschikbaar stellen voor je ondernemers, eenvoudigweg door het nieuwe aanslagjaar te creëren. De ondernemers krijgen hiervan geen automatische mail en geen toegang tot hun volledige portaal - dat gebeurt pas in de volgende fase - maar ze kunnen al wel documenten uploaden. Dat kan het hele jaar door. Bij het openen van de PB-module zien ze dan dit bericht:
1. In voorbereiding (klant): als je deze status selecteert, wordt er een email gestuurd naar de klant met een uitnodiging en link om het dossier in zijn portaal te openen. Daar kan hij alle gegevens en documenten aanleveren, zoals gevraagd in het klantenportaal van de PB-module.
2.1 Klaar voor verwerking: eens de klant al zijn gegevens heeft ingevuld en goedgekeurd, zal de aangifte naar deze status doorschakelen. Je ziet de status ook veranderen in de PB monitor. Aangiftes in deze status kunnen door de kantoormedewerker opgenomen worden voor het opstellen op TaxOnWeb.
2.2 In verwerking: toont aan dat een kantoormedewerker het dossier aan het verwerken is.
Status 2.1 en 2.2 zijn interne kantoorstatussen, de klant ziet hiervoor slecht één status: "Aangifte wordt opgesteld".
De volgende statussen 2.3, 2.4 en 2.5 zijn optioneel.
2.3 Te valideren (klant): je vraagt aan je klant om bepaalde gegevens (bv. berekening van de aangifte) te valideren. Je kan hier een gepersonaliseerd bericht schrijven, één of meerdere bijlagen toevoegen en een deadline meegeven voor de validatie. De klant wordt via e-mail uitgenodigd om het gevraagde te valideren.
2.4 Opmerkingen (klant): de klant kan n.a.v. 2.3 een opmerking meegeven. Als je daar als accountant opnieuw op reageert, gaat de status opnieuw naar 2.3.
2.5 Gevalideerd (klant): de klant heeft zijn aangifte finaal gevalideerd.
3. Aangifte ingediend: als de aangifte ingediend is bij de FOD Financiën, mag de aangifte naar deze status aangepast worden. Je kan vervolgens de "Datum aangifte ingediend door kantoor" invullen en eventueel het bedrag "Berekening aanslag kantoor". Op deze manier bevestig je aan de klant dat zijn aangifte is ingediend en kan je het bedrag meegeven dat hij kan verwachten op zijn aanslagbrief.
4. Aanslagbiljet ontvangen: wanneer de klant zijn aanslagbiljet ontvangen heeft, kan hij dit aangeven via zijn PB-portaal, samen met het definitieve bedrag van de aanslag. Eens dit gebeurd is, zal de status van de aangifte naar deze status overschakelen, en zal het "Bedrag aanslag" ingevuld worden met het bedrag dat de klant heeft ingevoerd en de "Datum aanslag ontvangen".
- Deadline: einddatum die je kan meegeven aan de klant om in zijn PB-portaal alle gegevens in te voeren en naar het kantoor door te sturen
Naarmate je verder in het proces zit, worden er meer statussen getoond met de meest recente bovenaan.
Documenten
Aan de hand van filters bovenaan kan je zoeken naar specifieke documenten:
- Type document: via het dropdown menu selecteer je het type document dat je zoekt
- Met de velden "Datum van ... Datum tot" selecteer je documenten die tussen twee data werden geüpload
- Aanslagjaar: selecteer het aanslagjaar waarvan je de documenten wil zien
- Te verwerken: zoek je op documenten die nog te verwerken zijn (Ja) of niet (Nee)?
- Bestandsnaam: geef de volledige of gedeeltelijke naam in van het document dat je zoekt
- Groene knop "Toevoegen": druk op de knop om documenten toe te voegen aan het dossier
- Knop "Resultaten downloaden": via deze knop kan je de gefilterde selectie aan documenten downloaden in een zip bestand
Het scherm "Documenten"
- Bestandsnaam: naam van het aangeleverde document
- Sectie: sectie waar het document is toegevoegd (zie klantenportaal)
- Type document: type document dat werd aangegeven bij het toevoegen
- Opmerking: opmerking van de klant
- Verwerkt: door dit veld aan te vinken kan je aangeven of het document verwerkt is door het kantoor
- Acties:
- Download het pdf-document
- Preview en bewerken: bekijk het document en pas eventueel bepaalde gegevens aan
- Verwijderen: verwijder het document
Om documenten te verplaatsen van de werklijst naar de PB-module, zie de FAQ Documenten verplaatsen van de werklijst naar de PB-module