Inhoudstafel
- Voorwaarden om analytische dossiers te kunnen verwerken in onze toepassing
- Dossiers configureren om analytisch boeken mogelijk te maken
- Configuratie van de grootboekrekeningen
- Annotatie in analytische dossiers
- Terugkoppeling van analytische informatie
Voorwaarden om analytische dossiers te kunnen verwerken in onze toepassing
1. Je beschikt over analytische dossiers die worden gevoerd in Adsolut, Sage Bob, Exact Online, WinBooks of Wings. Voorlopig zijn onze andere connectoren nog niet in staat om analytische boekingen terug te koppelen of te verwerken. Deze staan op de roadmap.
2. Wij moeten de analytische module activeren specifiek voor jouw kantoor, alvorens je hiermee kan starten. Dat kan via een eenmalige kost. Contacteer hiervoor ons support team.
Dossiers configureren om analytisch boeken mogelijk te maken
Van zodra de module voor je kantoor actief is, stel je de juiste instellingen in voor de gewenste dossiers:
- Selecteer een dossier
- Ga naar Dossierinstellingen/Annoteren
- Vink de optie "Analytisch boeken" aan
Algemene configuratie
Deze configuratie bestaat uit
- De analytische dimensies
- De bijhorende analytische codes voor de dimensies die in het dossier aanwezig zijn
In de Dossierinstellingen, onder "Configuratie > Analytisch boeken" kan je
- meteen kiezen welke dimensies relevant zijn voor de analytische verwerking van dit dossier
- desgewenst viertalig een alias invoeren. Deze aliassen tonen we als titels op het annotatiescherm voor het aanvullen van de analytische gegevens
- de volgorde van het verschijnen van de dimensies wijzigen
Enkele "regels":
- Je kan via ons platform maximaal twee dimensies selecteren en een bijkomende hoeveelheid. De analytische boomstructuur moet in het boekhoudpakket aangemaakt worden. De bovenste en onderste lagen van de boomstructuur worden opgehaald bij de eerstvolgende synchronisatie. De "root" van deze boomstructuur wordt in ons platform een dimensie. De "leaf nodes" van de hiërarchie zijn de analytische codes waarop je kan boeken.
- Indien een dimensie niet relevant is voor het dossier, selecteer je "Niet van toepassing".
- Je kan de volgorde bepalen door het toekennen van respectievelijk dimensie 1 en dimensie 2.
Momenteel kan je enkel gebruik maken van bestaande analytische codes. Nieuwe codes moeten:
- eerst toegevoegd te worden in de boekhoudsoftware
- via een synchronisatie teruggekoppeld te worden naar het online portaal vooraleer ze gebruikt kunnen worden in nieuwe annotaties
Specifiek voor Sage Bob
In Sage Bob kunnen maximaal zeven analytische dimensies (~plans) worden gedefinieerd. Hier kies je - uit de lijst van aanwezige dimensies - welke één of twee "variabele" analytische dimensies je wenst te gebruiken. Naast tekstuele en numerische zijn er nog andere types van analytische dimensies mogelijk. Ons platform ondersteunt dimensies, met uitzondering van het type "datum" en het type "business partner".
Voor Sage Bob is het analytisch boeken op een grootboekrekening ofwel "niet mogelijk" ofwel "optioneel" en dus nooit verplicht.
Specifiek voor Adsolut
In Adsolut is het aantal analytische dimensies, evenals de flexibiliteit van het bouwen van een hiërarchie met subdimensies, ongelimiteerd. Onze applicatie ondersteunt, net zoals bij andere boekhoudsoftware, slechts het gebruik van twee variabele dimensies. Deze dien je uit de lijst van aanwezige dimensies te selecteren.
Voor Adsolut is het analytisch boeken op een grootboekrekening ofwel "niet mogelijk" ofwel "optioneel" en dus nooit verplicht.
Specifiek voor Exact Online
In Exact Online zijn er slechts twee vaste dimensies aanwezig: Kostenplaatsen en Kostendragers, en een hoeveelheid. Deze zijn vast en zullen altijd "selecteerbaar" zijn. Je hoeft ze daarom uiteraard niet alledrie te activeren, kies enkel wat relevant is voor het dossier. Naast "niet mogelijk" en "verplicht" is er voor Exact Online nog een derde mogelijkheid, namelijk dat ze "optioneel" zijn. In Exact Online is het zelfs de standaardinstelling dat de kostenplaatsen -en dragers voor alle rekeningen optioneel zijn.
Specifiek voor WinBooks
In Winbooks kunnen maximaal negen analytische dimensies (~plans) worden gedefinieerd. Hier kies je - uit de lijst van aanwezige dimensies - welke één of twee "variabele" analytische dimensies je wenst te gebruiken.
De analytische hoeveelheid in Winbooks is evengoed een analytische dimensie, met de eigenschap dat deze "numeriek" is.
Voor Winbooks kan je ook nog een vierde analytische dimensie selecteren, namelijk een optionele analytische eenheid. Op die manier geef je mee in welke eenheid de "Hoeveelheid" is uitgedrukt. Een eenheid kan enkel worden gekozen als er ook een hoeveelheid actief is.
