Diverse documenten die je klant vanuit zijn klantenportaal doorstuurt, kan je in de werklijst verwerken zoals een factuur. Je vindt ze in het tabblad "Diverse documenten".
Handig weetje: diverse documenten worden niet mee opgenomen in de tellers van de werklijst.
- Verwerken-knop: hiermee geef je aan dat de documenten verwerkt zijn en verwijder je ze uit de werklijst. Ze komen terecht in de dossierpagina.
- Categorie: geeft aan dat het om een divers document gaat
- Type: toont het type dat geselecteerd werd (in eerste instantie door de klant)
- Boekjaar: boekjaar van het document. Je kan het boekjaar aanpassen in deze lijst.
- Datum: datum van het document. Je kan de datum aanpassen in deze lijst.
- Bestand: naam van het bestand. Je kan de naam aanpassen in deze lijst.
- Ingevoerd: datum waarop het bestand is ingevoerd in de werklijst
- Validatie: een divers document krijgt bij aanvang altijd de validatiecode "OK". Je kan het dus onmiddellijk verwerken. Als je het document opent en wijzigt, wordt de validatiecode op "Checked" gezet.
Als je documenten selecteert, kan je ze bewerken en samenvoegen net zoals aankoop- en verkoopfacturen.
Het annotatiescherm
Het annotatiescherm is zeer gelijkaardig aan het annotatiescherm voor facturen. Je kan er dezelfde acties uitvoeren.
Alleen de acties/velden die verschillen ten opzichte het annotatiescherm voor facturen worden hier uitgelegd.
- Categorie: geef aan of het om een divers document gaat of om een document dat in het permanent dossier hoort
- Type: toont het type dat de klant heeft geselecteerd. Als er geen type geselecteerd werd bij het verzenden van het document, staat hier "Geen type". Klik op het pijltje voor een lijst om eventueel een ander type te selecteren.
- Te downloaden: als je dit vakje aanvinkt, markeer je het om later te downloaden. Zo kan je in de dossierpagina alle verwerkte documenten filteren op "Te downloaden" en de gemarkeerde documenten in bulk downloaden in een zip-bestand.
De dossierpagina
Op de dossierpagina krijg je een overzicht van de verwerkte diverse documenten.
Documenten markeren om te downloaden kan zowel in het annotatiescherm (zie hierboven) als op deze dossierpagina. Klik op Ja/Nee in de kolom "Te downloaden" om de downloadstatus van het document te veranderen.
Dankzij de filter kan je verschillende selecties maken, waaronder de documenten die je gemarkeerd hebt als “Te downloaden”.
Klik op de knop “Resultaten downloaden”.
Een popup-scherm vraagt of je de gedownloade documenten wil markeren, zodat je ze later niet opnieuw downloadt.
- Vink het vakje aan en de documenten krijgen de status “Te downloaden = Nee”.
- Klik op de knop “Resultaten downloaden”. De gevraagde documenten worden gedownload in een zip-bestand, onderverdeeld in mappen per boekjaar en per documenttype. Documenten die niet werden toegekend aan een boekjaar, bevinden zich in de map "Algemeen".
De Actieve Klanten Monitor
In de Actieve Klanten Monitor krijg je snel een zicht op het aantal te verwerken en te downloaden diverse documenten.
- "Te verwerken diverse documenten": deze teller geeft per dossier aan hoeveel diverse documenten er in de werklijst staan. Klik op de teller om naar de werklijst te gaan en de documenten te verwerken.
- "Te downloaden diverse documenten": deze teller geeft per dossier aan hoeveel diverse documenten er zijn aangeduid om te downloaden. Klik op de teller om naar de dossierpagina te gaan en de documenten te downloaden.