Tous les paiement qui ont été approuvés mais pas immédiatement exécutés (via un code QR EPC p. ex.) sont repris dans le Module de paiement, plus précisément dans le "Panier de paiements". Les paiements dans ce panier peuvent être sélectionnés et repris dans un fichier de paiement SEPA.
Attention: Le module de paiement est une option que votre comptable doit activer dans votre portail client. Une demande d’activation doit donc être adressée à votre gestionnaire de dossier.
Le panier de paiements
Dans le Panier de paiements sont repris toutes les propositions de paiement qui ont été approuvées mais pas encore exécutées. En haut du Module de paiement, l’icône orange indique le nombre de propositions de paiement qui sont prêtes à être traitées .
Le panier de paiements est triée par défaut selon la date d’exécution des propositions de paiement. Les propositions de paiement avec la date d’exécution la plus éloignée se retrouvent en bas de la liste.
Au sein de la liste, vous déterminez vous-même quelles propositions de paiement vous sélectionnez et qui seront reprises dans le fichier de paiement. Pour sélectionner une proposition de paiement, cochez la case dans la première colonne de la ligne concernée.
En sélectionnant un numéro de compte (Compte de) ou en introduisant un terme de recherche au choix, la liste peut être filtrée et/ou réduite.
Le Compte de est votre propre numéro de compte avec lequel le paiement doit être exécuté. Ce numéro de compte fut éventuellement précisé lors de la création du paiement, dans le formulaire de paiement.
En sélectionnant Paiements sans compte attribué, tous les paiements sans Compte de sont sélectionnés dans la liste.
Le tableau des paiements peut aussi être trié sur base d’une colonne spécifique. Pour cela, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne pour laquelle vous souhaitez effectuer le tri. Le tableau sera ensuite trié de manière croissante (ou de A à Z). Si vous cliquez à nouveau sur le titre de la colonne, le tri sera inversé, c’est-à-dire de manière décroissante (ou de Z à A).
Les données de paiement peuvent encore être modifiées ou complétées via l’action Modifier ce paiement. Dans ce cas, le formulaire de paiement apparaîtra à nouveau afin d’apporter les modifications et de les sauvegarder.
Il est toujours possible d'effectuer un paiement individuel à ce moment (via un code QR EPC).
Les propositions de paiement pour lesquelles la date de facture et la date d’échéance sont affichées en italique ont été créées avant que la facture ne soit reprise et traitée dans votre comptabilité. Généralement, cela veut dire que le paiement a été initié depuis la boîte électronique "Achats". Les données de paiement (compte bancaire et montant) doivent donc être contrôlées avec une attention particulière.
La création du fichier de paiement SEPA
Après avoir sélectionné les paiements que vous souhaitez reprendre dans un fichier de paiement SEPA, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu en haut de la liste. Le bouton indique le nombre de paiements qui seront repris dans le fichier, ainsi que le montant total des paiements sélectionnés.
Attention:
- Le nombre de paiements par fichier SEPA peut être limité par la banque (p. ex. max. 100 virements par fichier). Il faudra donc faire attention à ne pas créer de trop grands fichiers. Contactez votre banque pour plus d'information.
- Le compte à partir duquel les paiements seront exécutés sera déterminé de manière définitive dans le prochain écran Créer un fichier de paiement.
- Pour chaque fichier de paiement créé et traité par la banque, les paiements doivent partir du même compte bancaire.
Sélectionnez/confirmez tout d’abord le compte à partir duquel vous souhaitez exécuter les paiements sélectionnés. Dans la liste, vous trouverez les propres comptes qui sont disponibles dans la comptabilité de votre entreprise.
Ensuite, vous verrez un cadre gris avec les dates d’exécution qui sont présentes dans la sélection de paiements.
- Les propositions de paiement avec comme date d’exécution = "Aujourd’hui" sont remplacés par le jour calendrier effectif d’aujourd’hui.
- Les propositions de paiement dont la date d’exécution se situe dans le passé, sont également ramenées au jour calendrier effectif d’aujourd’hui.
Lorsque le fichier de paiement SEPA est créé de cette manière, les différentes dates d’exécution seront respectées et proposées à votre application bancaire. Il est cependant possible qu’une validation distincte soit nécessaire par date d’exécution .
Si, lors de la création du fichier, vos souhaitez faire correspondre la/les date(s) d’exécution pour tous les paiements sélectionnés, vous pouvez remplacer les dates en:
- Cochant la case Je souhaite remplacer la(les) date(s)…
- Sélectionnant une nouvelle date d’exécution commune
Cliquez pour finir sur le bouton bleu "Télécharger le fichier SEPA".
Le fichier SEPA est maintenant généré en arrière-plan. Il s’agit d’un fichier XML qui sera généralement placé dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur. Le nom du fichier commence par le numéro de compte IBAN (= Compte de), suivi de la date et l’heure de création du fichier en question.
Après la création du fichier de paiement, vous recevrez le message suivant en haut de votre portail.
Une fois le fichier créé et disponible, il peut être chargé et traité dans l’application (en ligne) de votre banque.
Attention: Chaque application bancaire a sa propre manière de charger, valider et traiter les fichiers de paiement.
Dans la plupart des applications bancaires, la validation doit avoir lieu par date d’exécution ou date mémo. Il est donc conseillé de planifier un maximum de paiements à la même date d’exécution.
Où puis-je retrouver mes fichiers SEPA?
Tous les fichiers de paiement qui ont été créés avec le Module de paiement, sont sauvegardés au sein de votre portail. Vous pouvez toujours les retrouver sous l’onglet Paiements exécutés.
Cliquez dans cet onglet sur Ordres SEPA effectués
Vous trouverez ensuite tous vos ordres exécutés, dans l’ordre de création avec le document le plus récent en haut.
Via les boutons à droite, il est possible de télécharger le fichier à nouveau (après un transaction échouée p. ex.) ou de supprimer le fichier définitivement.
Comment puis-je voir qu'un paiement a été exécuté?
Voir 'Introduire et exécuter des paiements?'