UBL-facturen worden populairder met dank aan het Peppol-netwerk, de Voila-dienst van CodaBox en de Digicrowd community. Ook ons platform biedt meer en meer mogelijkheden voor het boeken van UBL-facturen.
Tot nu toe werden alle UBL-facturen ingelezen op btw-niveau, met andere woorden per btw-percentage werd slechts één detaillijn voorgesteld. Dit had als nadeel dat, als er meerdere artikels met hetzelfde btw-percentage op verschillende grootboeken moesten komen, je ze als boekhouder zelf moest uitsplitsen.
Voor (gewenste) leveranciers kan je nu instellen om gegevens op artikelniveau in te lezen. Zo kan je tot op artikelniveau bepalen waar een factuurlijn in de boekhouding terecht moet komen.
Telkens als er een nieuwe artikelcode op een factuur wordt gevonden, wordt die aangeduid met het label "Nieuw". In de Kantoorinstellingen geef je aan op welke grootboekrekening de artikelcode moet geboekt worden. Je stelt dit één keer in en wij passen het toe op alle volgende facturen. Dat is handig voor veel voorkomende facturen die steeds op dezelfde grootboeken moeten worden geboekt, zoals:
- Sociale secretariaten: zowel de RSZ als de bedrijfsvoorheffing hebben hetzelfde btw-tarief, maar de RSZ moet op de 454000- en de BV op de 453000-rekening geboekt worden. Je kan perfect configureren om dit automatisch te laten verlopen.
- Telecom: als je bijvoorbeeld telefonie en internet wil opsplitsen, enz...
De artikelcodes linken aan grootboekrekeningen
Ga naar: Kantoorinstellingen/UBL artikel items
Selecteer een leverancier
Het label “Nieuw” voor een artikelcode betekent dat er een nieuwe artikelcode werd gevonden die nog niet gelinkt is aan een grootboekrekening.
Klik op het potloodje onder “Bewerken” naast de nieuwe artikelcode.
Vul het grootboekrekeningnummer in waaraan je de artikelcode wil verbinden.
Vink “Actief” aan om de mapping actief te maken en sla de gegevens op. Het label “Nieuw” verdwijnt.
UBL-leveranciers
- Aan de linkerkant zie je de toegevoegde leveranciers. Als je er één selecteert, zie je rechts zijn gegevens en artikelcodes.
- Je kan eenvoudig leveranciers toevoegen door onderaan "Nieuwe UBL leverancier toevoegen" te kiezen. Elk btw-nummer kan slechts één keer toegevoegd worden.
- Een bestaande leverancier kan je niet verwijderen, maar je kan hem wel deactiveren. Toekomstige UBL-facturen worden opnieuw op hoofdniveau (btw-niveau) worden ingelezen.
- "Ik krijg de melding dat de UBL-leverancier al bestaat, maar er wordt niet op artikelniveau geboekt" : dat wil zeggen dat de huidige leverancier al is aangemaakt en gedeactiveerd is. Zoek de leverancier en activeer hem opnieuw.
Artikel mapping
- Onderaan de mapping-tabel is er een mogelijkheid om manueel mappings aan te maken voor artikels door te klikken op "Een nieuwe mapping toevoegen".
- Een artikel kan slechts aan één grootboekrekening worden gekoppeld.
- Als de gekozen grootboekrekening niet bestaat voor een bepaald dossier, dan wordt het totaal voor die artikels op een wachtrekening geplaatst.
- De artikelcode is geen verplicht veld binnen de UBL-standaard. Indien de leverancier geen artikelcode meestuurt in de UBL, dan wordt de naam van het artikel genomen als artikelcode, zodat je toch op artikelniveau kan inlezen. Het enige nadeel is dat, als de leverancier de naam van het artikel wijzigt, er een nieuwe mapping moet gemaakt worden.