Les paramètres de bureau valent pour l'ensemble du bureau et l'ensemble des dossiers. Il est possible de s'en écarter pour certains dossiers, en déterminant d'autres paramètres par dossier dans les paramètres de dossier.
Nous distinguons entre plusieurs paramètres de bureau :
- Paramètres généraux
- Comment annoter?
- Paramètres pour les collaborateurs
- Paramètres concernant le dossier permanent et les journaux
- Paramètres avancés
Paramètres généraux
1. Paramètres
Se connecter à…: Le nom donné au portail client et à l'application en général. Ce nom s'affiche tel quel sur l'écran de connexion.
Ajouter un client uniquement par admin : C'est ici que l'on détermine si tout le monde peut activer des dossiers sur la plate-forme, ou uniquement les administrateurs.
Afficher les chiffres clés uniquement pour les périodes déjà traitées ? Si cette option est cochée, les chiffres clés en haut du tableau de bord d'un portail client sont calculés sur la base des périodes comptables clôturées avant la date "Comptabilité mise à jour jusqu'au". Dans ce cas, toutes les données des périodes postérieures à cette date seront affichées en gris dans les graphiques du tableau de bord. Voir le FAQ: Uniquement montrer des chiffres clés validés sur le tableau de bord
Centraliser depuis la liste de travail : Pour Adsolut, BOB 50 et Wings, vous pouvez recourir à la fonction "Centraliser depuis la liste de travail". Les collaborateurs du bureau peuvent ainsi envoyer une proposition d'écriture comme définitive à votre logiciel comptable à partir de notre application. Voir le FAQ: Comment envoyer une proposition d’écriture comme écriture définitive à mon logiciel de comptabilité ?
Activer le module de paiement par défaut : si vous avez acheté notre module de paiement, il sera activé par défaut pour chaque nouveau dossier. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver le module de paiement pour certains dossier dans les paramètres du dossier.
Il y a peut-être d'autres options que vous pourrez cocher.
2. Comment annoter?
- Comptabilité analytique active: cette option est sélectionnée si le module analytique a été activé à votre demande. Le module est disponible pour les logiciel de comptabilité Adsolut, Sage Bob, Exact Online, WinBooks et Wings. Pour plus d'informations, lisez le FAQ : Comment traiter un dossier analytique ?
- Limiter catégories dans la Liste de travail: sélectionnez cette option pour activer votre schéma du bureau. Voir aussi Comment fonctionne le schéma du bureau pour les comptes de résultats ?
- Autoriser les codes TVA intracom. pour les contreparties domestiques
- Utiliser le statut "aide" lors de la validation des propositions d'écriture: ce paramètre permet au collaborateurs du bureau de demander de l'aide lors de l'annotation d'un dossier. Pour plus d'informations, lisez le FAQ : Demander de l'aide pour enregistrer dans la liste de travail
- Dossiers de contrôle : traitement des Documents divers par : sélectionnez les personnes qui peuvent traiter des "Documents divers" dans la liste de travail. Ce paramètre est uniquement d'application pour les clients qui traitent leurs propres documents et qui ont leur propre liste de travail.
- Un collaborateur : valeur par défaut
- Le client : le client peut accéder à une liste de travail avec des documents divers
- Qui peut annoter les documents par défaut ?: avec cette option, vous pouvez déterminer l'accès aux listes de travail.
- Tout le monde ayant accès au dossier
- Accès limité: cette option vous permet d'indiquer des collaborateurs individuels ou des groupes de collaborateurs qui peuvent annoter.
- Personne (dossier bloqué): il est impossible d'annoter des documents. Cette option bloque toutes les listes de travail de tous les dossiers.
- Utiliser SLA: indiquez si vous voulez intégrer vos accords de service avec vos clients dans la plateforme - voir Travailler avec SLA - Accès à la liste de travail - Organisation optimale du travail
- Nombre de jours SLA : notre plateforme tient compte de ces jours pour calculer la date ultérieure du traitement et pour indiquer s'il y a une violation du SLA ou pas
- Activer le bouton Démarrer: le bouton Démarrer dans l'écran des "Clients actifs", vous permet d'accéder immédiatement au dossier contenant le plus grand nombre de documents à traiter ou, si vous travaillez avec des SLAs, au dossier contenant le plus grand nombre de violations de l'accord de niveau de service - voir Travailler avec SLA - Accès à la liste de travail - Organisation optimale du travail
Collaborateurs
L'onglet "Collaborateurs" permet de créer et gérer des collaborateurs.
Complétez les données d'identification :
Prénom/Nom/Adresse e-mail
Type : déterminez le profil du collaborateur sur la plate-forme
- Admin : un profil admin peut gérer les paramètres du bureau et peut consulter et dispose de droits sur l'ensemble des dossiers actifs.
