Gevalideerd verwerken
Voor Adsolut, Sage BOB, Wings, WinBooks en Expert/M kunnen kantoormedewerkers gebruik maken van de functie “gevalideerd verwerken”. Dat betekent dat ze een boekingsvoorstel als definitief kunnen doorsturen naar hun boekhoudpakket vanuit onze applicatie.
Voor bestaande dossiers activeer je "gevalideerd verwerken" per dossier via Dossierinstellingen > Annoteren.
Als je de functie activeert op kantoorniveau via Kantoor > Instellingen, dan zal ze van toepassing zijn op alle dossiers die daarna geactiveerd worden.
Na activatie, krijg je in het annotatiescherm een oranje en een groene knop:
Elk boekhoudpakket werkt een beetje anders. Daarom bespreken we de functie hieronder per pakket.
Adsolut
De groene knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel definitief verwerkt en naar het volgende document in de werklijst gaat. In Adsolut zal het document verschijnen met status “OK”.
De oranje knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel verwerkt en naar het volgende document in de werklijst gaat. In dat geval zal het document in Adsolut verschijnen met status “Boekingsvoorstel”.
Als de functie niet geactiveerd is op een dossier, worden alle documenten geboekt met status “Boekingsvoorstel”.
Sage BOB
De groene knop zorgt ervoor je het document doorstuurt naar het “definitief dagboek” in BOB 50 en je naar het volgende document in de werklijst gaat.
De oranje knop zorgt ervoor dat je het document doorstuurt naar de “Te centraliseren” boekingen in BOB 50 en je naar het volgende document in de werklijst gaat.
Opmerking: Nog niet gecentraliseerde boekingen worden niet teruggekoppeld naar onze applicatie en zijn dus niet zichtbaar in het digitale archief
Als de functie niet geactiveerd is op een dossier, komen de documenten terecht in het tijdelijk dagboek.
Wings
De groene knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel doorstuurt naar Wings en je naar het volgend document in de werklijst gaat. In Wings hoef je het boekingsvoorstel niet meer te bekijken. De status gaat van “Voorlopig” automatisch naar “Definitief” na de BTW-afsluiting.
De oranje knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel doorstuurt naar Wings en je naar het volgend document in de werklijst gaat. In Wings krijgt het boekingsvoorstel de status “Te controleren”.
Als de functie niet geactiveerd is op een dossier, moet je het boekingsvoorstel met de status “Te controleren” nog valideren.
WinBooks
Bij de installatie van ons platform kan je, als deel van de configuratie van de Winbooks-connector, kiezen of het de status "Goedkeuring van de factuur" mag doorgeven aan WinBooks tijdens het inboeken van facturen. In WinBooks wordt die status getoond als een groen of rood bolletje. Dit verwijst naar het veld “Goedkeuring van de factuur voor betaling” dat bij Parameters > bestanden kan worden aangevinkt als beschikbaar veld.
Als bij de installatie de validatie is uitgeschakeld (de status mag niet doorgegeven worden) , zal dit veld niet worden ingevuld door de connector.
Als de validatie is ingeschakeld (de status mag wel doorgegeven worden) , het standaard gedrag, dan wordt deze status wel altijd ingevuld door de connector.
"Gevalideerd verwerken" heeft bij Winbooks enkel impact op aankoopfacturen. Het heeft geen invloed op verkoopfacturen om ervoor te zorgen dat de reminders niet van status veranderen in het boekhoudpakket.
Als je gebruik maakt van de optie “Gevalideerd verwerken”, verschijnen er extra knoppen in de werklijst:
De groene knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel definitief verwerkt en naar het volgende document in de werklijst gaat. In WinBooks zal het document verschijnen met een groen bolletje (Goedkeuringsstatus van de factuur).
De oranje knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel verwerkt en naar het volgende document in de werklijst gaat. In dat geval zal het document in WinBooks verschijnen met een rood bolletje (Goedkeuringsstatus van de factuur).
Als de functie “Gevalideerd verwerken” niet geactiveerd is, krijgen alle boekingsvoorstellen een rood bolletje in WinBooks.
Opgelet: als je in WinBooks de goedkeuringsstatus van de factuur al gebruikt voor het goedkeuren van betalingen, kan je dat niet combineren met de functie “Gevalideerd verwerken” in ons platform. Onze connector gaat immers de goedkeuringsstatus van de factuur in Winbooks automatisch aanpassen als je gebruik maakt van “Gevalideerd verwerken”.
Expert/M
In Expert/M kan je aan aankoop- of verkoopfacturen een “Toestand” meegeven. Als je “Gevalideerd verwerken” wil toepassen in ons platform (bij installatie of later), moet er afgesproken worden met ons support team welke (vrije) “Toestand” wij kunnen gebruiken om aan te geven of een boekingsvoorstel gevalideerd is of niet.
De groene knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel definitief verwerkt en naar het volgende document in de werklijst gaat. In Expert/M krijgt het boekingsvoorstel de overeengekomen toestand voor gevalideerde documenten toegewezen.
De oranje knop zorgt ervoor dat je het boekingsvoorstel verwerkt en naar het volgende document in de werklijst gaat. In Expert/M krijgt het boekingsvoorstel de overeengekomen toestand voor niet-gevalideerde documenten toegewezen.
De standaardinstelling is de volgende :
- Toestand 0 - te gebruiken voor definitieve boekingen (status "OK"; groene knop)
- Toestand 1 - te gebruiken voor boekingen die nog gevalideerd moeten worden (status "To be validated", oranje knop)
Opgelet: als de functie “Gevalideerd verwerken” niet geactiveerd is op een dossier, wordt de toestand altijd op 0 gezet.
In Expert/M krijg je via Dagboeken > Aankopen (of Verkopen) > Ingave een overzicht van alle facturen. In de kolom “Toestand” zie je welke facturen nog gevalideerd moeten worden. Door te dubbelklikken op de eerste facturen en met de [Volgende] knop telkens naar de volgende factuur te gaan, kan je alle "Nog te valideren facturen" na elkaar overlopen en valideren (door de toestand na eventuele correctie aan te passen).
Boekingsvoorstellen gevalideerd verzenden
In de werklijst kan je boekingsvoorstellen in bulk selecteren en ze als gevalideerd verzenden naar het boekhoudpakket. Zo kan je bv. boekingsvoorstellen met een hoog confidence level in bulk selecteren en verzenden naar het boekhoudpakket zonder dat je ze daar nog moet nakijken.
Klik op het pijltje naast de "Verzenden"-knop en druk vervolgens op “Vv Verzenden” om de geselecteerde documenten als gevalideerd te verzenden naar het boekhoudpakket
Boekingsvoorstellen in bulk klaarzetten om naar het boekhoudpakket te versturen
Een andere manier om boekingsvoorstellen in bulk als gevalideerd naar het boekhoudpakket te sturen, is door ze eerst te selecteren en ze op "double-checked" te zetten. Daarna klik je op verzenden.
Selecteer de documenten die je wil doorsturen en klik op:
Alle geselecteerde documenten krijgen de status "double checked" en kunnen naar het boekhoudpakket verzonden worden als finale boekingen.