Mijn digitaal archief raadplegen

Aan de hand van de Archief functie kan je online je boekhouddossier en –archief raadplegen.

De facturen en documenten die beschikbaar zijn in het digitaal archief worden onderverdeeld in 4 domeinen (tabs):

• Aankoopfacturen
• Verkoopfacturen
• Diverse documenten
• Permanent dossier

Aankoop- en Verkoopfacturen

Binnen het archief vind je de basisinformatie over de Aankoop- en Verkoopfacturen terug, zoals het al dan niet betaald zijn van de factuur, de grootboekrekening(en) waarop de factuur werd geboekt in de boekhouding en, indien beschikbaar, een link naar het gedigitaliseerde document in pdf.

Facturen opzoeken doe je met selectiefilters die elk apart of in combinatie met elkaar kunnen opgezet worden.  Je kan bovendien meerdere criteria selecteren in één van de volgende velden: Hoofdrubriek, Dagboek, Boekjaar, Rubriek, Periode en Labels.

De belangrijkste filters zijn:

• Tekst op factuur: filter op tekst die op de factuur staat
  
• Hoofdrubriek en Rubriek: een generiek, geaggregeerd niveau van boekhoudkundige rekeningen. Te selecteren uit een keuzelijst.
• Leverancier of Klant: afhankelijk van de zoektocht naar aankoop- of verkoopfacturen kunnen leveranciers of klanten geselecteerd worden uit de keuzelijst.
• Afgepunt (Ja/Nee): bij 'Ja' worden enkel die facturen weerhouden die afgepunt werden door je accountant. Bij 'Nee' worden facturen getoond die nog niet afgepunt werden in de boekhouding.
• Boekjaar: het jaar waarin de factuur werd geboekt.
• Boekperiode: de maand of het kwartaal waarbinnen de factuur werd geboekt.
• Documentnummer: voor aankoop- en verkoopfacturen is dit het nummer waarmee de factuur werd gekenmerkt binnen de boekhouding. Enkel het numerieke gedeelte van het Documentnummer moet worden ingegeven, niet het dagboek dat het nummer voorafgaat.
  Bijvoorbeeld: document = CFAAN-2. Opzoeken via Documentnummer/zoekterm: '2'
• Factuurdatum van-tot: facturen selecteren waarvan de factuurdatum binnen een bepaalde periode ligt. Beide datums kunnen ook apart ingegeven worden.
  
• Vervaldatum van-tot: facturen opzoeken waarvan de vervaldatum binnen een bepaalde periode ligt. Beide datums kunnen ook apart ingegeven worden.
  
• Creditnota (Ja/Nee): bij 'Ja' worden enkel de ingeboekte creditnota's weerhouden. Bij 'Nee' worden de creditnota's uitgesloten van de resultaten.
• Bedrag van-tot: facturen opzoeken met een onder- en/of bovengrens van het factuurbedrag.

Standaard opent het Archief 'Aankoopfacturen' en 'Verkoopfacturen' met de niet gefilterde lijst van facturen gesorteerd op factuurdatum (meest recente factuur bovenaan).

• Via de pijltjes onderaan de pagina kan de volledige resultatenlijst doorlopen worden.

• De resultatenlijst geeft de volgende gegevens voor elk document (factuur):
  • Factuurdatum
  • Document (= Dagboek + Documentnummer)
  • Boekperiode
  • Factuurnummer
  • Leverancier of Klant
  • Totaal incl. BTW (€)
  • Vervaldatum
  • Betaald of Betaalstatus (als je de betaalmodule gebruikt, zie Betalingen beheren vanuit de factuurlijst)
  • Behandeld (Ja/Nee/...) - Info afhankelijk van de datum waarop de financiële dagboeken werden bijgewerkt

Volgende Acties zijn mogelijk afhankelijk van het al dan niet beschikbaar zijn van het gedigitaliseerde document in pdf:

• Document openen: Geeft extra informatie betreffende de boeking van het document (oa. de rubriek(en) of grootboekrekening(en) waarop de factuur werd geboekt) en de weergave van het digitaal opgeslagen document.
  Of je klikt op de documentnaam, hierdoor verschijnt dezelfde preview.
  
•  Download pdf: geeft de mogelijkheid om het digitaal opgeslagen pdf-document opnieuw te openen en/of te downloaden.
• Met het betaalicoontje kan de te betalen factuur in het [Archief Aankoopfacturen] en de [HistoriekLeveranciers] aangeklikt worden.

Diverse documenten

Binnen het archief 'Diverse documenten' worden alle documenten getoond die digitaal doorgestuurd werden en niet als aankoop- of verkoopfactuur werden verwerkt.

Het archief toont de basisinformatie van deze documenten evenals een link naar het gedigitaliseerde document in pdf.

Het opzoeken van deze documenten gebeurt aan de hand van selectiefilters die elk apart of in combinatie met elkaar kunnen ingevoerd worden.

De belangrijkste filters zijn Type Document en Document datum van-tot.

Standaard opent het Archief 'Diverse documenten' met de niet gefilterde lijst van documenten gesorteerd op Document datum (meest recente document bovenaan).

• De resultatenlijst geeft de volgende gegevens voor elk divers document:
  • Type Document
  • Naam
  • Document datum
  • Opmerkingen

Volgende Acties zijn mogelijk: 

• Snelle document preview: geeft een snelle, minder gedetailleerde weergave van de eerste pagina van het digitaal opgeslagen document.
• Opmerking bewerken of invoeren: voeg een opmerking toe of bewerk de bestaande opmerking
• Download pdf: biedt de mogelijkheid om het digitaal opgeslagen pdf-document opnieuw te openen en/of te downloaden.

Permanent dossier

Je accountant/boekhouder kan beslissen om bepaalde documenten die als 'Divers document' werden doorgestuurd toe te voegen aan het 'Permanent Dossier'. Op die manier wordt het permanente karakter van een document vastgelegd.

Het betreft typisch documenten die meer dan één boekperiode overstijgen (publicaties, contracten, overeenkomsten, verslagen, ...).

De tab 'Permanent dossier' van het digitaal archief werkt identiek als deze van de 'Diverse documenten'.

• De resultatenlijst geeft de volgende gegevens voor elk document toegewezen aan het Permanent Dossier:
  • Type document (toegekend door de accountant/boekhouder)
  • Naam 
  • Document datum
  • Opmerking

Documenten exporteren of downloaden

De gegevens van aankoop- en verkoopfacturen kan je exporteren naar een excel bestand.  

• Maak eerst een selectie met de filter
• Klik op "Exporteer" om de excel file aan te maken

Handig is ook dat je documenten (facturen, diverse documenten, documenten uit het permanent dossier) uit het archief kan downloaden:

• Maak eerst een selectie met de filter
• Klik op de “Downloaden”-knop
  1. Met minder dan 50 resultaten in je selectie wordt er direct een zip-bestand gedownload.
  2. Vanaf 50 resultaten krijg je een e-mail met een link toegestuurd.  Via die link kan je de bestanden dan downloaden.