Betalingen invoeren en verwerken

INHOUDSOPGAVE

• Hoe zie ik dat de Betaalmodule geactiveerd werd?
• Hoe maak ik een betaling aan?
• Hoe zie ik dat een betaling werd uitgevoerd?

Opgelet: De betaalmodule is een optie die je accountant moet activeren in je klantenportaal. Je kan dit aanvragen aan je dossierbeheerder. 

Hoe zie ik dat de Betaalmodule geactiveerd werd?

Een betaalicoontje verschijnt op verschillende plaatsen achter de aankoopfacturen (in de Aankooppostbus, de Factuurlijst, het Archief, de Historiek Leveranciers, …). Met dit icoontje kan je de factuur betalen.

Hoe maak ik een betaling aan?

Deze video overloopt het volledige betaalformulier en de verschillende betaalmethodes. Hieronder vind je alles in detail uitgeschreven.  Onderaan dit artikel leggen we uit hoe je kan nagaan of een betaling werd uitgevoerd.

Als je op het betaalicoontje klikt, verschijnt het betaalformulier met daarin een preview van de factuur (links) en de reeds beschikbare betalingsgegevens (rechts).

Onder de hoofding BETALING vind je verschillende velden die afhankelijk zijn van de betaalmethode die je kiest:

• Reeds betaald: mocht je de betaling buiten het portaal uitgevoerd hebben/uitvoeren, kan je hier aangeven dat ze reeds gebeurd is.
• Bedrag: het bedrag waarmee de betaling moet uitgevoerd worden. Bij een gedeeltelijke betaling moet het bedrag niet gelijk zijn aan het (voorgestelde) factuurbedrag. Pas het aan indien nodig.

• Betaalmethode: je hebt de keuze tussen Nu betalen en Later betalen. In het eerste geval betaal je de factuur onmiddellijk, met een EPC QR-code of via Ponto (indien geactiveerd). Betalingen die je later wil uitvoeren, voeg je toe aan de betaalmand. Dankzij de betaalmand kan je betalingen groeperen en in één keer uitvoeren. Dat kan met SEPA of Ponto.  Het betaalformulier past zich aan aan de geselecteerde betaalmethode en zal naargelang je keuze meer of minder velden bevatten.
• EPC QR staat voor European Payments Council Quick Response Code. Deze QR-code (een vierkante, geblokte barcode) kan ingescand worden met een smartphone. Wanneer je een factuur betaalt aan de hand van een EPC QR Code vermijd je de export/import van een bestand. Anderzijds kan je slechts één factuur tegelijkertijd betalen. (lees ook: QR code gebruiken als betaaloptie)
• SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Door SEPA kan iedereen binnen Europa betalen met gestandaardiseerde betaalbestanden. De Betaalmodule maakt gebruik van deze standaarden en maakt XML-bestanden aan met de betalingen die door jou werden klaargezet als een ‘Uit te voeren betaling’. Vooraleer een betaling beschikbaar te stellen voor SEPA, moet je ze goedkeuren met de blauwe knop Goedkeuren. De betaling wordt vervolgens opgenomen in de Betaalmodule in de ‘Betaalmand’. (lees ook: Hoe werken met de SEPA-betalingsbestanden?).  Van daaruit kan je verschillende betalingen tegelijkertijd uitvoeren.
• Ponto  is een softwareplatform dat gebruikt maakt van de PSD2-richtlijn en de brug legt tussen jouw portaal en je professionele bankrekening(en). Door een Ponto-account aan te maken (zie Wat is Ponto en hoe activeer ik het?) kan je hier betalingen initiëren. Dat kan onmiddellijk (Nu betalen) of later (Toevoegen aan betaalmand).  In het laatste geval keur je de betalingen goed (net zoals bij SEPA) en worden ze opgenomen in de 'Betaalmand'.  Van daaruit kan je gegroepeerde of bulkbetalingen uitvoeren.

• Rekening van: de bankrekening waarmee je de betaling wil uitvoeren. Je vindt hier een lijst van de eigen bankrekeningen zoals gekend in je boekhouding of IBANs die je zelf hebt toegevoegd in ons platform (zie Extra bankrekeningen toevoegen die niet gekend zijn in de boekhouding). De valuta van de "Rekening van" bepaalt de valuta waarmee de factuur betaald wordt.  Als er standaard geen rekening werd ingesteld, zal de laatst gebruikte rekening voorgesteld worden. Je kan het veld ook leeg laten/maken en de rekening later in het proces bepalen.
• Datum van uitvoering (of memodatum): enkel relevant bij Betaalwijze = SEPA (zie verder). Dit is de datum waarop de bank de betaling effectief zal uitvoeren. Wanneer je ‘Vandaag’ neemt als datum van uitvoering, zal de betaling uitgevoerd worden op de dag dat het SEPA-betaalbestand wordt verwerkt door je banktoepassing. De datum van uitvoering kan later in het proces, bij het opmaken van het betalingsbestand, nog aangepast en definitief bepaald worden. Hou er rekening mee dat de ingevoerde datum van uitvoering door de bank aangepast kan worden naar de eerstvolgende werkdag.

