Eenvoudige koppeling zonder automatische acties
Elk (online) facturatiepakket waarbij het mogelijk is om een verkoopfactuur als pdf of als UBL op te stellen en via e-mail te versturen, is in principe compatibel met ons platform. De mail waarmee de pdf- of UBL-factuur wordt uitgestuurd, kan ingelezen worden in onze applicatie en vervolgens opgepikt worden voor verwerking.
Kort geschetst, verloopt de eenvoudigste koppeling met onze applicatie op de volgende manier:
- Vanuit een (online) facturatiepakket worden verkoopfacturen digitaal uitgestuurd naar klanten, meer bepaald als pdf- of UBL- bijlagen van een email
- Het unieke verkoop-emailadres van onze applicatie wordt daarbij in cc (of bcc) van de email geplaatst via de instellingen van het facturatiepakket
- Een mogelijk alternatief voor pdf-facturen: de facturen worden na het uitsturen in bulk geüpload naar de digitale Verkoop-postbus van onze applicatie. Dat kan rechtstreeks vanuit het facturatiepakket of vanuit een folder.
- De verkoopfacturen komen zo in onze applicatie terecht en worden van daaruit doorgestuurd naar de boekhouding voor verwerking
Het digitaliseren van pdf's in onze applicatie verloopt met de meeste pakketten vlot, dankzij een goede tot zeer goede factuurherkenning. Wanneer een UBL-factuur wordt verwerkt, is de factuurherkenning steeds 100% in de veronderstelling dat de UBL correct werd opgesteld door het facturatiepakket.
Pakketten waarmee onze applicatie automatisch (in 2 richtingen) integreert
Een aantal facturatiepakketten op de markt gingen een stap verder en kozen ervoor om onze zogenaamde API (koppeling) te implementeren. In dit geval worden facturen uit deze pakketten automatisch elke nacht opgeladen naar het portaal (zonder de unieke emailadressen te moeten ingeven) én wordt in sommige gevallen ook de betaalstatus van deze facturen teruggekoppeld naar het facturatiepakket, zodat daar de opvolging van betalingen beheerd kan worden.
De lijst van pakketten waarmee wij naadloos integreren, vind je hier: https://www.clearfacts.be/nl/partners/
Voor enkele van deze pakketten vind je op onze FAQ-pagina meer uitleg bij de specifieke integratie.
Weetje: als je als kantoor één specifiek facturatiepakket kiest en aan je klanten wil aanraden, dan kan kan je dit laten opnemen in het app center van ons klantenportaal. We voorzien dan een icoontje van deze software op de pagina ‘Apps & Links’ voor je klanten. De klant kan op die manier makkelijk doorklikken naar de facturatiesoftware vanuit zijn portaal.
Koppeling via Codabox
Ben je met je kantoor aangesloten op CodaBox en heb je de CodaBox API met onze applicatie geactiveerd? Dan kan je alle online facturatiepakketten voorstellen die integreren met CodaBox.
Als je in het facturatiepakket de koppeling met CodaBox activeert, worden de facturen vanuit het facturatiepakket doorgestuurd naar CodaBox. Na ontvangst bij CodaBox worden de verkoopfacturen automatisch doorgestuurd naar onze applicatie en ingelezen in de digitale Verkoop-postbus. We checken de Codabox API 1 x per uur.
Je vindt een lijstje van compatibele facturatiepakketten met CodaBox op de pagina: https://www.codabox.com/nl/partners/
Verkoopfacturen uit gekoppelde pakketten automatisch doorsturen naar werklijst
Je klant kan ervoor kiezen om de verkoopfacturen die worden aangeleverd uit een geïntegreerd facturatiepakket, rechtstreeks door te sturen vanuit zijn postbus Verkoop en er niet meer naar te kijken. Aan de hand van de auto-forward functie, kunnen de facturen rechtstreeks in de werklijst worden aangeleverd, zonder via de verkoop-postbus te passeren.
Deze 'Auto-forward verkoopfacturen' functionaliteit, kan je activeren in de Dossierinstellingen van het klantenportaal > Invoerkanalen.
