Dans cet article, nous traitons les sujets suivants :
- Comment faire approuver un paiement ?
- Que faire si mon comptable prépare les paiements après avoir traité les factures dans la comptabilité?
- Comment savoir si je dois approuver les paiements?
- Comment approuver ou refuser un paiement?
Comment faire approuver un paiement?
Une fois que le processus d’approbation a été activé et que les règles d’approbation ont été configurées (voir "Définir les règles pour l’approbation de paiements"), les paiements individuels seront vérifiés par rapport aux règles concernées avant de pouvoir être exécutés.
Avec l’icône de paiement, vous lancez l’action: Payer cette facture.
Le formulaire de paiement apparaît ensuite avec un aperçu de la facture correspondante (à gauche) et les détails du paiement (à droite).
Attention: il est toujours nécessaire de vérifier toutes les données du paiement et éventuellement de les corriger ou de les compléter avant d’approuver et/ou d’effectuer le paiement.
En fonction du montant du paiement à effectuer, une règle d’approbation devra être choisie par l’utilisateur sous la rubrique APPROBATION.
Une ou plusieurs lignes seront proposées dans la liste. La sélection dans la liste dépendra du montant à payer et de certains paramètres optionnels qui peuvent être configurés (ou le seront) dans le cadre du processus d’approbation.
L’utilisateur choisit finalement lui-même la règle d’approbation qu’il souhaite voir exécutée pour le paiement en question. Pour faire son choix, il peut éventuellement tenir compte de la disponibilité de ses collègues, du fournisseur et/ou du contenu de la facture en question.
Pour finir, cliquez sur le bouton bleu Demander l’approbation en bas à droite du formulaire. Le paiement est alors repris dans le Module de paiement, plus précisément dans la liste des "Paiements à approuver".
L’icône de paiement des factures dont le paiement a été inclus dans la liste "Paiements à approuver", devient orange et affiche également un message adapté.
Veuillez noter que les factures dont le paiement n’a pas encore été approuvé ne sont pas automatiquement cochées comme "Effectué". Vous êtes libre de cocher la facture comme « Effectué » si vous considérez que le traitement de la facture est terminé.
Que faire si mon comptable prépare les paiements après avoir traité les factures dans la comptabilité?
Certaines entreprises demandent à leur comptable de préparer le paiement des factures entrantes après les avoir traitées. Dans ce cas, deux scénarios peuvent se présenter. Un scénario sans et un scénario avec un processus d’approbation activé.
- Si le processus d’approbation n’est pas activée, les paiements qui doivent être effectués selon votre comptable sont immédiatement inclus dans le "Panier de paiements". À partir de cette liste, vous (ou un collègue) déterminez quels paiements seront exécutés et quand.
- Si le processus d’approbation est actif, les paiements qui doivent être effectués selon votre comptable sont d’abord repris dans la liste des "paiements à approuver". Dans ce cas, les paiements seront attribués à l’approbateur (ou aux approbateurs) avec les droits les moins étendus sur base du montant à payer.
Comment puis-je savoir si je dois approuver les paiements?
Vous pouvez voir si des paiements sont prêts à être approuvés au moyen de l’étoile dorée qui apparaît en haut à gauche dans le Module de paiement de votre portail.
Prochainement, des notifications seront également envoyées au(x) approbateur(s) pour attirer leur attention sur le fait que des paiements sont prêts à être approuvés. Ces notifications seront envoyées par courrier électronique et/ou apparaîtront dans l’application mobile.
Comment puis-je approuver ou refuser un paiement?
Dans le module de paiement, les paiements à approuver sont repris sous l’onglet Paiements à approuver. Sur cette page, une distinction est faite entre les paiements que je dois encore approuver et ceux qui doivent encore être approuvés par un collègue.
- Cliquez sur l’action "Le paiement de cette facture doit encore être approuvé"
- Le formulaire de paiement s’ouvrira. Dans le formulaire, les détails du paiement, la règle d’approbation et le mode de paiement peuvent ensuite être confirmés et/ou adaptés.
- Pour finir, vous pouvez choisir d’approuver ou de rejeter le paiement au bas du formulaire de paiement.
- En cliquant sur l'oeil, vous ouvrez une prévisualisation avec d'éventuelles remarques des approbateurs des factures.
Les paiements qui sont approuvés et pour lesquels SEPA a été sélectionné comme mode de paiement sont inclus dans le "Panier de paiements" du module de paiement.
Les paiements qui sont rejetés seront retirés du module de paiement et ne seront pas préparés pour être exécutés.
Après approbation, le paiement de la facture concernée sera bloqué par le moyen d’une icône de paiement rouge. Dans ce cas, le traitement de la facture sera également considérée comme "Effectué" par défaut. Si cela n’est pas souhaité, décochez de manière proactive le statut "Effectué » sur le formulaire de paiement ou ultérieurement dans la liste même.
Certaines extensions seront encore prévues dans le cadre du Processus d’approbation des paiements:
- Fixer un montant minimum en dessous duquel aucune approbation ne sera demandée dans le formulaire de paiement.
- Une option avec laquelle le formulaire de paiement proposera toujours automatiquement la règle d’approbation avec le montant le plus bas. En d’autres termes, le choix ne sera plus laissé a l’utilisateur lorsque cette option est activée.
- L’envoi de notifications par e-mail et/ou par l’application mobile aux personnes qui doivent approuver des paiements.
- La possibilité de ne pas appliquer le processus d’approbation des paiements pour certains fournisseurs (par exemple pour les factures télécom)