De actieve klantenmonitor geeft je een overzicht van alle dossiers die in ons platform werden geactiveerd (en toegankelijk zijn voor de ingelogde gebruiker).
Bepaal welke dossiers je te zien krijgt
Je kan de actieve klantenmonitor aanpassen volgens verschillende criteria.
- Aan de hand van filters bovenaan het scherm, selecteer je de dossiers die je wenst te zien (Tip: selecteer ‘Mijn dossiers’).
Klik op "Filter" als je je selectie(s) gemaakt hebt. Om een selectie ongedaan te maken, verwijder je de ingevoerde Naam/Verantwoordelijke of klik je op x.
- Met de icoontjes rechtsboven aan de lijst, (de)selecteer je de kolommen die je (niet) wenst te zien in de monitor
- Het tandwiel gebruik je om kolommen te (de)selecteren
- Het i-icoon gebruik je om meer informatie over de betekenis van elke kolom te vinden
- Door te klikken op de kolomtitels, sorteer je de lijst op basis van de waarden in de betreffende kolom (nogmaals klikken wijzigt de volgorde van sortering, een derde maal klikken heft de sortering op)
De belangrijkste kolommen
Documenten in het portaal: het aantal documenten dat werd klaargezet door de klant in de postbussen van het klantenportaal, maar die nog niet ter verwerking werden doorgestuurd.
Facturen in de werklijst: het aantal documenten dat werd doorgestuurd en klaarstaat voor validatie
- Groen: controledossier (de klant valideert)
- Oranje: werklijstdossier (kantoormedewerker valideert)
- Geel met twee cijfers: hybride dossier (validatie door kantoormedewerker met input klant)
Facturen checked: het aantal gevalideerde facturen ("checked") dat klaar staat om verzonden te worden naar het boekhoudpakket
Facturen on hold: het aantal facturen "On hold" in de werklijst dat niet naar het boekhoudpakket wordt verzonden. Diverse documenten die "On hold" werden gezet, worden hier niet meegeteld.
Te verwerken diverse documenten: het aantal "Diverse documenten" dat de klant heeft doorgestuurd voor verwerking (en die nog niet aangevinkt werden als “verwerkt”).
Hulp gevraagd: het aantal boekingsvoorstellen waarvoor de medewerker extra advies of hulp vraagt aan een collega (optionele kolom kan geactiveerd worden via kantoorinstellingen> Hoe annoteren?)
Boekingsvoorstellen: het aantal boekingsvoorstellen dat vanuit ons platform werd doorgestuurd naar de connector en geregistreerd in het boekhoudpakket. (Teller kan op nul gezet worden bij manuele synchronisatie)
Via de gekleurde knoppen, klik je door naar de onderliggende lijsten van documenten.
Samen met deze aantallen, geven de kolommen "Datum oudste document" en "Datum laatste document" een indicatie van de activiteit van de klant op het platform.
Andere kolommen
Klant: naam van klant of dossier
Chatbericht: toont het aantal ongelezen chatberichten in de communicatiemodule met deze klant
Conf.: portaalfunctionaliteiten die voor dit dossier geactiveerd zijn - zie FAQ “Kort overzicht van de dossierinstellingen”
Datum oudste document: de verzenddatum van de aan- of verkoopfactuur die als eerste werd doorgestuurd vanuit het klantenportaal naar de werklijst
Datum laatste document: de verzenddatum van de aan- of verkoopfactuur die als laatste werd doorgestuurd vanuit het klantenportaal naar de werklijst
Documenten btw OK: de datum waarop er op het laatst op de knop “BTW-OK” in het klantenportaal werd geklikt.
Dossier bijgewerkt tot : laatste datum waarop het dossier werd bijgewerkt
Financiële transactie tot : laatste datum waarop de financiële transacties werden bijgewerkt
Acties toepassen op meerdere dossiers
In de Actieve Klanten Monitor kan je dossiers selecteren en voor allemaal dezelfde actie toepassen, zoals:
- Datum aanpassen voor “Dossier bijgewerkt tot”
- Teller boekingsvoorstellen resetten
Selecteer de dossiers waarvoor je een actie wil uitvoeren.
Klik op de knop “Selectie bewerken” rechts onderaan de filter.
Kies de actie die je wil uitvoeren in het popup-scherm en klik op "Opslaan":
