INHOUDSOPGAVE
UBL-facturen worden populairder met dank aan het Peppol-netwerk, de Voila-dienst van CodaBox en de Digicrowd community. Ook ons platform biedt meer en meer mogelijkheden voor het boeken van UBL-facturen.
Tot nu toe werden alle UBL-facturen ingelezen op btw-niveau, met andere woorden per btw-percentage werd slechts één detaillijn voorgesteld. Dit had als nadeel dat, als er meerdere artikels met hetzelfde btw-percentage op verschillende grootboeken moesten komen, je ze als boekhouder zelf moest uitsplitsen.
Voor (gewenste) leveranciers kan je instellen om gegevens op artikelniveau in te lezen. Zo kan je tot op artikelniveau bepalen waar een factuurlijn in de boekhouding terecht moet komen.
Telkens als er een nieuwe artikelcode op een factuur wordt gevonden, wordt die aangeduid met het label "Nieuw". In de Kantoorinstellingen geef je aan op welke grootboekrekening de artikelcode moet geboekt worden. Je stelt dit één keer in en wij passen het toe op alle volgende facturen. Dat is handig voor veel voorkomende facturen die steeds op dezelfde grootboeken moeten worden geboekt, zoals:
- Sociale secretariaten: zowel de RSZ als de bedrijfsvoorheffing hebben hetzelfde btw-tarief, maar de RSZ moet op de 454000- en de BV op de 453000-rekening geboekt worden. Je kan perfect configureren om dit automatisch te laten verlopen.
- Telecom: als je bijvoorbeeld telefonie en internet wil opsplitsen, enz...
De artikelcodes linken aan grootboekrekeningen
Ga naar: Kantoorinstellingen/UBL artikelcodes
Selecteer een leverancier
Het label “Nieuw” voor een artikelcode betekent dat er een nieuwe artikelcode werd gevonden die nog niet gelinkt is aan een grootboekrekening.
Klik op het potloodje onder “Bewerken” naast de nieuwe artikelcode.
Vul het grootboekrekeningnummer in waaraan je de artikelcode wil verbinden.
Vink “Actief” aan om de mapping actief te maken en sla de gegevens op. Het label “Nieuw” verdwijnt.
UBL-leveranciers
- Aan de linkerkant zie je de toegevoegde leveranciers. Als je er één selecteert, zie je rechts zijn gegevens en artikelcodes.
- Nieuwe leveranciers worden automatisch aangemaakt en krijgen een duidelijk label "Nieuw". Het aantal nieuwe leveranciers wordt aangegeven door een teller in de tabbladen "Kantoor" en "UBL artikel items". Je moet de nieuwe leverancier wel nog activeren!
- Klik op de naam
- Ga naar "Leveranciersgegevens" en klik op "Bewerken"
- In het popupvenster, vink het vakje "Actief" aan
- Je kan ook zelf leveranciers toevoegen door onderaan "Nieuwe UBL leverancier toevoegen" te kiezen. Elk btw-nummer kan slechts één keer toegevoegd worden.
- Een bestaande leverancier kan je niet verwijderen, maar je kan hem wel deactiveren. Toekomstige UBL-facturen worden opnieuw op hoofdniveau (btw-niveau) ingelezen.
- "Ik krijg de melding dat de UBL-leverancier al bestaat, maar er wordt niet op artikelniveau geboekt" : dat wil zeggen dat de huidige leverancier al is aangemaakt en gedeactiveerd is. Zoek de leverancier en activeer hem opnieuw.
- Als er naast de naam van een leverancier een oranje bolletje staat, betekent dit dat er nieuwe UBL-artikelcodes op een factuur werden gevonden en aangemaakt voor deze leverancier. Je moet de artikelcodes activeren als je ze wil gebruiken bij het boeken - zie verder.
Artikel mapping
- Onderaan de mapping-tabel is er een mogelijkheid om manueel mappings aan te maken voor artikels door te klikken op "Een nieuwe mapping toevoegen". Vink het vakje "Actief" aan om de artikelcode te activeren.
- Een artikel kan slechts aan één grootboekrekening worden gekoppeld.
- Als de gekozen grootboekrekening niet bestaat voor een bepaald dossier, dan wordt het totaal voor die artikels op een wachtrekening geplaatst.
- Je kan verschillende artikelcodes aan dezelfde grootboekrekening toewijzen door ze te selecteren en op de knop "Bewerken" te klikken van de lijst "Artikelcode mapping". In het popup-scherm vul je de grootboekrekening in en activeer je eventueel de inactieve artikelcodes.
- Er zijn verschillende manier om een artikelcode te activeren (of te deactiveren):
- In de kolom actief: klik op Ja/Nee om de status te veranderen (Ja wordt Nee en Nee wordt Ja)
- In de kolom Status: klik op het potloodje en vink "Actief" aan (of af) in het popup-scherm
- Selecteer de artikelcodes via het vakje links, klik op bewerken en in het popup-scherm, vink "Inactieve artikelcodes activeren" aan (of af)
- De artikelcode is geen verplicht veld binnen de UBL-standaard. Indien de leverancier geen artikelcode meestuurt in de UBL, dan wordt de artikelomschrijving genomen als artikelcode, zodat je toch op artikelniveau kan inlezen. Het enige nadeel is dat, als de leverancier de artikelomschrijving wijzigt, er een nieuwe mapping moet gemaakt worden.