Les différentes étapes du processus de traitement d'une facture sont:
Dans cet article, nous expliquons la troisième étape, l'enrichissement du processus de traitement.
Les attributions les plus importantes de l'enrichissement sont:
- Le détermination de la période comptable
- La détermination des tiers
- La détermination des comptes
- La détermination du code TVA
- La détermination du numéro du document
1. La détermination de la période comptable
La période comptable est dérivée de la date de facture qui est reconnue sur la facture (Voir point 2).
Elle peut toujours être adaptée dans la Liste de travail ou pendant l'annotation/validation de la proposition d'écriture.
Attention: Une période comptable peut uniquement être sélectionnée si elle est 'ouverte' dans le dossier en question.
Si la période comptable 'correcte' n'est pas disponible, il sera impossible de sélectionner une période comptable (la liste de sélection dans la Liste de travail sera vide) ou bien une période comptable incorrecte (= la période 'ouverte' la plus pertinente) sera présentée .
2. La détermination des tiers (cascade)
Si le numéro TVA/d'entreprise du Tiers a été reconnu sur la facture* (voir étape 2 dans le schéma en haut) et est déjà présent dans une des fiches du dossier, le tiers existant du dossier est sélectionné et repris avec les coordonées du dossier.
* Les tiers d'un dossier sont tout d'abord identifiés sur base du numéro TVA/d'entreprise trouvé sur la facture. En l'absence d'un numéro TVA/d'entreprise (lisible) un contrôle supplémentaire est fait sur base du numéro de compte IBAN qui est aussi lu sur la facture et qui est éventuellement sauvegardé dans le dossier.
Si le tiers n'est pas trouvé dans le dossier et un n° TVA/d'entreprise peut être lu sur la facture, un nouveau tiers est créé et proposé sur base des coordonnées venant de VIES (VAT Information Exchange System) ou de la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises).
La création d'un nouveau Tiers est explicitement indiquée en utilisant [Nouveau fournisseur] et [Nouveau client].
ASTUCE: Si possible, éviter la création de nouveaux clients et fournisseurs. Vérifier bien si le tiers n'existe pas encore dans la liste des clients et fournisseurs disponibles. S'il existe, sélectionnez le tiers existant et confirmez immédiatement l'enlèvement du nouveau tiers pour éviter qu'une nouvelle fiche soit créée dans le logiciel de comptabilité:
Si on n'a pas reconnu un n° TVA/d'entreprise du tiers (à cause d'un numéro illisible ou d'une facture d'une personne privée), il n'y a pas de proposition d'un tiers dans la proposition d'écriture. Dans ce cas-là, la proposition d'écriture ne peut pas être envoyée (statut = NOK).
ASTUCE: Si on ne peut pas reconnaître de n° TVA/d'entreprise, un Tiers (générique) peut toujours être proposé sur base des paramètres du dossier [Enrichissement]:
Les différentes possibilités sont:
- AIR – Sans nr TVA du tiers: dans ce cas-ci, la valeur du tiers devient "Fournisseur divers" ou "Client divers".
- Utiliser fournisseur par défaut dans AIR: le fournisseur spécifique que vous voulez attribuer par défaut à l'écriture est choisi quand il n'y a pas de reconnaissance d'un n° de TVA/d'entreprise par AIR.
- Utiliser client par défaut dans AIR: le client spécifique que vous voulez attribuer par défaut à l'écriture est choisi quand il n'y a pas de reconnaissance d'un n° de TVA/d'entreprise par AIR.
3. La détermination de la catégorie ou du compte GL (cascade)
Afin de déterminer la catégorie ou le compte GL de la première ligne de détail de la proposition d'écriture on regarde, un par un, en cascade et dans l'ordre ci-dessous:
[1] Le compte GL le plus utilisé dans l'historique des transactions du logiciel de comptabilité pour ce Tiers pendant l'exercice précédent et actuel;
[2] La présence d'un compte par défaut défini pour la fiche du client ou du fournisseur dans le logiciel de comptabilité;
[3] Finalement, on regarde la dernière Catégorie utilisée de l'historique des propositions d'écriture dans notre plateforme.
[4] Spécifiquement pour le traitement des factures d'Achat, un compte GL de ventes par défaut peut être paramétré sur lequel il faudra comptabiliser les factures si on ne trouve pas d'autres données en utilisant la cascade décrite ci-dessus; par exemple quand un nouveau client est créé.
[Paramètres du dossier - Enrichir - Compte GL de ventes par défaut]:
[5] Si, après l'application des règles ci-dessus, il est impossible de proposer une catégorie ou un compte GL, la ligne de détail est créée sur un compte d'attente (999999, 499999, 499000).
Le compte d'attente doit être adapté dans notre plateforme ou dans le logiciel de comptabilité pendant la validation/correction de la proposition d'écriture.
4. La détermination du code TVA (cascade)
Afin de déterminer le code TVA, on regarde, dans l'ordre suivant:
[1] Le code TVA de l'historique de transaction du logiciel de comptabilité pour le tiers et le compte GL en question
[2] Le code TVA par défault comme paramétré dans le logiciel de comptabilité sur:
1) La fiche du client ou du fournisseur
2) Le compte GL
Attention: cette première règle est uniquement d'application dans les connecteurs pour WinBooks, Exact Online et BOB 50!
[3] Sinon, notre plateforme prend le code TVA lié à la catégorie (du schéma de catégories) du dossier qui correspond au compte GL sélectionné.
Voir [Configuration – Catégories comptes de résultat]:
5. La détermination du numéro du document
Lors de l'envoi des propositions d'écriture de la liste de travail, les propositions d'écritures sont d'abord triées par journal, période comptable et numéro de facture. Ensuite, elles sont numérotées de façon sequentielle et le premier numéro du document sera le premier numéro disponible du Journal en question.
Attention: Lors de la composition du Numéro de document, on tient compte du format comme défini dans les paramètres du Journal en question:
