Aan de hand van het toegangsprofiel van interne (maar mogelijk ook externe) kantoormedewerkers wordt bepaald wat de betreffende medewerkers kunnen doen en zien in de Beheermodule van de toepassing.
Profiel toekennen aan kantoormedewerker
Kantoormedewerkers worden aangemaakt op kantoorniveau in het configuratie-menu "Medewerkers". Het toegangsprofiel wordt bepaald door "Type":
Beschikbare toegangsprofielen
Admin
- Kantoormedewerkers die het profiel Admin toegewezen krijgen, hebben de rechten om de kantoorinstellingen aan te passen en nieuwe kantoormedewerkers aan te maken.
- Admin-profielen hebben bovendien zicht op alle actieve klantendossiers in de "Actieve Klanten Monitor" uitgezonderd de klantendossiers die als 'private' werden aangeduid.
- Admin-profielen hebben ten slotte ook alle rechten op dossierniveau.
Medewerker
- In de "Actieve klanten monitor" hebben kantoormedewerkers met het profiel Medewerker, zicht op en toegang tot de actieve klantendossiers die aan hen zijn toegewezen (direct als dossierbeheerder of indirect via een klantgroep).
- Medewerker-profielen hebben alle rechten op dossierniveau maar geen rechten op kantoorniveau.
- Indien de kantoorinstelling "Klant toevoegen enkel door admin" niet werd aangevinkt, kunnen Medewerker-profielen zelf ook nieuwe klanten vanuit de boekhoudsoftware toevoegen en activeren via het menu "Klanten".
Support
- In de "Actieve klanten monitor" hebben kantoormedewerkers met het profiel Support enkel zicht op de actieve klantendossiers die aan hen zijn toegewezen.
- Support-profielen hebben zeer beperkte rechten op Werklijst-dossiers. Op de betreffende dossiers kunnen ze enkel de Werklijst-functionaliteit gebruiken. Ze hebben geen toegang tot het klantenportaal van deze dossiers noch tot andere functionaliteit of instellingen op dossierniveau.
Medewerkers aan dossiers toewijzen
De toewijzing van kantoormedewerker(s) aan een dossier gebeurt bij de activatie van een nieuw dossier of nadien via de configuratie-parameters van het dossier: Configuratie - Dossierbeheerder of Configuratie - Klantgroep
Opgelet: Aan een dossier kan slechts één dossierbeheerder worden toegewezen en/of één klantgroep. Daarnaast kunnen ook één of meerdere ondersteunende medewerkers worden toegewezen (die ook toegang krijgen tot het dossier).
Zonder toewijzing van een dossierbeheerder of klantgroep zal "het kantoor" (met bijhorend algemeen e-mailadres) toegewezen worden als verantwoordelijke van het dossier.
Toegang tot werklijsten beperken
Aan de hand van bovenstaande profielen, bepaal je wat een medewerker in ons platform kan doen.
Daar bovenop kan je de toegang tot de werklijst van bepaalde dossiers beperken. Opgelet: dit gaat over medewerkers die al toegang hebben tot minstens één dossier.
- Ga naar “Instellingen > Hoe annoteren?” > “Wie kan dossiers annoteren?”
- Klik op het pijltje
- Selecteer wat je wil doen in de dropdown lijst
- “Iedereen met toegang tot het dossier”: laat iedereen toe om te annoteren
- “Beperkte toegang”: bepaal welke individuele medewerkers of medewerkersgroepen kunnen annoteren. Selecteer ze in een dropdown menu.
- “Niemand (dossier blokkeren)”: blokkeer alle werklijsten. Op kantoorniveau zal je dit niet vaak gebruiken, maar op dossierniveau kan het wel nuttig zijn.
Op dossierniveau kan je gelijkaardige beperkingen toepassen via “Dossierinstellingen” > “Annoteren”. Als je op kantoorniveau iedereen toelaat om te annoteren, kan je per dossier nog altijd beperkingen invoeren.