Specifiek voor Wings
Er zijn verschillende versies van Wings. In Wings Professional zijn er twee niveaus mogelijk, in Wings Enterprise vijf. Accountants gebruiken doorgaans de Enterprise versie. Dat is de hoogste versie en ze hebben dus de beschikking over vijf analytische dimensies als ze de analytische module hebben. Kostendrager, kostenplaats, project zijn allemaal afzonderlijke analytische dimensies. Wings ondersteunt naast de max. vijf dimensies ook een analytische hoeveelheid. Ons platform ondersteunt twee analytische dimensies en een hoeveelheid. Concreet wil dat zeggen dat je alle dimensies wel zal terugvinden in ons platform, maar dat je er "slechts" twee kan annoteren. De andere moet je manueel aanvullen in Wings. Je moet dus kiezen in de analytische configuratie in het platform welke twee van toepassing zijn. Dossiers die drie of meer verschillende dimensies nodig hebben, kunnen we vandaag niet ondersteunen.
Hoeveelheden kan je op twee plekken configureren in Wings: op gewone boekhoudrekeningen, maar ook op de analytische rekeningen ( = codes). Omdat ons platform de configuratie van “welke analytische dimensies is op welke grootboekrekening van toepassing” uitleest op grootboekrekeningen, moet je de hoeveelheden inschakelen voor gewone grootboekrekeningen (algemene rekeningen in Wings) en op niveau van de grootboekrekening aanvinken of een hoeveelheid van toepassing is wanneer iets op deze rekening wordt geboekt.
In Wings kan je ook instellen of een analytische dimensie verplicht of optioneel is, die info komt mee naar ons platform via de rubrieken. We raden je aan om de optie "Verplicht?" in de algemene instellingen van een dossier niet te gebruiken.
Je kan ook instellen dat er per jaar een overdracht van het vorige jaar moet worden meegenomen. dat heeft impact op de rapportering over boekjaren heen (die er nog niet is). De overdracht over boekjaren is altijd van toepassing voor het type analytische dimensie “Project”.
Configuratie van de grootboekrekeningen
Naast de dimensies zelf, synchroniseren we ook de analytisch parametrisatie van de grootboekrekeningen. Dit zorgt ervoor dat we onmiddellijk na de activatie, de configuratie die we synchroniseerden kunnen weergeven voor de "Rubrieken Resultatenrekeningen".
We synchroniseren welke analytische dimensies voor welke rekening niet van toepassing, dan wel verplicht zijn.
De boekhoudsoftware is 100% "master" van deze instellingen. Ze zijn dan ook read-only in de beheermodule. Wanneer in de boekhoudsoftware een default-waarde werd ingesteld voor een grootboekrekening, wordt ook deze mee overgenomen in het rekeningschema.
Klik bovenaan op de blauwe knop "Resultatenrekeningen accepteren" om de rubrieken klaar te maken voor gebruik.
Annotatie in analytische dossiers
Analytisch boeken is mogelijk voor alle drie de gekozen instellingen in Dossierinstellingen > Annoteren > "Validatie door":
- "De klant" Indien de klant zelf de validatie doet (een "zelf-boeker"), zullen zowel de boekhoudgegevens als de extra-comptable analytische gegevens meteen in de boekhoudsoftware worden geregistreerd zonder validatie door een kantoormedewerker.
- Eigen aan het analytisch boeken, is dat de eindklant zelf meer kennis heeft van zijn activiteit en vaak beter in staat is de juiste analytische codes toe te wijzen aan zijn facturen. De optie "Een kantoormedewerker met input klant" werd dan ook ontwikkeld met het analytisch boeken in gedachten. Na het invoeren van de analytische codes voor de factuur, verzendt de eindgebruiker de facturen naar de werklijsten van de kantoormedewerkers voor validatie.
- "Een kantoormedewerker" De grote meerderheid van de actieve dossiers staat op deze manier ingesteld. De kantoormedewerker zal zelf de juiste analytische codes moeten selecteren.
Bij het annoteren van de facturen in de werklijst worden de relevante analytische velden met de gekozen aliassen (meertalig) toegevoegd aan het annotatiescherm op het niveau van de detaillijn.
De default-waardes die op de rekeningen werden ingesteld, worden (indien aanwezig) gebruikt voor de verrijking van een boekingsvoorstel op zulke rekening.
Verder kan je de facturen gewoon verzenden zoals gebruikelijk. De validatie zal rekening houden met het feit of een analytische code al dan niet verplicht is voor een rekening en een boeking op "NOK" plaatsen indien de code niet werd meegegeven.
Extra info betreffende specificiteiten voor de boekhoudsoftware:
In Exact Online is het verplicht om een default waarde in te stellen wanneer je een analytische dimensie als verplicht opgeeft voor een grootboekrekening.
In Winbooks is dat niet het geval. Daar bestaat er een controle-rapport om op te lijsten voor welke facturen en rekeningen de analytische codes ontbreken.
Terugkoppeling van analytische informatie
Transacties met analytische informatie worden teruggekoppeld naar het klantenportaal in de "Historiek". Onder de tab "Historiek-Analytisch" kan je zoeken op transacties met een analytische dimensie en analytische code.
Om de tab “Historiek - Analytisch” zichtbaar te maken, ga je naar “Dossierinstellingen > Annoteren” en vink je het vakje “Analytisch boeken actief” aan. Dit is ook de instelling die zal bepalen of je vanuit de Booking Factory analytisch kan boeken.
Vanaf nu krijg je in “Historiek-Analytisch” een terugkoppeling van alle facturen die je analytisch hebt verwerkt.
Let op: er verschijnen pas resultaten van zodra je een analytische dimensie hebt gekozen.
Dit overzicht kan ook geëxporteerd worden naar een excel-bestand.