Monitoring op kantoorniveau
Via deze tabbladen krijg je een overzicht van een aantal belangrijke activiteiten in ons platform:
- Opvolging synchronisatie: hier worden de taken van de connector getoond en opgevolgd. Via filters bovenaan kan je o.a. selecteren op specifieke taken of dossiers. In de “Status”-kolom komt de betekenis van de bolletjes overeen met die van zwarte/oranje/rode streepjes in de actieve klantenmonitor (zie “Betekenis van symbolen in de actieve klantenmonitor”)
- Factuurverwerking: geeft aan hoeveel facturen per dossier per maand verwerkt zijn. Filters laten je toe om specifieke gegevens op te zoeken (bv per dossierverantwoordelijke, per type factuur, enz.) . Deze data kunnen makkelijk naar excel worden geëxporteerd.
- Gebruik AIR: geeft aan hoeveel documenten door de herkenning zijn gegaan. Dit getal is altijd hoger dan het aantal facturen, omdat er soms documenten worden verwijderd of teruggestuurd en opnieuw door de herkenning gaan.
- Gebruik SEPA: aantal gedownloade SEPA-betalingsbestanden
- Gebruik CodaBox: geeft een overzicht van de bankrekeningen waarvoor we via CodaBox financiële informatie kunnen ophalen
- Gebruik Mobile App: geeft een overzicht van de dossiers die documenten aanleveren via de mobile app. Per dossier zie je hoeveel facturen per maand worden aangeleverd. Helemaal bovenaan vind je het aantal actieve gebruikers van de mobiele app.
- Gebruik Kyte: als je onze facturatiemodule Kyte gebruikt, krijg je hier informatie over het aantal dossiers waarvoor Kyte actief is. Daarnaast krijg je een overzicht van het aantal factureerbare dossiers. Die laatste informatie is niet beschikbaar als de klant zelf zijn Kyte-abonnement betaalt. Als je op het cijfer klikt, krijg je meer informatie.
- Gebruik Peppol: per dossier zie je de Peppol-registratiestatus. De status wordt elke 24 uur automatisch geverifieerd en geüpdatet. Daarnaast krijg je een overzicht van het aantal documenten ontvangen via Peppol per maand, en het totaal van de laatste 12 maanden. Je ziet ook het totaal aantal ontvangen documenten van alle dossiers.
Een overzicht van alle Peppol-registratiestatussen:
- Geregistreerd: het dossier is geregistreerd op Peppol via het access point van het platform (via Peppol Direct)
- Niet geregistreerd: het dossier is niet geregistreerd op Peppol
- Reeds geregistreerd: het dossier is al via een ander softwarepakket (access point) geregistreerd op Peppol. Opgelet: dat kan ook via VOILA zijn. Het is dus niet mogelijk om het registratieproces via Peppol Direct/dit platform te starten.
- In afwachting: de registratie is gestart, maar nog niet afgerond. Meestal duurt dit slechts enkele seconden.
- Niet gekend: de registratiestatus kon niet geverifieerd worden, omdat het btw- of ondernemeingsnummer van het dossier ongeldig is.
- Gefaald: reeds geregistreerd: de ondernemer heeft zich proberen te registreren via Peppol Direct, maar het is niet gelukt. Hij moet zich eerst uitschrijven bij zijn andere access point. Van zodra de onderneming afgemeld is, zal hij via ons platform geregistreerd worden. We proberen in dit geval immers gedurende 30 dagen de onderneming op ons access point te registreren en dat kan alleen als er geen registratie meer gevonden wordt bij een ander access point.
- Gefaald: technische fout: er is iets misgelopen, probeer het nog eens opnieuw
De status wordt elke 24 uur geverifieerd en geüpdatet. De ondernemer kan de status sneller vernieuwen door op "Status vernieuwen" te klikken in de dossierinstellingen van het portaal. Dat is vooral van toepassing als de ondernemer zich uitgeschreven heeft bij zijn andere access point tijdens de registratie op ons platform. Van zodra hij is uitgeschreven, zal zijn status wijzigen naar "Geregistreerd" als hij op "Status vernieuwen" klikt. Anders zal de status na 24 uur automatisch aangepast worden. (zie: Documenten ontvangen via Peppol)
Monitoring op dossierniveau
Een aantal van de bovenstaande tabbladen zijn ook beschikbaar om activiteiten te monitoren op dossierniveau:
- Opvolging synchronisatie
- Factuurverwerking
- Gebruik SEPA