- Collaborateur : un collaborateur n'a pas accès aux paramètres du bureau et ne peut gérer que les dossiers auxquels il est affecté en tant que gestionnaire ou collaborateur, ainsi que les dossiers appartenant à son ou ses groupes de clients.
- Support : un collaborateur n'a pas accès aux paramètres du bureau et ne peut gérer que les dossiers auxquels il est affecté en tant que gestionnaire ou collaborateur, ainsi que les dossiers appartenant à son ou ses groupes de clients.
- Groupes de collaborateurs : vous pouvez déterminer ici à quels groupes de collaborateurs ce nouveau collaborateurs appartient
- Vous pouvez également indiquer pour chaque collaborateur les clients et/ou groupes de clients auxquels il a accès. (Encore configurable après coup)
Une fois créé, le nouveau collaborateur recevra un e-mail avec les données de connexion nécessaires pour accéder à notre plate-forme.
Voir aussi le FAQ: Profils pour les collaborateurs du bureau et accès aux listes de travail
Types de documents divers
Dans cet onglet, vous ne trouverez pas uniquement les catégories de types "Documents divers", mais aussi de type "Dossier permanent".
Les catégories ou types sont utilisés par :
- Le collaborateur de bureau : lors de l'enregistrement et de l'attribution de documents divers ou des documents pour le dossier permanent dans l'archive du portail client.
- L’entrepreneur dans le portail client:
- Dans la boîte aux lettres "Divers" lors de l’envoi de documents vers le comptable.
- Dans l'archive du portail client sous les onglets "Dossier permanent" ou "Documents divers" comme filtre "Type de document".
En cliquant sur “Nouveau type” dans la colonne de gauche, vous pouvez créer de nouveaux types de documents - divers ou permanent.
Pour les documents divers, il existe une liste de base de types standard dans la plateforme ; pour le dossier permanent, cette liste n'existe pas. La création de nouveaux types se fait uniquement au niveau du bureau. Les types sont donc valables pour tous les dossiers, il est impossible d’en créer par dossier.
Dans “Actions”, vous pouvez modifier ou supprimer les types de documents, sauf les types standard de documents divers et les types qui sont utilisés.
Journaux
Lorsqu'un nouveau dossier est activé, des journaux "numériques" spécifiques sont créés dans ClearFacts.
- Dans cet onglet, vous trouverez un aperçu des journaux qui seront créés par défaut à chaque activation.
- Les paramètres des journaux peuvent encore être affinés ou complétés au niveau du dossier si on le souhaite.
Attention : Ces journaux seront également créés dans le logiciel comptable via le connecteur.
Pour les journaux d'achat, vous pouvez déterminer vous-même le format des numéros de document. Cliquez sur le point d'interrogation pour davantage d'explications.
La colonne Note de crédit indique si ce journal est éventuellement exclusivement destiné aux notes de crédit. Si aucun journal réservé aux notes de crédit n'est créé, les notes de crédit seront traitées dans les journaux Achats et Ventes
Activé : Si le journal en question est actif pour votre bureau, il sera créé à l'activation de chaque nouveau dossier.
Actions : L'action d'édition permet de modifier l'alias, la description ou le format du numéro de document pour le journal concerné.
Paramètres avancés
- Schéma de bureau : tous les comptes grand livre d'un dossier sont importés sur notre plate-forme. L'objectif du schéma de bureau est de conserver des informations supplémentaires par compte (ou rubrique) pour améliorer l'enrichissement. (Voir : "Comment fonctionne le schéma de bureau pour les comptes de résultats")
- Codes TVA : aperçu des codes TVA génériques utilisés sur notre plate-forme. Les exceptions sont possibles au niveau du bureau ou du dossier (de préférence après concertation avec notre équipe de support).
- Groupes de collaborateurs : les collaborateurs peuvent attribués à des groupes selon l'organisation du bureau.
- Groupes de clients : les groupes de clients peuvent être créés selon l'organisation et le fonctionnement du bureau.
- Groupes de clients IPP: uniquement disponible si le module IPP a été activé pour votre bureau. Tout comme pour d'autres dossiers, vous pouvez créer des groupes de clients pour des dossiers IPP et déterminer quels collaborateurs auront accès à quels dossiers.
Pour les bureaux comptable qui utilisaient le module IPP avant le 21/03/2022, il existe un groupe "All" qui reprend tous les collaborateurs et tous les dossiers. Avant cette date, tous les collaborateurs du bureau avaient accès à tous les dossiers IPP.
- Apps : vous pouvez configurer quelles applications et quels liens seront compris dans l'app center du portail client. (Voir "Fixez vous-mêmes les applications et les liens dans l'App Center de vos clients")
- Communication : voir "Comment communiquer de manière ciblée avec mes clients via le module de communication"