Est-ce que les factures doivent être conservées sur papier ou est-ce qu’une version digitale suffit ?

La réponse courte ? Une version digitale suffit. Dans notre plateforme, les factures sont conservées pendant sept (7) ans dans l’archive digitale. 

Le SPF Finances confirme que vous pouvez conserver des factures sur papier et sous forme électronique : « Vous pouvez conserver les factures sur support papier ou électronique, quel que soit le format d’origine. Le mode de conservation doit néanmoins permettre de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de ces factures. Ceci implique que vous devez éviter toute manipulation éventuelle des factures. De plus, vous devez garantir l’inaltérabilité des factures dès la délivrance et la réception de celles-ci et jusqu’à l’expiration du délai de conservation.

La forme ou le format des factures peuvent changer, mais uniquement lorsque l’authenticité et l’intégrité restent garanties. Vous pouvez librement choisir la manière d’apporter ces garanties.”

Pour toute question juridique sur les factures électroniques, voir cette page du SPF Finances: Conserver des factures électroniques.

L’archive de notre plateforme remplit les conditions du gouvernement :

  • Il est impossible de toucher à l’identité du fournisseur ou de l’éditeur de la facture ;
  • Le contenu de la facture (dates, montants, …) ne peut plus être changé
  • Dans l’archive, les factures peuvent être lues grâce à la prévisualisation et les fonctions de téléchargement
  • Le filigrane avec le numéro du document garantit l’unicité du document et fait référence au traitement dans la comptabilité

Les factures sont conservées sur un serveur dans le cloud.   Ce serveur ne doit pas se trouver en Belgique, mais doit être accessible de la Belgique, ce qui est le cas des « Amazon Web Services » que nous utilisons. 

ASTUCE: Si vous décider quand même de conserver (temporairement) les factures sur papier, il suffit d’indiquer sur les factures que la numérisation a été réalisée, par ex. avec une indication “Traité” ou un horodatage.  Vous pouvez retrouver le numéro du document dans l’archive digitale. 

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