Table des matières
- Les conditions pour traiter des dossiers analytiques dans notre application
- Configurer des dossiers pour rendre possible la comptabilité analytique
- Configuration des comptes du grand livre
- Annotation dans le dossier analytique
- Retour des informations analytiques
Les conditions pour traiter des dossiers analytiques dans notre application
1. Vous disposez de dossiers analytiques qui sont traités dans Adsolut, Sage Bob, Exact Online, Winbooks ou Wings. Pour le moment nos autres connecteurs ne sont pas encore en mesure de traiter les encodages analytiques. Cela se trouve sur notre feuille de route.
2. Le module analytique doit spécifiquement être activé par nous pour votre bureau avant de pouvoir en faire usage. Il sera disponible après paiement d'un coût unique. Contactez notre équipe de support pour activer le module analytique.
Configurer des dossiers pour rendre possible la comptabilité analytique
Une fois le module est actif pour votre bureau, définissez les paramètres corrects pour les dossiers souhaités.
Rendez-vous sur :
- Paramètres de dossier/Annoter
- Cochez l’option "comptabilité analytique".
Configuration général
Cette configuration se compose
- des dimensions analytiques
- des codes analytiques correspondant pour les dimensions présentes dans le dossier correspondant
Dans les Paramètres dossier, sous Configuration > Comptabilité Analytique vous pouvez
- immédiatement choisir quelles dimensions sont pertinentes pour le traitement analytique de ce dossier
- entrez un alias en quatre langues. Ces alias sont affichés en tant que titres sur l’écran d’annotation pour compléter les données analytiques
- modifier l’ordre d’affichage des dimensions
Quelques règles :
- Dans notre plateforme, vous pouvez sélectionner un maximum de deux dimensions et une quantité supplémentaire. L'arborescence analytique doit d'abord être créé dans le logiciel comptable. Lors de la synchronisation suivante, les couches supérieures et inférieures de cet arborescence sont transférées vers notre plateforme. La "racine" de chaque hiérarchie devient une "dimension", les "leaf nodes (feuilles)" deviennent les codes analytiques sur lesquels vous pouvez faire l'enregistrement.
- Si une dimension n’est pas pertinente pour le dossier, sélectionnez "Non applicable"
- Vous pouvez définir l’ordre en attribuant respectivement la dimension 1 et la dimension 2
Actuellement, vous pouvez uniquement utiliser des codes analytiques existants. Pour pouvoir utiliser de nouveaux codes, il faut :
- d'abord les créer dans le logiciel comptable
- faire une synchronisation ensuite pour réaliser le retour vers notre portail avant de pouvoir utiliser les nouveaux codes pour de nouvelles annotations
Spécifiquement pour Sage Bob
Dans Sage Bob, max. 7 dimensions analytiques (~plans) peuvent être définies. Vous pouvez choisir dans la liste des dimensions présentes, quelles dimensions analytiques "variables" (1 ou 2) vous voulez utiliser. A part les dimensions textuelles et numériques, Sage Bob offre d'autres types de dimensions analytiques. Notre plateforme supporte tous les types de dimensions à l'exception celles de type "date" et "tiers".
Pour Sage Bob, l'enregistrement analytique sur un compte du grand livre n'est jamais obligatoire, il est soit "impossible" soit "optionnel".
Spécifiquement pour Adsolut
Dans Adsolut le nombre de dimensions analytiques est illimité, tout comme la flexibilité de construire une hiérarchie avec des sous-dimensions. Notre application supporte l'utilisation de deux dimensions variables que vous devez sélectionner dans la liste des dimensions présentes.
Pour Adsolut, l'enregistrement analytique sur un compte du grand livre n'est jamais obligatoire, il est soit "impossible", soit "optionnel".
Spécifiquement pour Exact Online
Dans Exact Online il n’y a que deux dimensions fixes présentes : "Centres de coûts" et "Unités de coûts", et la "quantité". Ceux-là sont fixes et seront toujours "sélectionnables". Vous n’avez donc pas à activer les trois, choisissez uniquement ce qui est pertinent pour le dossier. En plus des options "Impossible" et "Obligatoire", il existe encore une troisième possibilité, c.à.d. "Optionnel". Dans Exact Online, le paramètre par défaut est d'ailleurs "Optionnel" pour tous les "Centres de coûts" et "Unités de coûts".
Spécifiquement pour WinBooks
Un maximum de 9 dimension analytiques (~plans) peuvent être définies dans WinBooks. Ici vous choisissez – d’une liste de dimensions présente – 1 ou 2 dimensions analytiques "variables" que vous souhaitez utiliser.
La quantité analytique dans WinBooks est tout aussi bien une dimension analytique avec la propriété d’être "numérique".
Pour WinBooks il est encore possible de sélectionner une quatrième dimension analytique, notamment une unité analytique optionnelle. De cette façon, vous indiquez dans quelle unité la "Quantité" est exprimée. Une unité peut uniquement être définie que si un montant est également actif.
