Af en toe is het nodig om de pdf van een boekingsvoorstel te vervangen. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn, bijvoorbeeld :
- Een accountant-instructie die je vraagt om het document te verwijderen, omdat het te groot is om naar het boekhoudpakket gestuurd te worden
- Je hebt een nieuwe factuur ontvangen met meer informatie bvb vermelding van een voertuig dat niet op de vorige factuur stond
- Het document is beschadigd en kan niet geopend worden
- ....
Om de pdf te vervangen:
- Ga naar de lijst met boekingsvoorstellen voor het betreffende dossier
- Zoek het te vervangen document in de lijst (eventueel met gebruik van de filters)
- Klik op het icoontje 'Het document van de boeking vervangen'
- Selecteer het nieuwe document via "Choose file"
- Klik vervolgens op "OK"
- Nu is de juiste pdf gekoppeld aan het boekingsvoorstel en komt hij ook terecht in het archief. (De details van het boekingsvoorstel veranderen niet en blijven op de oorspronkelijk ingegeven annotatie staan. Als ze gecorrigeerd werden in het boekhoudpakket komt dit gecorrigeerd in het archief.).
- De pdf moet ook nog gewijzigd worden op jouw server - bij de accountant dus. Dat moet je zelf doen. Ons platform stuurt deze nieuwe pdf niet automatisch door naar je boekhoudpakket.
Opgelet: de pdf moet exact op dezelfde locatie staan en exact dezelfde naam hebben als de te vervangen pdf.
Tip 1: je kan dit nieuwe document downloaden met de stempel met het dagboek en documentnummer erop en dat gebruiken om het oude document in de boekhoudsoftware te vervangen. Klik daarvoor op "Download pdf", het eerste icoontje onder "Acties".
Tip 2: als het document te groot is, kan je eerst het bestaande document downloaden, dan verkleinen (bv met https://smallpdf.com/compress-pdf) en het vervolgens uploaden via deze weg.