Het korte antwoord is: een digitale versie volstaat. In ons platform worden facturen tien jaar bewaard in het digitaal archief. Let wel: dit geldt zolang een dossier actief is. Als je een dossier deactiveert, worden 6 maanden na de deactivatiedatum alle documenten van dat dossier verwijderd. Zorg er dus voor dat je de nodige documenten downloadt en aan je klant bezorgt als je een dossier deactiveert (zie Documenten of archief van een dossier downloaden).
Ook de FOD Financiën bevestigt dat je facturen zowel op papier als digitaal kan bewaren: “U kunt uw facturen zowel op papier als elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat. De wijze van bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat u elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet vermijden. Bovendien moet u de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn waarborgen.
Het formaat van de facturen mag wel wijzigen, maar alleen als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop deze waarborgen worden verstrekt, kiest u vrij.”
Voor alle juridische vragen over elektronische facturen, kan je terecht op deze link: Bewaren | FOD Financiën (belgium.be)
Het digitaal archief van ons platform voldoet aan de opgelegde voorwaarden van de overheid:
- Aan de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur kan niet meer geraakt worden
- De inhoud van de factuur (datums, bedragen, …) kan niet meer gewijzigd worden eenmaal opgeslagen in het archief
- De leesbaarheid wordt mogelijk gemaakt in het archief door middel van de preview en download functies
- Het watermerk met documentnummer zorgt bovendien voor de uniciteit van het document en de verwijzing naar de verwerking in de boekhouding
De facturen worden bewaard op een server in de cloud. Die server moet zich niet in België bevinden, maar moet wel vanuit België toegankelijk zijn. Dat is het geval voor de cloud services van Amazon Web Services waarop wij een beroep doen.
TIP: Mocht je alsnog besluiten papieren facturen (tijdelijk) fysiek te bewaren, dan volstaat het deze facturen te voorzien van een bevestiging dat de digitalisatie effectief gebeurd is. Een ‘V’erwerkt-indicatie of een datumstempel volstaan hiervoor. Het documentnummer zelf vind je terug in het Digitaal Archief.