Spécifiquement pour Wings
Il existe plusieurs versions de Wings. Wings Professional qui permet deux niveaux analytiques et Wings Enterprise qui permet d’en créer cinq avec le module analytique. « Centre de coûts », « Unité de coûts » et « Projet » sont des dimensions analytiques individuelles. En plus des cinq dimensions (maximum), Wings supporte une quantité.
Notre plateforme supporte deux dimensions analytiques et une quantité. Cela veut dire que vous pouvez retrouver toutes les dimensions dans notre plateforme, mais que vous ne pouvez en annoter "que" deux. Il faut compléter les autres dans Wings. Dans la configuration analytique, il faut donc choisir les deux dimensions que vous voulez utiliser dans notre plateforme. A l’heure actuelle, nous ne pouvons pas supporter des dossiers qui ont besoin de trois dimensions différentes ou plus.
Vous pouvez configurer des quantités à deux endroits dans Wings : au niveau des comptes simples, mais aussi au niveau des comptes analytiques (= codes). Etant donné que notre plateforme lit la configuration “quelle dimension analytique s’applique à quel compte GL", il faut activer les quantités au niveau des comptes du grand livre simples (comptes généraux dans Wings) et indiquer au niveau du compte GL si une quantité est d’application lors d’un enregistrement sur ce compte.
Dans Wings, il est aussi possible d’indiquer si une dimension analytique est "obligatoire" ou "optionnelle". Cette information nous est transmise par le biais des rubriques. Nous vous conseillons de ne jamais utiliser l’option "Obligatoire ?" dans les paramètres généraux d’un dossier. Vous pouvez également paramétrer s’il y un transfert de l’année passée, ce qui a un impact sur le reporting au-delà des années comptables (qui n’existe pas encore). Le transfert des années comptables est toujours d’application à la dimension analytique "Projet".
Configuration des comptes du grand livre
En plus des dimensions elles-mêmes, nous synchronisons également le paramétrage analytique de comptes du grand livre. Cela fait qu’immédiatement après l’activation, nous pouvons afficher la configuration que nous avons synchronisée pour les "Catégories de comptes de résultat".
Nous synchronisons quelles dimensions analytiques pour quel compte ne sont pas applicables ou obligatoires.
Le logiciel comptable est à 100 "maître" de ces paramètres. Ils sont donc en "lecture seule" dans le module de gestion. Si une valeur par défaut a été définie pour un compte comptable dans le logiciel de comptabilité, elle est également incluse dans le schéma de compte.
Cliquez le bouton bleu "Accepter les comptes de résultats" pour préparer les sections a l’utilisation.
Annotation dans le dossier analytique
La comptabilité analytique es possible pour les 3 paramètres sélectionnés dans Paramètres de dossier > Annoter > Validation par :
- Le client: Si le client effectue lui-même la validation (un ‘selfbooker’), les données comptables et les données analytiques extra comptables seront immédiatement enregistrées dans le logiciel de comptabilité sans la validation d’un employé de bureau.
- La caractéristique de la comptabilité analytique est que le client final lui-même a une meilleur connaissance de son activité et souvent mieux placé pour attribuer les codes analytiques à ses factures. L’option" un collaborateur avec input du client" a été développée avec l’idée de la comptabilité analytique en tête. Après avoir entré les codes analytiques de la facture, l’utilisateur envoie les factures vers la liste de travail des collaborateurs de bureau pour la validation.
- "Un collaborateur": la grande majorité des dossiers actifs sont configurés ainsi. Le collaborateur devra sélectionner les codes analytiques correctes.
Dans l’annotation des factures dans la liste de travail les champs analytiques pertinents avec les alias (multilingues) choisis sont ajoutés à l’écran d’annotation au niveau de la ligne de détail.
Les valeurs par défaut qui sont configurées sur les comptes, seront (si présent) utilisées pour l’enrichissement d’une proposition d’écriture sur ce genre de compte.
Vous pouvez toujours envoyer les factures comme d’habitude. La validation prendra en compte si oui ou non un code analytique est obligatoire pour un compte et effectuera une réservation sur "NOK" si le code n’a pas été fourni.
Plus d’info concernant les spécificités pour le logiciel de comptabilité.
Dans Exact Online il est obligatoire de définir une valeur par défaut lorsque vous spécifiez une dimension analytique comme obligatoire pour un compte comptable.
Dans WinBooks cela n’est pas le cas. Il existe là un rapport de contrôle pour répertorier pour quels factures et comptes les codes analytiques manquent.
Retour des informations analytiques
Vous pouvez retrouver vos transactions avec informations analytiques dans l'"Historique" du portail client. Dans l'onglet "Historique analytique" vous pouvez chercher sur des transactions avec une dimension et un code analytique.
Pour rendre visible l’onglet “Historique analytique”, sélectionnez "Paramètres du dossier" et ensuite "Annoter". Cochez la case "Comptabilité analytique active”. C’est aussi le paramètre qui détermine s’il est possible de faire une comptabilité analytique dans la Booking Factory.
Dès à présent, vous aurez un retour des factures que vous avez traitées de façon analytique dans “Historique analytique".
Attention : il faudra choisir une dimension analytique pour voir des résultats.
Cet aperçu peut être exporté vers un fichier excel.