Waartoe dient het goedkeuringsproces voor facturen?
Het goedkeuringsproces voor facturen heeft als doel om de ontvankelijkheid van uw aankoopfacturen te controleren. Daarbij wordt nagegaan of een aankoopfactuur terecht en correct aan je onderneming gericht werd. Typisch wordt de factuur ook gecontroleerd op inhoud en volledigheid vooraleer ze doorgestuurd kan worden voor verdere verwerking.
De goedkeuring van een aankoopfactuur gebeurt door één of meerdere gemachtigde personen. Deze personen moeten als gebruiker gekend zijn in de toepassing, ongeacht hun profiel.
Aan de hand van goedkeuringsregels wordt vastgelegd wie welke facturen kan/moet goedkeuren. Het toewijzen van facturen aan goedkeurder(s) gebeurt op basis van het factuurbedrag en/of de Leverancier (Tegenpartij) en/of een toegewezen Label/Tag. Een voorbeeld van een dergelijke goedkeuringsregel: Elke aankoopfactuur van Leverancier [X] met een factuurbedrag hoger dan 250€ moet goedgekeurd (of ontvankelijk verklaard) worden door Gebruiker [Y].
Vanaf de activatie van het goedkeuringsproces zullen ALLE aankoopfacturen in de Aankoop-postbus getoetst worden aan de goedkeuringsregels. Er volgt een nieuwe toetsing telkens de factuurgegevens aangepast worden (factuurbedrag, leverancier, label).
Belangrijk: De actieve goedkeuringsregels worden voor elke factuur steeds allemaal doorlopen en elke regel die toegepast moet worden op de factuur, zal tot een gevraagde goedkeuring leiden.
Bijvoorbeeld:
- Regel 1: CEO moet alles goedkeuren vanaf €0,01
- Regel 2: Manager 1 OF Manager 2 OF Manager 3 moet alles goedkeuren vanaf €0,01
- Een factuur gaat pas de status “goedgekeurd” krijgen als er voor beide regels een goedkeuring is gebeurd
- In de praktijk kan de factuur pas goedgekeurd worden als de CEO en één van zijn managers een goedkeuring hebben gegeven
Een factuur dient ‘volledig’ goedgekeurd te worden vooraleer ze kan verzonden worden naar de boekhouding en vooraleer het goedkeuringsproces voor betalingen kan doorlopen worden. Zolang de factuur niet is goedgekeurd, kan de (goedkeuring van) de betaling niet uitgevoerd worden.
Het Goedkeuringsproces voor Facturen is niet combineerbaar met een actieve ‘Autoforward’-instelling voor Aankoopfacturen.
Hoe activeer ik het goedkeuringsproces voor facturen?
Het goedkeuringsproces voor facturen kan geactiveerd en geconfigureerd worden door gebruikers met het toegangsprofiel "Administrator" in het portaal. Ter info: Je kan je eigen toegangsprofiel terugvinden en controleren onder "Mijn profiel":
Het toegangsprofiel van je collega-gebruikers kan je terugvinden onder "Dossierinstellingen".
Bij de Dossierinstellingen vind je als Administrator, onder de tab "Betalen en goedkeuren", ook de mogelijkheid om het "Goedkeuringsproces voor facturen" te activeren en te configureren.
Klik voor de activatie het vierkantje (checkbox) "Activeren" aan.
In de tabel met goedkeuringsregels, vind je volgende gegevens terug:
- Naam: de regels met de namen die je zelf gekozen hebt bij de aanmaak
- Goedkeurder(s): de naam van de goedkeurder(s). Als er één is, zie je de naam; als er meerdere zijn, zie je het aantal goedkeurders. Beweeg je muis over het vraagteken om de namen te zien.
- Bedrag van/tot: bedrag vanaf/tot wanneer deze goedkeurder een factuur moet/mag goedkeuren
- Leverancier(s): de naam van de leverancier voor wie de factuur moet goedgekeurd worden. Als er één is, zie je de naam; als er meerdere zijn, zie je het aantal leveranciers. Beweeg je muis over het vraagteken om de namen te zien.
- Label(s): de facturen met dit label/deze labels dat/die moet(en) goedgekeurd worden. Als er één is, zie je het label; als er meerdere zijn, zie je het aantal labels. Beweeg je muis over het vraagteken om de namen te zien.
