Le module de communication a pour but de permettre une communication rapide avec votre comptable sur divers aspects de votre comptabilité. La communication via le module est bidirectionnelle entre vous et votre comptable.
Quelques questions classiques pouvant être posées par ce biais :
- Questions sur les factures : « Cette dépense est-elle professionnelle ? », « Comment cette facture est-elle payée ? », « Quel est l'achat lié à cette facture ? », …
- Questions à propos de paiements : « Pourquoi cette facture n'a-t-elle été payée qu'en partie ? », « Où se trouve le justificatif de cette dépense ? », …
- Appel à fournir les documents en temps et en heure en fonction d'une déclaration imminente à la TVA
- ...
Après deux heures, nous vous envoyons un e-mail pour signaler qu’un message non-lu de votre comptable vous attend dans votre portail. C'est facile si vous ne travaillez pas tout le temps dans notre plateforme. L’e-mail contient un lien vers le message dans le module de communication pourque vous puissiez retrouver le message facilement.
Commencer et envoyer une conversation
Vous pouvez utiliser le module de communication via le portail client.
Cliquez sur “communication” pour voir tous les messages que votre comptable vous a envoyés, répondre aux questions qu’il a posées, éventuellement démarrer vos propres conversations vous-mêmes.
Pour démarrer une nouvelle conversation vous-mêmes, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur le bouton bleu en bas à gauche dans “le module de communication” pour commencer une nouvelle conversation.
Les choix suivants sont disponibles dans une nouvelle conversation :
- Qui regarde / lit avec : Qui recevra les messages envoyés dans cette conversation ? Tous les utilisateurs dans votre entreprise (avec le profil "full access") ou un utilisateur spécifique (conversation privée).
- Sujet & Message : À remplir à votre choix.
- Vous pouvez ajouter des annexes en modifiant un message envoyé ou dans une réaction au message initial à l'aide de l'icône à droite dans la barre de texte. Les emojis peuvent également être ajoutés de cette façon.
Attention : Si vous ajoutez des annexes à un message envoyé, il faudra ajouter un message (ou un simple 'enter' dans la barre de texte). Si non, le client ne recevra pas d'avertissement d'un nouveau message.
Après l'établissement du premier message de la conversation, cliquez sur le bouton "Envoyer" en bas à gauche pour transmettre le message au(x) destinataire(s).
Astuce : un coche bleu derrière votre message signifie que le message a été remis (pas nécessairement lu).
Cliquez sur les 3 points devant votre message pour modifier ou supprimer votre message.
Suivre les conversations actives
Vous voyez combien de messages sont encore "ouverts" ou "à traiter" via le compteur dans la barre de menu "Communication".
Attention : les conversations sont reprises dans le compteur uniquement si une action est nécessaire de votre part. Il s'agit donc en général des conversations avec des questions auxquelles vous n’avez pas encore répondues ou des conversations nouvellement commencées par votre comptable. Comme déjà dit, après deux heures, vous recevrez un e-mail si un message vous attend.
Arrêter une conversation
Enfin, vous pouvez clôturer des conversations au moyen du bouton "Arrêter conversation". Ces messages resteront disponibles, mais ils seront archivés.
Les conversations terminées n’apparaissent plus dans conversation “ouvert”. Ils sont affichés dans les conversations “Fermé” ou “Tous”.
Dans les aperçus les conversations fermées sont indiquées en Italic. Le moment de la fin de la conversation s'affiche juste en-dessous de ladite conversation.
Attention : Vous ne pouvez pas conclure des conversations commencées par (un employé de) votre bureau. Une conversation ne peut donc être fermée que si elle a été lancée par vous-même (ou un de vos collègues).