Wanneer één of meerdere documenten werden ingevoerd en klaargezet in één van de digitale postbussen van je portaal, kunnen ze voor verwerking overgedragen worden aan je boekhouding. Afhankelijk van de instellingen binnen je portaal kan de overdracht van de facturen gebeuren met of zonder extra uit te voeren validatie-acties.
Opgelet: Facturen dienen steeds 'individueel' overgemaakt te worden, tenzij anders overeengekomen met je dossierbeheerder. Wanneer een bestand met meerdere facturen werd opgeladen of gescand, dienen de facturen opgesplitst te worden vooraleer ze ingediend kunnen worden voor verwerking (zie Documenten opsplitsen).
Facturen verzenden
Klik op de naam van de factuur binnen de digitale postbussen Aankoop en Verkoop. Het document wordt geopend.
Als je in het volgend scherm op de blauwe knop Verzenden klikt, krijg je een keuzelijst van beschikbare dagboeken (als er verschillende zijn) en kan je het dagboek selecteren waarbinnen je de factuur wil registreren.
Je kan het document ook onmiddellijk vanuit de postbus doorsturen. Je selecteert de factuur en klikt op de knop Verzenden bovenaan het scherm. Selecteer het dagboek (als er verschillende zijn) waarbinnen je de factuur wil registreren.
Je kan ook meerdere documenten tegelijk verzenden en als je alle documenten in het postvak wil selecteren, klik je op het vakje bovenaan de kolom naast Naam.
Klik op Verzenden en selecteer het dagboek waarbinnen je de desbetreffende factuur wil laten registreren. De geselecteerde facturen worden doorgestuurd voor verwerking en verschijnen in de In verwerking-lijst onderaan in de verticale menu-balk links van je portaal:
De documenten worden vervolgens opgeslagen in het Archief.
Diverse documenten verzenden
Alle documenten die relevant zijn voor je boekhouding maar niet als factuur kunnen doorgestuurd worden, worden ingediend als Divers document, bvb. contracten, overeenkomsten, statuten, aflossingstabel, beleggingsdocumenten, ...
Het selecteren van documenten gebeurt op dezelfde manier als hierboven beschreven voor de facturen.
Bij het Verzenden, kan je aangeven om welk type document het gaat.
Als het document verzonden is, wordt het doorgestuurd voor verwerking binnen de boekhouding en wordt het ook onmiddellijk opgenomen in het Archief.
Postbussen raadplegen en documenten verzenden kan ook vanuit onze mobiele app.
