Les factures UBL deviennent de plus en plus populaires grâce au réseau Peppol, le service Voila de Codabox et la communauté Digicrowd. Notre plateforme offre aussi de plus en plus de possibilités pour encoder des factures UBL. Jusqu'à présent, les factures UBL étaient lues au niveau du tva, càd : par taux de tva, une seule ligne de détail était présentée. Le désavantage de cette approche était que le comptable devait décorticer lui-même les articles si plusieurs articles avec le même taux de tva devaient être encodés sur différents comptes GL.
Aujourd'hui, notre plateforme vous offre la possibilité de paramétrer que la lecture des données se fasse au niveau de l'article. Cela vous permet de déterminer jusqu'au niveau de l'article où une ligne de facture doit être encodée dans la comptabilité.
Si on trouve un nouveau code sur une facture, il est indiqué avec le libellé "Nouveau". Dans les paramètres du bureau, vous indiquez sur quel compte GL le code d'article doit être encodé. Vous le paramétrez une fois et nous l'appliquons chaque fois que nous rencontrons ce code sur une facture. C'est très pratique pour des factures communes qui doivent toujours être encodées sur les mêmes comptes GL, comme:
- Secrétariat sociaux: l'ONSS et le précompte professionnel ont le même taux de tva, mais l'ONSS doit être encodé sur le compte 454000 alors que le précompte professionnel est encodé sur le compte 453000. Il est parfaitement possible de configurer notre système pour automatiser ce processus.
- Télécom: si vous voulez séparer la téléphonie et l'internet par exemple, etc...
Lier les codes d'articles aux comptes GL
- Rendez-vous sur: Paramètres du bureau/Codes d'article UBL
- Sélectionnez un fournisseur
Le libellé "Nouveau" devant un code d'article veut dire qu'un nouveau code a été trouvé qui n'a pas encore été lié à un compte GL pour ce fournisseur.
- Sous "Modifier", cliquez sur le crayon à côté du code d'article.
- Remplissez les champs et le compte standard auquel vous voulez lier le code d'article.
- Cochez la case "Active" pour rendre le mappage actif.
- Sauver les données.
Vous verrez que le libellé "Nouveau" a disparu.
Fournisseurs UBL
- Du côté gauche, vous voyez les fournisseurs ajoutés. Si vous en sélectionnez un, vous voyez ces données du côté droite et en-dessous, les codes d'articles.
- Les nouveaux fournisseurs sont créés automatiquement et sont indiqués clairement avec le libellé "Nouveau". Le nombre total de nouveaux fournisseurs est affiché dans les onglets "Bureau" et "Articles UBL". Important: il faut toujours activer le nouveau fournisseur!
- Cliquer sur le nom
- Rendez-vous sur "Données du fournisseur" et cliquez sur "Modifier"
- Dans l'écran popup, cochez la case "Actif"
- Vous pouvez ajouter des fournisseurs vous-même en cliquant sur "Ajouter un nouveau fournisseur ubl". Chaque numéro de tva ne peut être ajouté qu'une seule fois.
- Il est impossible de supprimer un fournisseur existant, mais vous pouvez le désactiver. Si vous désactiver un fournisseur, les factures UBL suivants seront à nouveau lu au niveau du tva.
- "J'ai reçu le message que le fournisseur UBL existe déjà, mais on n'encode pas au niveau de l'article": cela veut dire que le fournisseur a été créé, mais désactivé. Retrouvez le fournisseur et réactivez-le.
- Si une boule orange apparaît à côté du nom d'un fournisseur, cela signifie que de nouveaux codes articles UBL ont été trouvés et créés sur une facture pour ce fournisseur. Vous devez activer les codes articles si vous souhaitez les utiliser lors de la réservation - voir ci-dessous.
Mapping de l'article
- En bas du tableau, il est possible de créer des mappages manuellement pour des articles en cliquant sur "Ajouter un nouveau mappage".
- Un article ne peut être lié à un compte GL qu'une fois.
- Si un compte GL est choisi qui n'existe pas pour un certain dossier, le total de ces articles est mis sur un compte d'attente.
- Vous pouvez attribuer différents codes d'article au même compte GL en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton "Modifier" de la liste "Mappage des codes d'article". Dans l'écran contextuel, saisissez le compte GL et activez les codes d'articles inactifs si nécessaire.
- Il existe plusieurs façons d'activer (ou de désactiver) un code article :
- Dans la colonne Actif : cliquer sur Oui/Non pour changer le statut (Oui devient Non et Non devient Oui)
- Dans la colonne Statut : cliquer sur le crayon et cocher (ou décocher) "Actif" dans l'écran popup
- Sélectionnez les codes d'articles via la boîte à gauche, cliquez sur modifier et dans l'écran popup, cochez (ou décochez) "Activer les codes d'articles inactifs"
- Le code d'article n'est pas un champ obligatoire dans le standard UBL. Si le fournisseur n'envoie pas de code d'article dans l'UBL, la description d'article est pris comme code d'article; le seul inconvénient étant qu'un nouveau mappage doit se faire si le fournisseur change la description de l'article.