Communicatie met het boekhoudpakket - opvolging van de taken

Wat zijn taken?

In ons platform worden dagelijks heel wat taken klaargezet voor de connector, zoals:

• boekingsvoorstellen verwerken of verwijderen
• dossiers synchroniseren
• nieuwe dossiers activeren 
• ...

Elke 5 à 10 minuten gaat de connector na of er taken moeten worden uitgevoerd.  De volgorde van uitvoering gebeurt volgens het tijdstip van aanlevering: de eerste taken worden eerst uitgevoerd. Als er nog taken lopen die langer duren dan 5 à 10 minuten of als er veel taken gelijktijdig worden doorgestuurd, dan kan dit voor wat vertraging zorgen. 

Bijvoorbeeld: als bepaalde taken na 5 à 10 min. niet zijn afgewerkt, dan worden de nieuwe taken pas opgepikt bij de volgende activatie (5 à 10 minuten later). Bij accountants met veel dossiers, installeren we daarom verschillende connectoren die in parallel dossiertaken kunnen verwerken. Op die manier is de kans op vertraging veel kleiner.
Het is dus nooit nodig om een taak of synchronisatie opnieuw te lanceren.  

Wat gebeurt er als een taak faalt?

Mogelijke voorbeelden voor het falen van een  taak zijn:  

• connectieproblemen met het boekhoudpakket (vb. tijdelijke onbeschikbaarheid van API)
• foutieve periode
• verkeerd dagboek 
• fout in de database 
• dubbele boeking 
• verkeerde btw-code
• ...

Als er een taak voor een dossier faalt, wordt het dossier tijdelijk geblokkeerd en wordt er getracht een automatische accountant-instructie te creëren. Die laatste toont je welke actie je moet nemen om het probleem op te lossen. Accountant-instructies vind je terug onder "Monitoring > Opvolging synchronisatie". We raden je aan om geregeld de taken na te kijken.

In de Actieve klantenmonitor zie je ook of er taken gefaald zijn aan de hand van de rode of oranje streepjes in de linkerkolom.  In het geval van rode streepjes, moet ons support team ingrijpen, bij oranje streepjes zal er een accountant-instructie staan in het "Monitoring"-scherm dat je zelf kan uitvoeren om het probleem op te lossen.

Klik op de streepjes om naar "Monitoring" te gaan.

Voor taken die te maken hebben met het activeren van een dossier, kan je als kantoormedewerker gemakkelijker zelf ingrijpen als er een fout gebeurde:

• Als je per ongeluk een verkeerde dossiercode hebt ingevoerd bij de activatie van een dossier, kan je dat oplossen door de juiste dossiercode in te geven en vervolgens te herstarten met de pijltjes.

• Als het om een foutieve activatie gaat, kan je de taak "Klant/Dossier activeren" annuleren/stopzetten door op het kruisje rechts te klikken

Lees ook het artikel: Overzicht monitoring

Taken opvolgen

Er bestaan verschillende manieren om taken op te volgen: