De vorderingenlijst bevat alle verkoopfacturen en verwante creditnota’s die in ons platform gekend zijn. Hij laat je toe om je verkoopfacturen en - creditnota’s op één plaats bij te houden en op te volgen. De vorderingenlijst is gelijkaardig aan de factuurlijst, maar dan voor verkoopfacturen.
Je kan bijhouden welke facturen betaald zijn en welke niet door ze de gewenste status te geven. Bovendien kan je betalingen registreren en het bedrag, de datum en de betaalmethode ervan toevoegen aan het document.
Filter
De filter laat uitgebreide zoekmogelijkheden toe, zoals zoeken naar facturen van een bepaalde klant, facturen met dezelfde betaalstatus en zo meer.
- De filter staat standaard op Niet betaald + On hold + Gedeeltelijk betaald + Te crediteren + Vervallen. Zo zie je onmiddellijk de facturen die aandacht vragen als je de vorderingenlijst opent.
Als je documenten met andere statussen wil zien, kan je de filter aanpassen.
- De documenten worden gesorteerd op factuurdatum met de oudste datum bovenaan.
Betaalstatussen
- Niet betaald: de factuur moet nog betaald worden.
- On hold: zet een factuur “On hold” als je ze niet direct wil verwerken, omdat je bijvoorbeeld extra informatie nodig hebt.
- Vervallen: de klant heeft niet tijdig betaald. Deze status geeft ook het aantal dagen weer dat er verlopen zijn sinds de vervaldatum van de factuur.
- Gedeeltelijk betaald: er is al een betaling uitgevoerd, maar nog niet voor het volledige bedrag.
- Gepland: deze status verschijnt als je een factuur manueel als “Betaald” aanduidt en een betaaldatum in de toekomst selecteert.
- Betaald: de klant heeft de factuur betaald.
- Verwerkt: de factuur werd verwerkt door je accountant.
- Te crediteren: de creditnota is opgesteld, maar je moet ze nog terugbetalen of van een factuur in mindering brengen.
- Gecrediteerd: de creditnota is verwerkt en de klant is terugbetaald.
Een betaling registreren
Om een betaling te registreren
- Ga naar de gewenste factuur / Acties
- Klik op het icoon om een betaling te registreren
Het betaalregistratieformulier wordt geopend. Als er al één of meerdere betalingen gebeurd zijn, zie je ze bovenaan staan met het bedrag en de vermelding van de betaalmethode en betaaldatum.
- Factuurbedrag: totaalbedrag vermeld op de factuur
- Saldo: bedrag dat nog moet betaald worden om het volledige factuurbedrag te voldoen
- Bedrag: bedrag dat betaald werd. Hier wordt automatisch het saldo ingevuld, maar je kan dat bedrag wijzigen.
- “Markeren als volledig betaald”: het vakje wordt automatisch aangevinkt als het volledige saldo betaald is. Als de factuur volledig betaald werd, vink je dit vakje aan. De betaalstatus verandert dan naar “Betaald”, ook al is het ingegeven bedrag kleiner dan het volledige saldo.
Het vorderingen-icoon kan drie kleuren en dus drie functies hebben, gelinkt aan de betaalstatus:
Blauw: betaling registreren
Er is nog geen betaling geregistreerd voor deze factuur. Vul het bedrag in van de betaling. Als het gaat om het saldo, zal “Markeren als volledig betaald” automatisch aangevinkt zijn. Na deze actie verandert de status van de factuur naar “Betaald”.
Oranje: vervolgbetaling registreren
De factuur is gedeeltelijk betaald en je kan vervolgbetaling registeren.
De reeds geregistreerde betaling vind je bovenaan het formulier onder “Reeds uitgevoerde betalingen”. Als je daarvan gegevens wil veranderen, klik op het potloodje. Om ze te verwijderen, klik op het vuilbakje.
Om een nieuwe betaling te registreren, voer het bedrag in en eventueel de betaalmethode en datum van uitvoering.
Rood: de factuur is als volledig betaald geregistreerd
Klik erop om geregistreerde betalingen te raadplegen en eventueel aan te passen. Als de factuur afgepunt is in de boekhouding en de betaalstatus “Verwerkt” heeft, kan je niet meer klikken op het rode logo en niets meer wijzigen.
Bulkacties
- Om verschillende facturen tegelijkertijd dezelfde betaalstatus te geven, selecteer je de facturen, klik je op de knop "Betaalstatus wijzigen" bovenaan de vorderingenlijst en kies je de gewenste status. Zo kan je de status bijhouden als de betaling buiten het platform is gebeurd.
- Merk op dat bij de selectie van documenten het totaalbedrag en het totaal openstaand bedrag van de geselecteerde documenten in de balk bovenaan worden getoond. De totalen worden weergegeven per munteenheid.
Acties
Download: download het document
Vorderingen-icoon: ga naar het formulier om een betaling te registreren.
Oogje: open de preview van het document. Je kan er alle gegevens nalezen en de betaalstatus aanpassen. Opgelet, dit is niet het betaalregistratieformulier. Je kan wel de betaalstatus wijzigen.
Als je de betaalstatus wijzigt van “Niet betaald” naar “Betaald”, komen de velden “Betaalmethode” en “Betaaldatum” erbij. Je kan dus extra betaalinfo toevoegen. Als je met je muis over het klokje gaat, toont een tooltip wie wanneer de betaalstatus het laatst heeft aangepast.
Mail-icoon: stuur deze factuur door naar je klant via mail. In het onderwerp van de mail staat de dossiernaam en de factuurdatum. De mail bevat een wijzigbare basistekst en een link naar het document.
Naadloze integratie tussen de documentpreview en het betaalregistratieformulier
Het is heel eenvoudig om vanuit de document preview naar het betaalregistratieformulier te gaan en omgekeerd.
- Om vanuit de preview naar het formulier te gaan, klik op het vorderingen-icoon bovenaan.
- Om vanuit het registratieformulier naar de preview te gaan, klik op het oogje.
Documenten downloaden en gegevens exporteren
Vanuit de vorderingenlijst kan je documenten downloaden en gegevens exporteren.
De "Exporteer" en "Download"-knoppen worden actief van zodra je de filter toepast.
Exporteer: de gefilterde gegevens van de vorderingenlijst worden geëxporteerd naar een excel-bestand. Die krijgt de naam “Vorderingen”, gevolgd door de datum van de export.
Download: de gefilterde documenten uit de vorderingenlijst worden gedownload. Je kan kiezen om de originele bestanden te downloaden of als pdf. Als de download te groot is om onmiddellijk uit te voeren, krijg je een email met een link naar de bestanden.