In dit artikel bespreken we volgende onderwerpen:
- Hoe kan ik een betaling laten goedkeuren?
- Wat als mijn accountant betalingen klaarzet na verwerking van de facturen in de boekhouding?
- Hoe zie ik wanneer ik betalingen moet goedkeuren?
- Hoe keur ik een betaling goed en hoe verwerp ik een betaling?
Hoe kan ik een betaling laten goedkeuren?
Eenmaal het goedkeuringsproces geactiveerd en de goedkeuringsregels geconfigureerd werden (zie "Regels opstellen voor het goedkeuren van betalingen"), zullen individuele betalingen aan de regels worden getoetst vooraleer ze kunnen uitgevoerd worden.
- Klik op het betaal-icoontje Deze factuur betalen.
Vervolgens verschijnt het betaalformulier met daarin een preview van de factuur (links) en de betalingsgegevens (rechts).
Opgelet: Het is belangrijk om alle betaalgegevens te controleren en eventueel te corrigeren of aan te vullen alvorens de betaling goed te keuren en/of uit te voeren.
- Kies onder de “GOEDKEURING“ een goedkeuringsregel op basis van het bedrag van de uit te voeren betaling.
Er zullen één of meerdere regels voorgesteld worden in de lijst. De selectie in de lijst is afhankelijk van het te betalen bedrag en enkele optionele instellingen die in het goedkeuringsproces (zullen) kunnen geconfigureerd worden. Je kan je selectie ook laten afhangen van bvb de (on)beschikbaarheid van collega’s, de leverancier en/of de inhoud van de betreffende factuur.
- Klik op de blauwe knop Goedkeuring vragen onderaan rechts. De betaling wordt vervolgens opgenomen in de lijst ‘Goed te keuren betalingen’ van de Betaalmodule.
Het betaal-icoontje bij facturen waarvan de betaling werd opgenomen in de in de lijst ‘Goed te keuren betalingen’, kleurt oranje en geeft een aangepaste boodschap.
Merk op dat facturen waarvan de betaling nog dient goedgekeurd te worden, niet automatisch op ‘Behandeld’ worden gezet. Je bent vrij om de factuur alsnog als ‘Behandeld’ aan te vinken als je de behandeling van de factuur als voltooid beschouwt.
Wat als mijn accountant betalingen klaarzet na verwerking van de facturen in de boekhouding?
Sommige ondernemingen vragen aan hun boekhouder/accountant om de betalingen van de inkomende facturen voor te bereiden en klaar te zetten voor uitvoering. In dat geval kunnen zich twee scenario’s voordoen:
- Het goedkeuringsproces is niet geactiveerd: de betalingen die volgens de accountant moeten uitgevoerd worden, komen onmiddellijk in de ‘Betaalmand’ terecht. Vanuit deze lijst bepaal jij (of een collega) zelf welke betalingen wanneer uitgevoerd worden.
- Het goedkeuringsproces is actief: de betalingen die volgens de accountant moeten uitgevoerd worden, komen eerst in de lijst van ‘Goed te keuren betalingen’. De betalingen worden in dat geval toegewezen aan de goedkeurder(s) die op basis van het te betalen bedrag de minst verregaande rechten heeft.
Hoe zie ik wanneer ik betalingen moet goedkeuren?
Als er betalingen klaarstaan die jij moet goedkeuren, zie je een gouden sterretje bij het icoon van de Betaalmodule.
In de toekomst zullen er ook meldingen verstuurd worden naar de goedkeurder(s) om hem/hen er attent op te maken dat er betalingen klaarstaan die moeten goedgekeurd worden. Deze meldingen (of notificaties) zullen via email verstuurd worden en/of binnen de mobiele app verschijnen.
Hoe keur ik een betaling goed en hoe verwerp ik een betaling?
Goed te keuren betalingen vind je in de Betaalmodule onder de tab… ‘Goed te keuren betalingen’. Op deze pagina wordt een onderscheid gemaakt tussen betalingen die jij zelf moet goedkeuren en betalingen die door een collega moeten goedgekeurd worden.
- Klik op de actie 'De betaling van deze factuur dient nog goedgekeurd te worden'
- Het betaalformulier zal worden geopend. Daar kan je eventueel de betaalgegevens, goedkeuringsregel en betaalwijze bevestigen en/of aanpassen.
- Onderaan het het betaalformulier kan je de betaling goedkeuren of verwerpen.
- Door te klikken op het oogje, krijg je een preview met eventuele opmerkingen van de goedkeurders van de factuur.
Betalingen die goedgekeurd worden en waar SEPA als betaalwijze werd geselecteerd, worden opgenomen in de ‘Betaalmand’ van de Betaalmodule.
Betalingen die verworpen worden, worden verwijderd uit de Betaalmodule en worden niet ter uitvoering klaargezet.
Na goedkeuring wordt de betaling van de factuur geblokkeerd door een rood betaal-icoontje. Ze wordt in dat geval ook als ‘Behandeld’ beschouwd. Indien dit niet gewenst is, vink je de ‘Behandeld’-status uit op het betaalformulier of nadien in de lijst zelf.
Enkele uitbreidingen die nog voorzien zullen worden in het Goedkeuringsproces voor betalingen:
- Het instellen van een minimumbedrag waaronder geen goedkeuring gevraagd zal worden in het betaalformulier.
- Een optie waarbij er in het betaalformulier automatisch de goedkeuringsregel zal worden voorgesteld met het laagste bedrag. Er wordt met andere woorden geen keuze meer gegeven aan de gebruiker wanneer deze optie actief is.
- Het versturen van meldingen/notificaties via email en/of de mobiele app naar de personen die betalingen dienen goed te keuren.
- De mogelijkheid om voor bepaalde leveranciers het goedkeuringsproces voor betalingen niet toe te passen (bijv. voor telecom-facturen)