Wanneer en hoe bepaal je het formaat van de documentnummers binnen een dossier?

Bij de activatie van een nieuw dossier is het belangrijk om het formaat van de documentnummers te bepalen voor elk van de dagboeken van het dossier.

Bij het doorsturen van een boekingsvoorstel naar het boekhoudpakket wijst ons platform een documentnummer toe. Dat documentnummer wordt vooraf vastgelegd (tijdens de verrijking) en dient zowel in formaat als in sequentie correct opgesteld te worden.

Het formaat van het documentnummer kan je zelf bepalen. Als je geen eigen formaat vastlegt, zal ons platform een standaardformattering toepassen:

  • Voor een aankoopdagboek: een numeriek volgnummer oplopend vanaf het nummer 1 (één) bij de aanvang van elk nieuw boekjaar (bijv. CFAAN-388)
  • Voor een verkoopdagboek: het numerieke gedeelte van het factuurnummer zoals vermeld op de betreffende verkoopfactuur (bijv. CFVER-2017350)

Als je een vaste, kantoor- of dossierspecifieke formattering wil gebruiken voor een dagboek, kan je gebruik maken van een ‘template’. Die template zorgt ervoor dat de documentnummers op basis van een vast schema worden opgesteld.

Belangrijk: de template(s) moet(en) ingesteld worden vóór de verwerking van de eerste factuur, anders wordt de standaardformattering toegepast (zie hoger).

Een template opstellen voor documentnummers op kantoorniveau

Voor de aankoopdagboeken kan het interessant zijn om een vast formaat vast te leggen op kantoorniveau. Bij elke activatie van een nieuw dossier zullen de kantoorinstellingen overgenomen worden.

1. Ga naar "Kantoor/Instellingen/Dagboeken"

Je krijgt een overzicht van de (digitale) dagboeken die voor het kantoor en het onderliggend boekhoudpakket worden aangemaakt bij de activatie van elk nieuw dossier.

  1. Klik op het “Actie”-icoontje rechts van het aankoopdagboek waarvan je de generieke formattering wil instellen.
  2. In dit venster kan je in het veld “Formaat document nummer” het formaat bepalen:

Bij het opstellen van het formaat zijn er drie basisregels waar je rekening mee moet houden:

  • Numeriek: elk documentnummer moet numeriek zijn. Er mogen geen letters noch speciale tekens in voorkomen.
  • Lengte: het aantal karakters van het documentnummer hangt af van het boekhoudpakket 
    • maximum 8 karakters voor WinBooks of Wings 
    • maximum 9 karakters voor SageBob
    • maximum 10 karakters voor Exact Online, Adsolut en Expert/M
  • Opmaak: het eerste karakter van de template mag niet 0 zijn

Je kan drie onderdelen gebruiken om het formaat van het documentnummer vast te leggen:

  1. Boekjaar
  • yyyy: het kalenderjaar bij het begin van het boekjaar
  • yy: de 2 laatste cijfers van het kalenderjaar bij het begin van het boekjaar
  • YYYY: het kalenderjaar bij het einde van het boekjaar
  • YY: de 2 laatste cijfers van het kalenderjaar bij het einde van het kalenderjaar
  1. Vaste cijfers (optioneel) die steeds in het documentnummer moeten voorkomen (0-9)
  2. Variabele numerieke gedeelte van het documentnummer, het eigenlijke volgnummer van de factuur (code= #)

Voorbeelden van formatteringen voor aankoopdagboeken met een concrete toewijzing van het volgnummer ‘34’ binnen deze templates:

  • YYYY####  :   20180034
  • yyyy00##  :   20170034
  • yy690###  :   17690034

Een template opstellen voor documentnummers op dossierniveau

Nadat een documentnummer-template werd ingesteld op kantoorniveau (typisch voor aankoopdagboeken) kunnen op dossierniveau nog specifieke aanvullingen gebeuren (eerder voor verkoopdagboeken).

Belangrijk: de template(s) moet(en) ingesteld worden vóór de verwerking van de eerste factuur. Is dat niet het geval, dan zal onze applicatie de eigen, standaardformattering toepassen (zie hoger).

Opgelet: Eenmaal de eerste facturen verwerkt werden, is het onmogelijk om zelf de formattering nog aan te passen. Wil je dat toch nog doen, dan kan je contact opnemen met ons support team.

Een specifieke formattering van de documentnummers van een verkoopdagboek is nodig als je uniformiteit wil in het documentnummer.

  1. Selecteer het dossier 
  2. Open de “Configuratie” van het betreffende dossier

3. Open “Dagboeken”

  1. Klik op het “Actie”-icoontje rechts van het aankoopdagboek waarvan je de specifieke formattering wil instellen of aanpassen.
  2. In het veld “Formaat doc. nr.” kan je het formaat ingeven

Net zoals bij de kantoorinstellingen kan je hier gebruik maken van drie onderdelen om het formaat van het documentnummer vast te leggen: 

  • het boekjaar
  • eventuele vaste cijfers 
  • het variabele numerieke gedeelte (volgnummer)

De formattering van de documentnummers voor de verkoopdagboeken gebeurt typisch op dossierniveau, aangezien de formattering van het documentnummer dient rekening te houden met het formaat van het factuurnummer.

De verrijking zal zich baseren op het aantal hekjes (#) in de documentnummertemplate om een bepaald aantal cijfers van het factuurnummer te gebruiken als documentnummer.

Hieronder volgen enkele concrete voorbeelden:

Tip 1:

Standaard gaat de herkenningsmodule AIR ervan uit dat het volgnummer rechts in het factuurnummer van de verkoopfacturen staat. In uitzonderlijke gevallen dient het aantal beduidende cijfers van het volgnummer echter links afgelezen te worden in het factuurnummer.

Voorbeeld factuurnummer: 012FAC2017

Vink in deze gevallen het veldje [Volgnr. links?] aan bij het betreffende verkoopdagboek en geef via de #-tekens het correcte aantal beduidende cijfers aan.

Tip 2:

Voor aankoopdagboeken kan je ook een specifiek Volgend documentnummer instellen. Op die manier kan je bij de opstart van een dossier bijvoorbeeld bepalen met welk volgnummer het documentnummer start in een aankoopdagboek.

Eenmaal het Volgend documentnummer werd opgepikt door de toepassing zal het desbetreffende veld leeggemaakt worden.

Opgelet: Het nummer dat je hier invoert, moet voldoen aan het formaat dat je hebt vastgelegd voor betreffende documentnummer.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.