Pour le paiement de factures entrantes (factures d’achats), à côté du module de paiement qui permet d’initier les paiements, vous pouvez également utiliser un processus d’approbation. Dans cet article, vous apprendrez
- Le but du processus d’approbation des paiements
- Comment activer et configurer le processus d’approbation des paiements
Attention: Le module de paiement est une option que votre comptable doit activer dans votre portail client. Une demande d’activation doit donc être adressée à votre gestionnaire de dossier.
A quoi sert le processus d'approbation des paiements?
Le processus d’approbation des paiements a pour but de permettre l’exécution des paiements uniquement s’ils ont été approuvés par une personne habilitée.
L’approbation des paiement est faite
- uniquement sur base du montant à payer, typiquement le montant de la facture.
- par une ou plusieurs personnes, en fonction de la règle d’approbation configurée.
Le « Processus d’approbation des paiements » est complémentaire au « Processus d’approbation des factures ». Ce deuxième processus d’approbation permet de vérifier et d’approuver la « recevabilité » des factures. Dans le processus d’approbation des factures, il s’agit principalement de questions tels que: La facture nous est-elle adressée à juste titre ? A-t-elle été reçue parce qu’elle a été précédée d’un commande ou d’un accord ? La facture est-elle également correcte et complète en termes de contenu ? Cette facture peut-elle être transmise pour traitement ultérieur?
Comment puis-je activer et configurer le processus d'approbation des paiements?
Le processus d’approbation des paiements peut être activé et configuré par les utilisateurs qui ont le profil d’accès « Administrateur » dans le portail.
Pour information: Vous pouvez retrouver et vérifier votre profil d’accès dans le menu « Mon profil »:
Vous pouvez retrouver les profils d’accès de vos collègues-utilisateurs dans le menu « Paramètres »:
- Dans les Paramètres du dossier, en tant qu’Administrateur, vous trouverez également l’option d’activer et de configurer le Processus d’approbation des paiements sous la liste des Utilisateurs.
- Pour l’activation, cochez la case Activer.
Par défaut, une première règle d’approbation est créée et activée immédiatement après l’activation du processus dans le tableau des règles d’approbation. Cette première règle garantit qu’un paiement pourra finalement toujours être approuvé. Cette règle ne contient pas de montant maximum (illimité). Cette règle est donc généralement attribuée au directeur ou au gérant de l’entreprise.
- Si l’utilisateur chargé d’approuver un montant illimité n’est pas la bonne personne (c’est initialement l’utilisateur qui active le processus d’approbation qui est affecté), l’approbateur peut être modifié via l’action Modifier la règle d’approbation
- Laissez le montant d’approbation pour cette règle spécifique vide (comme indiqué également dans l’instruction) et sélectionnez le ou les approbateurs qui peuvent approuver sans limite dans le champ de sélection ci-dessous.
- Des règles d’approbation supplémentaires peuvent ensuite être créées via le bouton « Créer une nouvelle ligne »:
- Pour chaque nouvelle ligne, vous devrez indiquer le montant et le ou les approbateur(s) qui pourront approuver les paiements individuellement (ou ensemble) jusqu’au montant indiqué.
Toutes les nouvelles règles d’approbation seront également reprises dans le tableau.
Dans ce tableau, il est déterminé de manière finale quelles règles, parmi celles qui ont été créées, doivent être effectivement appliquées lors de l’initiation des paiements.
- Pour ce faire,cochez la case dans la colonne « Règle active? » des règles d’approbation à appliquer
- Les règles d’approbation peuvent égalementêtre supprimées si elles ne sont plus utilisées non seulement aujourd’hui mais aussi dans un avenir (proche). Pour ce faire, cliquez sur l’action Supprimer de la règle d’approbation concernée, tout à droite.