Bij de installatie van ons platform, worden specifieke dagboeken (bv.: CFAAN, CFVER, CFA, CFV, CDA…) automatisch aangemaakt in je boekhoudpakket. Daarin komen alle documenten die in ons platform worden geboekt.
Bij het verzenden van documenten vanuit de werklijst, geeft ons platform automatisch een documentnummer aan elke aankoopfactuur. Als dit nummer reeds bestaat (door een manuele boeking rechtstreeks in het boekhoudpakket), ontstaat er een dubbele nummering waardoor dit document niet geboekt kan worden.
Om een unieke nummering te behouden, mag je in het boekhoudpakket niet rechtstreeks boeken op de dagboeken voor ons platform (bv.: CFAK, CFVK, CFA, CFV, CFAAN, CFVER, …).
Als je dat toch doet:
- worden de documenten verzonden uit de werklijst, maar
- kan ons platform de documenten niet verwerken omdat er documentnummers al in gebruik zijn in het boekhoudpakket.
Je vindt ze terug onder de “Boekingsvoorstellen” met “Geboekt = No”
De taak "Verzenden" faalt dus en dat kan je rechtzetten via "Monitoring".
Oplossing:
Ga naar “Monitoring” voor een overzicht van de gefaalde taken.
Bij de instructie “Voor factuur X bestaat al een document met hetzelfde documentnummer in het boekhoudpakket...”, doe je het volgende:
- Onder "Acties", klik op het potlood-icon
- Een popup window "Mogelijk manuele boeking" verschijnt
- Vul het eerstvolgende, vrije documentnummer in (dat nog niet is ingenomen in het boekhoudpakket)
- Klik op "Opslaan"
Alle documenten die niet verzonden konden worden, worden opnieuw in de werklijst gezet met de nieuwe nummering. Van daaruit kan je ze verzenden naar het boekhoudpakket.