Wat zijn taken?
In ons platform worden dagelijks heel wat taken klaargezet voor de connector, zoals:
- boekingsvoorstellen verwerken of verwijderen
- dossiers synchroniseren
- nieuwe dossiers activeren
- ...
Elke 5 à 10 minuten gaat de connector na of er taken moeten worden uitgevoerd. De volgorde van uitvoering gebeurt volgens het tijdstip van aanlevering: de eerste taken worden eerst uitgevoerd. Als er nog taken lopen die langer duren dan 5 à 10 minuten of als er veel taken gelijktijdig worden doorgestuurd, dan kan dit voor wat vertraging zorgen.
Bijvoorbeeld: als bepaalde taken na 5 à 10 min. niet zijn afgewerkt, dan worden de nieuwe taken pas opgepikt bij de volgende activatie (5 à 10 minuten later). Bij accountants met veel dossiers, installeren we daarom verschillende connectoren die in parallel dossiertaken kunnen verwerken. Op die manier is de kans op vertraging veel kleiner.
Het is dus nooit nodig om een taak of synchronisatie opnieuw te lanceren.
Wat gebeurt er als een taak faalt?
Mogelijke voorbeelden voor het falen van een taak zijn:- connectieproblemen met het boekhoudpakket (vb. tijdelijke onbeschikbaarheid van API)
- foutieve periode
- verkeerd dagboek
- fout in de database
- dubbele boeking
- verkeerde btw-code
- ...
We brengen je op de hoogte met een e-mail telkens er een accountant-instructie wordt aangemaakt. Als er na meer dan 5 dagen met de accountant-instructie niets is gebeurd, krijg je een herinneringsmail (zie verder).
In bepaalde gevallen kan het probleem niet worden opgelost door de kantoormedewerker en grijpt ons support team in om fouten te voorkomen die het gevolg zijn van de (foutieve) eerste taak.
Klik op de streepjes om naar "Monitoring" te gaan.
Voor taken die te maken hebben met het activeren van een dossier, kan je als kantoormedewerker gemakkelijker zelf ingrijpen als er een fout gebeurde:
- Als je per ongeluk een verkeerde dossiercode hebt ingevoerd bij de activatie van een dossier, kan je dat oplossen door de juiste dossiercode in te geven en vervolgens te herstarten met de pijltjes.
- Als het om een foutieve activatie gaat, kan je de taak "Klant/Dossier activeren" annuleren/stopzetten door op het kruisje rechts te klikken
Lees ook het artikel: Overzicht monitoring
Taken opvolgen
Er bestaan verschillende manieren om taken op te volgen:
- Voor alle dossiers: in het scherm "Actieve klanten" via "Monitoring" (alleen als Admin-gebruiker) - zie hierboven
- Per dossier: in het scherm van het betreffende dossier, klik op "Monitoring dossier" (als dossierbeheerder)
Voer de gewenste filters in (standaard staat dit op enkel gefaalde taken en taken met een accountant-instructie weergeven).
In de linkerkolom zie je de status en rechts zie je de eventuele instructies die je moet uitvoeren om de taak opnieuw te activeren.
Hoe weet je dat je een accountant-instructie moet uitvoeren?
Als er een accountant-instructie gecreëerd werd voor jou, krijg je daarover een e-mail.
Soms kan je de accountant-instructie echter niet direct uitvoeren en vergeet je dat je de mail hebt gekregen. Daarom sturen we ook een herinneringsmail. Om de twee weken, op maandag, krijg je een mail met alle accountant-instructies die nog niet behandeld zijn.
We doen dit alleen als de oudste accountant-instructie er al langer dan 5 dagen staat. Als geen enkele van de accountant-instructies meer dan 5 dagen oud is, geven we je nog wat extra tijd om ze uit te voeren en sturen we geen mail.
Een voorbeeld:
De herinneringsmail is gepland op maandag 20.11
- Scenario 1: dossier A heeft zijn oudste accountant-instructie op 16.11 --> er zal geen herinneringsmail gestuurd worden
- Scenario 2: dossier B heeft 2 accountant instructies: 1 op 15.11 en 1 op 19.11 --> er wordt een herinneringsmail gestuurd met beide accountant-instructies.