Connexion simple sans action automatique
Tout logiciel de facturation (en ligne) permettant de créer une facture de vente au format PDF ou UBL et de l'envoyer par e-mail est en principe compatible avec notre plateforme. L'e-mail avec lequel la facture PDF ou UBL est envoyée peut être lu dans notre application et ensuite récupéré pour traitement.
En bref, la connexion la plus simple avec notre application se déroule comme suit :
- À partir d'un logiciel de facturation (en ligne), les factures de vente sont envoyées aux clients sous forme numérique, plus précisément en format PDF ou UBL en annexe à un e-mail
- L'adresse électronique de vente unique de notre application est placée en cc (ou bcc) de l'e-mail par le biais des paramètres du logiciel de facturation.
- Alternative possible pour les factures PDF : Les factures sont téléchargées en masse dans la boîte aux lettres de vente de notre application. C’est possible directement depuis le logiciel facturation ou via un dossier.
- Les factures de vente arrivent dans notre application et sont ensuite envoyées à la comptabilité pour être traitées.
La numérisation des PDF dans notre application fonctionne sans problème avec la plupart des logiciels, grâce à une bonne voire très bonne reconnaissance des factures. Lorsqu'une facture UBL est traitée, la reconnaissance se fait toujours à 100 % en supposant que l'UBL a été préparée correctement par le logiciel de facturation.
Logiciels avec lesquels notre application s'intègre automatiquement (dans les deux directions)
Un certain nombre de logiciels de facturation sur le marché sont allés plus loin et ont choisi d'implémenter notre API (connexion). Dans ce cas, les factures de ces logiciels sont automatiquement téléchargées de nuit sur le portail (sans avoir à saisir les adresses électroniques uniques) et, dans certains cas, le statut de paiement de ces factures est également restitué sur le logiciel de facturation, de sorte que le suivi des paiements peut y être géré.
La liste de ces logiciels se trouve sur : https://www.clearfacts.be/fr/integrations/
Notre page FAQ donne plus d'explications en matière d'intégration avec certains d'entre eux.
Bon à savoir : Si votre bureau choisit un logiciel de facturation spécifique et souhaite le recommander à vos clients, vous pouvez l'inclure dans l'app center de notre portail client. Nous prévoyons alors une icône de ce logiciel sur la page "Apps & Links" pour vos clients. Le client pourra ainsi accéder facilement aux logiciels de facturation depuis son portail.
Connexion via Codabox
Votre bureau est connecté à CodaBox et vous avez activé l'API de CodaBox avec notre application ? Dans ce cas, vous pouvez proposer tous les logiciels de facturation en ligne qui s'intègrent à CodaBox.
Si vous activez le lien avec CodaBox dans le logiciel, les factures seront envoyées de ce dernier à CodaBox. Dès leur réception chez CodaBox, les factures de vente sont automatiquement transmises à notre application et lues dans la boîte aux lettres numérique des ventes. Nous vérifions l'API Codabox toutes les heures.
Vous trouverez une liste des logiciels compatibles avec CodaBox sur la page : https://www.codabox.com/fr/partenaires/
Envoyer automatiquement les factures de vente de logiciels connectés à la liste de travail
Votre client peut choisir de transférer directement les factures de vente délivrées par un logiciel de facturation intégré depuis sa boîte aux lettres des ventes et ne plus les consulter. Grâce à la fonction de transfert automatique, les factures peuvent être transmises directement à la liste de travail sans passer par la boîte aux lettres des ventes.
La fonctionnalité s'active dans Paramètres du dossier du portail client > Canaux d'entrée.
