L’onglet Clients Actifs contient un aperçu des tous les dossiers qui ont été activés dans ClearFacts pour votre bureau (et qui sont accessibles pour les collaborateurs connectés).
Filtrer les dossiers
L’aperçu peut être adapté selon différents critères:
- A l’aide des filtres en haut de l’écran, vous sélectionnez les dossiers que vous souhaitez voir (Astuce: cochez "Mes dossiers").
Cliquez sur "Filtrer" après avoir indiqué vos critères. Pour déselectionner un critère, supprimer le Nom/Gestionnaire introduit ou cliquez sur x.
- A l’aide des icônes en haut à droite de la liste, vous (dé)sélectionnez les colonnes que vous souhaitez voir
- La roue dentée permet de (dé)sélectionner de colonnes
- L’icône « i » permet d’avoir plus d’informations sur la signification de chaque colonne
- En appuyant sur les noms des colonnes vous triez la liste base des valeurs de la colonne concernée (en appuyant une fois de plus vous changez l’ordre du triage et un troisième clique annule le triage)
Les colonnes les plus importantes
Documents dans le portail: le nombre de documents qui ont été téléchargés par le client, mais pas encore envoyés vers le bureau pour être traités
Factures dans la liste de travail: le nombre de documents envoyés qui sont prêts à être validés
- Vert: dossier de contrôle (le client valide)
- Orange: dossier "liste de travail" (collaborateur du bureau valide)
- Jaune avec deux chiffres: dossier hybride
Factures checked: le nombre de factures validées prêtes à être envoyées au logiciel de comptabilité
Factures "On hold" : le nombre de factures mises en suspens dans la liste de travail qui ne sont pas envoyées au logiciel de comptabilité. Les documents divers qui ont été mis en suspens ne sont pas repris dans ce compteur.
Documents divers à traiter: le nombre de documents divers que le client a envoyé pour traitement (et qui ne sont pas encore marqués comme “effectués”)
Aide demandée: le nombre de propositions d'écritures pour lesquels le collaborateur demande de l’aide ou conseil (optionnel - à activer dans les paramètres du bureau > Comment annoter?)
Propositions écritures: le nombre de propositions d'écritures qui sont envoyées à partir de notre plateforme au connecteur et qui sont enregistrées dans le logiciel de comptabilité (le compteur peut être mis à zéro lors de la synchronisation manuelle)
En cliquant sur les boutons colorés, vous accédez à la liste de documents sous-jacente.
En combinaison avec ces nombres, les colonnes « date du dernier document » et « dossier mis à jour jusqu'au » donnent une indication de l’activité du client sur la plateforme.
Autres colonnes
Client: nom du client ou du dossier
Messages: montre le nombre de messages non lus dans le module de communication pour ce dossier
Conf.: fonctionnalités du portail client activées pour ce client - voir FAQ "Aperçu des paramètres du dossier"
Date du plus ancien document: la date d'envoi de la première facture d'achat ou de vente qui a été envoyée du portail client à la liste de travail
Date du dernier document: la date d'envoi de la dernière facture d'achat ou de vente qui a été envoyée du portail client à la liste de travail
Documents TVA OK: la dernière data à laquelle on a cliqué sur le bouton "TVA OK" dans le portail client.
Dossier mis à jour jusqu'au : dernière date à laquelle le dossier a été mis à jour
Financiers encodés au: dernière data à laquelle les transactions financières ont été mises à jour
Appliquer des actions à plusieurs dossiers en même temps
Il est possible de sélectionner des dossiers et d’appliquer la même action à tous ces documents, comme :
- Modifier la date “Dossier mis à jour au”
- Remise à zéro du compteur des propositions d’écriture
Selectionnez les dossiers auxquels vous voulez appliquer une action.
Cliquez sur le bouton “Modifier la sélection” dans le filtre.
Choisissez l'action désirée dans l’écran popup et confirmez par "Enregistrer" :