Onder de hoofding TEGENPARTIJ vind je:

• Naam van de Leverancier: de tegenpartij aan wie je de betaling richt. Selecteer een bestaande en gekende tegenpartij uit de lijst of voer een nieuwe leveranciersnaam in.
• Rekening naar: de bankrekening die gekoppeld is aan de geselecteerde tegenpartij. Standaard wordt de bankrekening voorgesteld die gebruikt werd bij de vorige betaling aan deze tegenpartij.  

De volgorde waarin deze IBANs worden voorgesteld, afhankelijk van de informatie die beschikbaar is, is de volgende:

1. IBAN gebruikt bij de laatste betaling die tegenpartij (indien niet beschikbaar:)
2. IBAN herkend van factuur (indien niet beschikbaar:)
3. IBAN gebruikt voor eerdere betalingen voor die tegenpartij (indien niet beschikbaar:)
4. IBAN afkomstig uit het boekhoudpakket

In de (mogelijke) dropdown lijst van IBANs vind je alle rekeningnummers die voor de tegenpartij gekend zijn in ons platform en in het boekhoudpakket.  

Indien er geen IBAN voorhanden is, moet je hem manueel invoeren.  

Opgelet: de rekening die standaard voorgesteld wordt (op basis van een vorige betaling) kan afwijken van de IBAN die herkend werd op de factuur. In dat geval krijg je een oranje waarschuwing.

Als je een voorgestelde rekening wil verwijderen, kan je klikken op het kruisje "x" achter de IBAN.  Deze rekening zal dan niet meer voorgesteld worden voor deze tegenpartij.

Als MEDEDELING heb je de keuze tussen:

• Geen mededeling: De betaling zal zonder aanvullende mededeling worden uitgevoerd.
• Ongestructureerd: Een ‘vrije’ mededeling. Standaard wordt hier het factuurnummer ingevuld. Het nummer kan desgewenst overschreven worden met een andere vrije tekst.
• Gestructureerd: Een mededeling die volgens een vast formaat wordt ingevoerd en gevalideerd. Een dergelijke gestructureerde mededeling of OGM staat steeds duidelijk vermeld op de factuur (vb: +++799/0005/51686+++). Na het invoeren van een gestructureerde mededeling die niet aan het juiste formaat voldoet, wordt een rode waarschuwing gegeven.

Cascade: Wanneer er een gestructureerde mededeling op de factuur wordt herkend, zal deze als eerste optie ingevuld worden in het veld ‘Mededeling’ van het betaalformulier, zoniet zal het factuurnummer worden ingevuld als ongestructureerde mededeling (= tweede optie). Indien er ook geen factuurnummer kon herkend/afgelezen worden, wordt er geen mededeling ingevuld (derde optie).

BELANGRIJK:

• De factuurherkenning wordt uitgevoerd van zodra de factuur wordt geregistreerd in de Aankooppostbus. De factuurgegevens zijn dus snel maar niet onmiddellijk beschikbaar.
• De factuurherkenning gebeurt machinaal op basis van computeralgoritmes. Het blijft echter noodzakelijk om alle betaalgegevens te controleren en eventueel te corrigeren of aan te vullen alvorens de betaling uit te voeren.
• Je kan de factuurgegevens bekijken en indien nodig vooraf corrigeren in de Aankooppostbus in de factuurpreview.

Hoe zie ik dat een betaling werd uitgevoerd?

De betaalstatus wordt altijd weergegeven in de factuurlijst en in het archief. Als de betaling is uitgevoerd, krijg je de betaalstatus "Betaald". Ook als je het document opent, krijg je de betaalstatus te zien.  

Op andere plaatsen in het platform krijg je nog andere indicaties.

Facturen waarvoor de betaling

• werd uitgevoerd (bv. via de EPC QR code) 
• werd klaargezet voor uitvoering (via SEPA) 

krijgen een duidelijke indicatie om te vermijden dat de factuur een tweede maal wordt geselecteerd voor betaling:

• Het betaalicoontje wordt rood gekleurd met de boodschap dat de betaling in verwerking is:

• Als het betaalformulier doorlopen werd om de betaling uit te voeren, wordt voor de factuur eveneens de checkbox ‘Behandeld’ aangevinkt:

TIP:  Je bepaalt zelf of en hoe je de ‘Behandeld’ status gebruikt. Hiermee kan je visueel aangeven of een factuur door jou (en/of jouw collega’s) nog moet worden behandeld (bijv. betaald).  Aankoopfacturen waarvan je weet dat ze reeds betaald werden (bijv. via domiciliëring of via een kredietkaart), vink je best onmiddellijk aan als ‘Behandeld’.

• Voor facturen waarvoor een betaling werd geïnitieerd, wordt de betaalstatus getoond in het Archief.

De betaald-status evolueert naar ‘Ja’ van zodra de betaling geregistreerd wordt in de boekhouding. Het rode betaalicoontje kan op dat ogenblik niet meer worden aangeklikt.

Opgelet: als een factuur ‘ter goedkeuring’ werd klaargezet in de lijst ‘Goed te keuren betalingen’ van de Betaalmodule (maar nog niet werd opgenomen in een SEPA-betaalbestand), wordt de tijdelijke status ‘Klaargezet’ gebruikt:

• Uitgevoerde betalingen vind je ook terug in de Betaalmodule onder de tab ‘Uitgevoerde betalingen‘.