La liste de créances contient toutes les factures de vente et les notes de crédit associées connues sur notre plateforme. Elle vous permet de centraliser et de suivre vos factures de vente et notes de crédit en un seul endroit. La liste de créances est similaire à la liste de factures, mais concerne uniquement les factures de vente.
Vous pouvez suivre quelles factures ont été payées et lesquelles ne l'ont pas été en leur attribuant le statut souhaité. De plus, vous pouvez enregistrer les paiements et ajouter le montant, la date et le mode de paiement au document.
Filtre
Le filtre offre des possibilités de recherche étendues, comme la recherche de factures d’un client spécifique, de factures ayant le même statut de paiement, et bien plus encore.
- Par défaut, le filtre est réglé sur Non payé + On hold + Partiellement payé + À créditer + Expiré. Cela vous permet de voir immédiatement les factures qui nécessitent une attention particulière lorsque vous ouvrez la liste des créances.
- Si vous souhaitez consulter des documents avec d'autres statuts, vous pouvez modifier le filtre.
- Les documents sont triés par date de facture, avec la plus ancienne en haut de la liste.
Statuts de paiement
- Non payé : la facture doit encore être payée.
- On hold : utilisez ce statut si vous ne souhaitez pas traiter la facture immédiatement, par exemple parce que vous avez besoin d’informations supplémentaires.
- Expiré : le client n’a pas payé à temps. Ce statut indique également le nombre de jours écoulés depuis la date d’échéance de la facture.
- Partiellement payé : un paiement a déjà été effectué, mais pas pour le montant total.
- Planifié : ce statut apparaît lorsque vous marquez manuellement une facture comme “Payée” et que vous sélectionnez une date de paiement future.
- Payé : le client a payé la facture.
- Traitée : la facture a été enregistrée dans la comptabilité par votre comptable.
- À créditer : la note de crédit a été établie, mais doit encore être remboursée ou déduite d’une facture.
- Créditée : la note de crédit a été traitée et le client a été remboursé.
Enregistrer un paiement
Pour enregistrer un paiement :
- Accédez à la facture souhaitée / Actions
- Cliquez sur l’icône pour enregistrer un paiement
Le formulaire d’enregistrement de paiement s’ouvre. S’il y a déjà eu un ou plusieurs paiements, ceux-ci s’affichent en haut avec le montant, la méthode de paiement et la date de paiement.
- Montant de la facture : montant total indiqué sur la facture
- Solde : montant restant à payer pour régler la facture entièrement
- Montant : montant payé. Le solde est automatiquement renseigné ici, mais vous pouvez modifier ce montant.
- “Marquer comme payé en totalité”: la case est cochée automatiquement si le solde total a été payé. Si la facture a été entièrement payée, cochez cette case. Le statut de paiement passera alors à “Payée”.
L’icône de créance peut avoir trois couleurs et trois fonctions, iiée au statut de paiement :
Bleu : enregistrer le paiement
Aucun paiement n’a encore été enregistré pour cette facture. Veuillez saisir le montant du paiement. S’il s’agit du solde total, l’option « Marquer comme entièrement payé » sera automatiquement cochée. Après cette action, le statut de la facture passera à "Payée".
Orange: enregistrer un montant complémentaire
La facture a été partiellement payée et vous pouvez enregistrer un paiement complémentaire. Le paiement déjà enregistré se trouve en haut du formulaire sous "Paiements déjà effectués".
- Si vous souhaitez modifier ces informations, cliquez sur l’icône du crayon.
- Pour supprimer le paiement, cliquez sur l’icône de la corbeille.
- Pour enregistrer un nouveau paiement, saisissez le montant et, éventuellement, la méthode de paiement et la date d’exécution.
Rouge : le paiement a été enregistrée comme entièrement payée
Cliquez dessus pour consulter les paiements enregistrés et éventuellement les modifier.
Si la facture a été pointée dans la comptabilité et que le statut de paiement est "Traité", vous ne pouvez plus cliquer sur le logo rouge ni effectuer de modifications.
Actions groupées
- Pour attribuer le même statut de paiement à plusieurs factures en même temps, sélectionnez les factures, cliquez sur le bouton “Modifier le statut de paiement” en haut de la liste des créances et choisissez le statut souhaité.
- Lorsque vous sélectionnez des documents, le montant total et le solde total des documents sélectionnés s’affichent dans la barre supérieure. Les totaux sont affichés par devise.
Actions
Télécharger : téléchargez le document.
Icône des créances : accédez au formulaire pour enregistrer un paiement.
Oeil : ouvrez l’aperçu du document. Vous pouvez y consulter toutes les informations et modifier le statut de paiement. Attention : il ne s’agit pas du formulaire d’enregistrement de paiement. Vous pouvez toutefois modifier le statut de paiement.
- Si vous changez le statut de “Non payé” à “Payé”, les champs “Méthode de paiement” et “Date de paiement” apparaîtront. Vous pouvez ainsi ajouter des informations de paiement supplémentaires.
- En passant la souris sur l’icône de l’horloge, une infobulle affiche qui a modifié le statut de paiement pour la dernière fois, et quand.
Icône e-mail : envoyez cette facture à votre client par e-mail. L’objet du message contient le nom du dossier et la date de la facture. L’e-mail inclut un texte de base modifiable ainsi qu’un lien vers le document.
Intégration fluide entre l’aperçu du document et le formulaire d’enregistrement de paiement
Il est très simple de passer de l’aperçu du document au formulaire d’enregistrement de paiement, et inversement.
- Pour accéder au formulaire depuis l’aperçu, cliquez sur l’icône de créance en haut.
- Pour revenir à l’aperçu depuis le formulaire d’enregistrement, cliquez sur l’icône œil.
Télécharger des documents et exporter des données
Depuis la liste des créances, vous pouvez télécharger des documents et exporter des données.
Les boutons “Exporter” et “Télécharger” deviennent actifs dès que vous appliquez un filtre.
Exporter : les données filtrées de la liste des créance sont exportées vers un fichier Excel. Celui-ci porte le nom “Créances”, suivi de la date d’exportation.
Télécharger : les documents filtrés de la liste de créances sont téléchargés. Vous pouvez choisir de télécharger les fichiers originaux ou en format PDF. Si le téléchargement est trop volumineux pour être effectué immédiatement, vous recevrez un e-mail contenant un lien vers les fichiers.