Si vous envoyez des factures à notre plateforme par e-mail, dropbox ou l'application mobile, vous pouvez décider d’envoyer ces documents directement à votre comptable. La fonction "Transmission automatique" envoie les documents automatiquement à votre comptable dès qu’ils arrivent dans le portail. Ils arriveront dans la boîte électronique "En traitement".
Pour utiliser cette fonction, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droite et choisissez “Paramètres” dans le menu.
Sous l’onglet "Général – Canaux d’entrée", vous trouverez les adresses e-mails qui ont été définies pour importer des factures d’achat ou de vente et des documents divers dans notre application par e-mail. Si vous voulez envoyer vos factures automatiquement à votre comptable, vous sélectionnez "Transmission automatique des factures d’achat".
Une liste blanche vous permet de définir des adresses e-mails d’expédition pour lesquelles la fonctionnalité peut être activée.
Cliquez sur "Utiliser la liste blanche pour l'email" et les options suivantes apparaissent:
- Dans "Autorisé par défaut" se trouvent les adresses e-mails des utilisateurs du portail client à l'exception des profils "Document delivery". Des factures peuvent être envoyées directement au comptable à partir de ces adresses. Si vous voulez ajouter d'autres adresses, utilisez le champ "La liste blanche".
- Dans "La liste blanche" vous pouvez mettre les adresses e-mails des expéditeurs dont les factures peuvent être transmises directement, par exemple pour certains fournisseurs. Cela fonctionne aussi pour des noms de domaine (ex. @sncb.be); il ne faut donc pas toujours introduire l'adresse email complète. Pour ce faire, placez un astérisque devant le symbole "@" (p.ex. *@sncb.be) pour transférer automatiquement tous les documents envoyés à partir de ce nom de domaine.
Les documents des expéditeurs avec une autre adresse e-mail resteront dans la boîte électronique et peuvent/doivent être envoyés automatiquement.
Transmission automatique avec plusieurs journaux
Si vous utilisez plusieurs journaux, la transmission automatique en tient compte. Par journal, une adresse e-mail sera disponible. Si vous sélectionnez la transmission automatique pour un type de facture (factures d'achat ou de vente), les adresses e-mails seront montrées.
