Centraliser depuis la liste de travail
Pour Adsolut, Sage BOB, Wings, WinBooks et Expert/M, les collaborateurs de bureau peuvent utiliser la fonction "Centraliser depuis la liste de travail" pour envoyer une proposition d’écriture comme écriture définitive à leur logiciel de comptabilité.
Pour des dossiers existants, vous pouvez activer la fonctionnalité "Centraliser depuis la liste de travail” dans Paramètres du dossier> Annoter.
Si vous activez la fonctionnalité "Centraliser depuis la liste de travail" au niveau de Bureau>Paramètres, elle sera active pour tous les nouveaux dossiers que vous activez par après.
Après l’activation, un bouton vert et orange apparaissent dans l’écran d’annotation :
Comme chaque logiciel fonctionne de façon différente, nous expliquons le fonctionnement par logiciel.
Adsolut
Le bouton vert envoie la proposition d’écriture comme écriture définitive à Adsolut. En même temps, il vous amène au document suivant dans la liste de travail. Dans Adsolut, le document aura le statut "OK".
Le bouton orange envoie la proposition d’écriture à Adsolut et indique que vous l'avez traité. Ensuite, vous êtes amené au document suivant dans la liste de travail. Dans ce cas-ci, le document apparaîtra dans Adsolut avec le statut "Proposition d’écriture".
Si la fonction "Centraliser depuis la liste de travail" n’est pas activée pour un dossier, les documents sont enregistrés dans Adsolut avec le statut "Proposition d’écriture".
Sage BOB
Le bouton vert envoie le document vers le "journal définitif" dans BOB 50. En plus, il vous amène au document suivant dans la liste de travail.
Le bouton orange envoie le document à la liste des écritures "A centraliser" dans BOB 50. En plus, il vous amène au document suivant dans la liste de travail.
Remarque: Les écritures non-centralisés ne sont pas renvoyés à notre application et ne sont donc pas visibles dans l’archive.
Si la fonction "Centraliser depuis la liste de travail" n’est pas activée pour un dossier, les documents arrivent dans le journal temporaire.
Wings
Le bouton vert envoie la proposition d’écriture à Wings et vous amène au document suivant dans la liste de travail. Il ne faut donc plus rien faire à la proposition d’écriture dans Wings. Le statut changera automatiquement de "Temporaire" à "Définitif" après la clôture de TVA.
Le bouton orange envoie la proposition d’écriture à Wings et vous amène au document suivant dans la liste de travail. Dans Wings, la proposition d’écriture aura le statut "A contrôler" .
Si la fonction "Centraliser depuis la liste de travail" n’est pas activée pour un dossier, les documents auront le status "A contrôler" dans Wings.
WinBooks
Lors de l’installation de notre plateforme, il faudra décider si elle a le droit de transmettre le statut "Fac à approuver pour paie" à Winbooks pendant l’enregistrement des factures. Ceci fait partie de la configuration du connecteur de Winbooks.
Dans Winbooks, ce statut est indiqué avec une boule rouge ou verte qui fait référence au champ "Fac à approuver pour paie" que vous pouvez cocher dans "Paramétrage fichiers" comme zone disponible.
Si la validation est désactivée (le statut d'approbation de la facture ne peut pas être transmis) lors de l’installation, ce champ ne sera pas rempli par le connecteur.
Si la validation est activée (le statut d'approbation de la facture peut être transmis) , le comportement par défaut, ce statut sera toujours rempli par le connecteur.
La fonctionnalité "Centraliser depuis la liste de travail" a uniquement un impact sur les factures d’achat. Elle n'affecte pas les factures de vente afin de garantir que les rappels ne changent pas de statut dans Winbooks.
Si vous utilisez “Centraliser depuis la liste de travail”, des boutons supplémentaires apparaissent dans la liste de travail :
Le bouton vert envoie la proposition d’écriture comme écriture définitive à Winbooks. En même temps, vous êtes amené au document suivant dans la liste de travail. Dans Winbooks, le document apparaîtra avec une boule verte (Statut d’approbation de la facture).
Le bouton orange envoie la proposition d’écriture à Winbooks et vous mène au document suivant dans la liste de travail. Dans ce cas-ci, le document apparaîtra avec une boule rouge (Statut d’approbation de la facture).
Attention : il est impossible de combiner l'utilisation du champ "Fac à approuver pour paie" dans Winbooks avec la fonction “Centraliser depuis la liste de travail” dans notre plateforme, car, dans ce cas-là, notre connecteur modifie automatiquement le champ "Fac à approuver pour paie".
Expert/M
Dans Expert/M vous pouvez attribuer une “Situation” à une facture d’achat ou de vente. Si vous voulez utiliser la fonction "Centraliser depuis la liste de travail" (lors de l’installation de notre plateforme ou plus tard), il est important de se mettre d’accord avec notre service ssur le champ (libre) à utiliser pour indiquer que la proposition d’écriture est validée ou pas.
Dans notre plateforme, si la fonction "Centraliser depuis la liste de travail" est activée, les nouveaux boutons sont utilisés comme suit:
Le bouton vert envoie la proposition d’écriture comme écriture définitive à Expert/M. En même temps, vous êtes amené au document suivant dans la liste de travail. Dans Expert/M, la proposition d’écriture reçoit la “Situation” convenu pour les documents validés.
Le bouton orange envoie la proposition d’écriture à Expert/M et vous mène au document suivant dans la liste de travail. Dans Expert/M, la proposition d’écriture reçoit la “Situation” convenu pour les documents non-validés.
Les paramètres par défaut sont :
- Situation 0 à utiliser pour les écritures définitives (statut "OK"; bouton vert)
- Situation 1 à utiliser pour les écritures qui doivent encore être validées (statut "To be validated", bouton orange)
Attention: si la fonction “Centraliser depuis la liste de travail” n’est pas activée pour un dossier, la situation est mise à 0.
Dans Expert/M, vous trouverez un aperçu des factures via Journaux > Achats (Ventes) > Encodage. Dans la colonne “Situation”, vous trouverez les factures à valider. Si vous double-cliquez sur les premières factures et ainsi vous passez d’une facture à l’autre, il est possible de voir les "Factures à valider" et ensuite de les valider en modifiant la situation (éventuellement après des corrections).
Envoyer des propositions d'écritures comme "centralisés"
Dans la liste de travail, il est possible de sélectionner des propositions d'écritures en masse et de les envoyer comme validés au logiciel de comptabilité. Ainsi, vous pouvez sélectionner des propositions d'écritures avec un haut niveau de confiance et les envoyer au logiciel de comptabilité sans devoir les vérifier là.
Cliquez sur la flèche à côté du bouton "Envoyer" et ensuite sur "Vv Envoyer" pour envoyer les documents sélectionnés comme validés au logiciel de comptabilité.
Préparer des propositions d'écritures pour envoyer directement au logiciel comptable
Une autre manière d'envoyer des propositions d'écriture comme validés au logiciel de comptabilité et de les sélectionner d'abord dans la liste de travail en ensuite de les mettre sur "vv Checked" pour indiquer qu'elles ne doivent plus être vérifiées. Cette opération peut être effectuée en masse en sélectionnant les documents concernés dans la liste de travail et en cliquant sur:
Les documents sélectionnés changeront vers le statut "double checked" et pourront être envoyés au logiciel de comptabilité en tant qu'écritures finales.