- Acties: regel bewerken of verwijderen
Er wordt onmiddellijk een eerste, ‘standaard’ goedkeuringsregel aangemaakt. Die zorgt ervoor dat elke aankoopfactuur goedgekeurd kan worden. Alle facturen die niet volgens een andere regel worden goedgekeurd, zullen volgens deze "Standaard-regel" moeten worden goedgekeurd. Initieel wordt de Administrator-gebruiker die het goedkeuringsproces activeert, toegewezen als gemachtigde goedkeurder op de Standaard-regel.
Indien de toegewezen Administrator-gebruiker niet de correcte persoon is, kan deze vervangen worden via de Actie Goedkeuringsregel bewerken:
Verwijder de toegewezen gebruiker en selecteer één of meerdere andere gebruikers als goedkeurder(s) voor de Standaard-regel. Klik op "Opslaan".
De Standaard-regel wordt steeds in het vet weergegeven en zal onderaan in de tabel verschijnen.
Opgelet: Bij het activeren van het Goedkeuringsproces voor facturen zal worden nagegaan of de ‘Auto-forward’ optie voor aankoopfacturen ingesteld staat. Als dat het geval is, zal een bevestiging gevraagd worden om deze optie te deactiveren.
Hoe maak ik een goedkeuringsregel aan?
Een nieuwe goedkeuringsregel maak je aan met de knop Nieuwe regel aanmaken.
Voor elke nieuwe goedkeuringsregel kan je:
- de regel een naam geven
- beslissen of slechts één of alle goedkeurders moeten goedkeuren
- geen, één of meerdere Leveranciers selecteren;
- "Nieuwe leveranciers" aanvinken als de eerste factuur van elke nieuwe leverancier moet goedgekeurd worden. Een nieuwe leverancier is een leverancier waarvan er voor de eerste keer een factuur wordt ontvangen. Als die factuur verwerkt is door je accountant en teruggekoppeld is naar ons platform (het archief), wordt die leverancier niet langer als nieuw beschouwt. Zolang de eerste factuur van die leverancier niet door je accountant verwerkt is, zullen ook andere facturen van die leverancier goedgekeurd moeten worden.
- geen, één of meerdere actieve Labels selecteren;
- ingeven vanaf en tot welk bedrag deze goedkeurder(s) mag/mogen goedkeuren
- een combinatie van bovenstaande criteria selecteren
Ook combinaties van deze elementen kunnen worden samengebracht in één goedkeuringsregel.
Het is verplicht om één of meerdere goedkeurders te selecteren. De goedkeurder(s) worden onderaan geselecteerd. Elk van de toegewezen goedkeurders kan nu individueel aankoopfacturen goedkeuren die aan de selectiecriteria van de regel voldoen.
Opgelet, er kunnen meerdere goedkeurders geselecteerd worden voor de betreffende goedkeuringsregel (uit een lijst van actieve gebruikers), maar de goedkeuring aan een factuur kan door één of alle goedkeurder(s) gegeven worden, afhankelijk van het type goedkeuring.
Alle goedkeuringsregels worden opgenomen in de goedkeuringstabel.
In deze tabel wordt finaal ook bepaald welke van de goedkeuringsregels effectief moet worden toegepast op de aankoopfacturen.
Vink het vierkantje in de kolom Regel actief? aan van die goedkeuringsregels die effectief toegepast moeten worden. Goedkeuringsregels kunnen ook verwijderd worden door op het vuilbakje te klikken op de betreffende goedkeuringsregel.
Belangrijk: om de doorstroming van aankoopfacturen te garanderen zullen ook de Administrator-gebruikers van het portaal steeds alle facturen kunnen goedkeuren. In dat geval ‘overrulen’ ze dus mogelijk de goedkeurder(s) die werd toegewezen volgens de goedkeuringsregels.
De Aankoop-postbus met goed te keuren facturen
Van zodra het goedkeuringsproces voor facturen wordt geactiveerd, verschijnt er in de Aankoop-postbus een extra kolom ‘Goedkeuring’.
Lees ook: Facturen goedkeuren of verwerpen
Mail ontvangen voor goed te keuren facturen
Als je via mail verwittigd wil worden dat er een factuur voor jou klaar staat om goed te keuren, dan kan je dat aangeven in je profiel.
- Ga naar “Mijn profiel/E-mailnotificaties”
- Vink het vakje “Nieuw document “goed te keuren door mij”” aan.
