Si un ou plusieurs documents ont été présentés et mis dans l'une des boîtes aux lettres électronique de votre portail, ils peuvent être transférés pour le traitement à votre comptable. Selon les paramètres de votre dossier définis par votre comptable, le transfert des documents peut se faire avec ou sans validation supplémentaire des documents.
Attention : Les factures doivent toujours être transmises "individuellement", sauf accord explicite avec votre comptable. Quand un fichier PDF avec plusieurs factures a été transmis ou scannée, les factures doivent être réparties en plusieurs documents avant de pouvoir être soumis à un traitement (voir Scinder des documents).
Transmettre des factures
Dans les boîtes électroniques (par exemple des achats), cliquez sur le nom du fichier et le document s'ouvrira.
Dans cet écran, en cliquant sur le bouton bleu "Envoyer", vous pouvez sélectionner dans la liste des journaux proposés (s'il y en a plusieurs) celui qui est le plus approprié pour ce document.
Il est également possible d'envoyer le document à partir de la boîte électronique. Vous sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton bleu "Envoyer" qui apparaît en haut de l’écran. Dans la liste des journaux proposés (s'il y en a plusieurs), vous choisissez celui qui est le plus approprié pour ce document.
Il est aussi possible d'envoyer plusieurs documents en même temps et si vous voulez sélectionner tous les documents dans la boîte électronique, vous cochez la case a côté de "Nom" au-dessus de la première colonne.
Cliquez sur le bouton bleu "Envoyer" qui apparaît en haut de l’écran. Dans la liste des journaux proposés, choisissez celui qui est le plus approprié pour les documents et envoyez-les.
Après avoir envoyé les documents, ils disparaîtront des boîtes d'achats et de vente et arriveront dans la boîte électronique "En traitement".
Les documents sont ensuite enregistrés dans l'Archive.
Envoyer des documents divers
Pour tous les autres documents qui sont pertinents pour votre comptabilité, mais ne sont pas des factures d’achats ou de ventes, vous devez utiliser le type de documents divers. Quelques exemples : contrats, statuts, tableau d’amortissements, etc.
Vous pouvez sélectionner, ouvrir et modifier les documents comme décrit ci-dessus pour les factures.
En cliquant sur le bouton bleu "Envoyer" qui apparaît en bas de l’écran, vous pouvez sélectionner le type de document.
Si le document est envoyé, il est transmis pour traitement à la comptabilité et enregistré dans l'Archive.
Il est également possible de consulter les boîtes aux lettres et d'envoyer des documents à partir de notre application mobile.
