Qu'est-ce qu'une tâche
Chaque jour, plusieurs tâches sont préparées et mises à disposition du connecteur, comme :
- le traitement et la suppression de propositions d'écriture
- la synchronisation de dossiers
- l'activation de nouveaux dossiers
- ...
Tous les 5 à 10 minutes, le connecteur vérifie s'il y a des tâches à exécuter. La séquence de l'exécution suit l'ordre de la présentation : la première tâche présentée sera la première tâche exécutée. S'il y a des tâches qui sont encore en cours après 5 à 10 minutes ou si beaucoup de tâches sont envoyées en même temps, l'exécution peut engendrer du retard.
Par exemple: si certaines tâches ne sont pas achevées après 5 à 10 minutes, les tâches suivantes seront démarrées à l'activation suivante (après 5 à 10 min.). Chez les bureaux comptables avec beaucoup de dossiers, nous installons plusieurs connecteurs qui sont capables de traiter des tâches de dossier en parallèle. Ainsi, le retard est fortement réduit.
Il ne faut donc jamais relancer une synchronisation.
Que se passe-t-il si une tâche échoue?
Les exemples possibles d'échec de la tâche sont :
- problèmes de connection avec le logiciel de comptabilité (p.ex. indisponibilité temporaire de l'API)
- période incorrecte
- journal incorrecte
- erreur dans la base de données
- mauvais code tva
- double encodage
- ...
Si une tâche pour un dossier échoue, le dossier est temporairement bloqué et on tente de créer automatiquement une instruction comptable. Ce dernier vous montre quelle action vous devez entreprendre pour résoudre le problème. Les instructions pour les comptables se trouvent sous "Surveillances > Suivi de la synchronisation". Nous vous recommandons de vérifier régulièrement ces tâches. Un e-mail vous est envoyé lors de la création d'une tâche. Si rien n'a été fait après plus de 5 jours, vous recevrez un e-mail de rappel (voir plus loin).
Si le problème ne peut être résolu par un collaborateur de bureau, notre équipe de support intervient pour éviter les erreurs résultant de la première tâche (erronée).
Dans "Clients actifs", vous pouvez également voir si des tâches ont échoué grâce aux lignes rouges ou oranges dans la colonne de gauche. En cas de lignes rouges, notre équipe de support devra intervenir. En cas de lignes oranges, il y aura une instruction dans l'écran "Surveillance" que vous pouvez exécuter vous-même pour résoudre le problème.
Cliquez sur les lignes pour être dirigé vers "Surveillance".
Pour les tâches liées à l'activation d'un dossier, il est possible pour le collaborateur de bureau d'intervenir lorsqu'une erreur se produit :
- Si vous avez accidentellement saisi un mauvais code de dossier lors de l'activation d'un dossier, vous pouvez le corriger en saisissant le code correct, puis en redémarrant la tâche avec les flèches.
- S'il s'agit d'une activation erronnée, vous pouvez annuler ou terminer la tâche "Client/Activer dossier" en cliquant sur la croix à droite
Suivi des tâches
Il existe plusieurs possibilités pour faire le suivi des tâches :
- Pour tous les dossiers : dans l'écran "Client actifs" via "Surveillance" (uniquement comme utilisateur Admin) - voir ci-dessus
- Par dossier: dans l'écran du dossier, cliquez sur "Surveillance dossier" (comme gestionnaire du dossier)
Saisissez les filtres voulus (par défaut, les tâches échouées et les tâches avec une instruction comptable sont montrées)
Dans la colonne de gauche, vous voyez le statut et à droite vous pouvez lire les instructions à exécuter s'il faut réactiver une tâche.
Comment savoir qu'une instruction comptable doit être exécutée?
Vous recevrez un e-mail dès qu'une instruction comptable a été créée pour vous.
Cependant, il arrive que vous ne puissiez pas exécuter l'instruction comptable immédiatement et que vous oubliiez d'avoir reçu l'e-mail. C'est pourquoi nous envoyons également un e-mail de rappel. Tous les quinze jours, le lundi, vous recevrez un e-mail contenant toutes les instructions comptables qui n'ont pas encore été traitées.
Ce sera uniquement le cas si l’instruction comptable la plus ancienne a été créée il y a plus de 5 jours. Si aucune des instructions comptables ne date de plus de 5 jours, nous vous donnons un peu plus de temps pour les exécuter et n'envoyons pas d'e-mail.
Un exemple:
L’e-mail de rappel est planifié le lundi, 20.11
- Scénario 1 : le dossier A a sa plus ancienne instruction comptable le 16.11 à aucun courriel de rappel ne sera envoyé.
- Scénario 2 : le dossier B a deux instructions comptables : 1 le 15.11 et 1 le 19.11à un e-mail de rappel est envoyé avec les deux instructions comptables.