Wat is kwaliteitscontrole en hoe activeer ik het?
De kwaliteitscontrole laat je toe om boekingsvoorstellen na te kijken en eventueel correcties aan te duiden voor diegene die de factuur heeft verwerkt.
Bij het verzenden van documenten van de werklijst naar het boekhoudpakket, wordt nagegaan of ze moeten nagekeken worden op basis van een vooraf ingesteld percentage. De controle gebeurt dus nadat de facturen in ons platform werden verwerkt. Als er iets aangepast of verbeterd moet worden, moet dat manueel gebeuren in het boekhoudpakket. Het idee hierachter is dat de persoon die de "fout" gemaakt heeft, ook de verbetering aanbrengt.
Om de kwaliteitscontrole te activeren, neem je contact op met onze support-dienst (support@clearfacts.be).
Na activatie verschijnen er twee zaken:
1. Een nieuw tabblad "Kwaliteitscontrole" in de beheermodule
2. De mogelijkheid om een percentage in te stellen dat de hoeveelheid facturen aangeeft die gecontroleerd moeten worden en dit op drie niveaus
- Op kantoorniveau - Instellingen : algemeen percentage te controleren facturen voor het hele kantoor
- Op dossierniveau – Dossierinstellingen - Algemeen: afwijkend percentage ten opzichte van kantoorinstellingen specifiek voor dat dossier, bijvoorbeeld voor een klant met speciale vereisten
- Op medewerkersniveau (Kantoor > Medewerkers > klikken op het "Medewerker bewerken"-icoon): afwijkend percentage voor een specifieke medewerker, bijvoorbeeld iemand die net gestart is
Welke facturen komen in het tabblad kwaliteitscontrole terecht?
- Bij het verzenden van een factuur vanuit de werklijst naar het boekhoudpakket, wordt berekend of deze factuur al dan niet in de kwaliteitscontrole moet worden getoond
- Als er geen instelling is op dossier- en/of medewerkersniveau, dan houden we rekening met het percentage op kantoorniveau
- Als er een instelling is op dossier- OF medewerkersniveau , dan nemen we dit percentage
- Wanneer er een instelling is op dossier- EN medewerkersniveau, dan houden we rekening met het hoogste (strengste) percentage
Facturen controleren en/of verbeteren
Onder "Kwaliteitscontrole" vind je twee overzichten : "te controleren" en "te corrigeren".
Te controleren
- Deze lijst is enkel zichtbaar voor admins. Alleen personen met dit profiel kunnen facturen nakijken.
- Hier staan alle facturen die gecontroleerd moeten worden.
- Er kan gefilterd worden op de facturen van een bepaalde medewerker of medewerkersgroep. Er kan gesorteerd worden door te klikken op de kolomtitels.
- “Controle voor”: de persoon/medewerker die de annotatie heeft opgeslagen (die de status in de werklijst naar "checked" heeft doen veranderen).
- Klik op het oogje om het annotatiescherm te openen met de gegevens zoals ze verzonden werden naar de boekhouding.
- Klik op een veld waar je een opmerking bij wil schrijven.
- Vervolgens opent een popup-scherm om een commentaar te schrijven en de fout te markeren (met een rood kader). Nadat je je opmerking(en) hebt geschreven, klik je op "Opslaan en volgende" om naar de volgende te controleren factuur in de lijst te gaan.
Deze facturen worden aan de betrokken medewerker gemeld (via de teller naast "Kwaliteitscontrole").
- Als de factuur juist geboekt is, klik je op "opslaan en volgende" of "stoppen". De factuur wordt dan als goedgekeurd beschouwd. Deze facturen verdwijnen uit de lijst van de te controleren facturen.
- Met de knop "Alles annuleren" maak je de lijst leeg
Te corrigeren
- Via een teller ziet de medewerker dat er te corrigeren facturen zijn
- Het "Te controleren" tabblad is zichtbaar voor alle medewerkers, maar...
- Ze zien hierin enkel de facturen die ze zelf geannoteerd hebben en waarvoor een opmerking uit de controle kwam.
"Controle door" : degene die de opmerking heeft gegeven.De medewerker kan de aangewezen fout bekijken en melden of deze correctie al dan niet werd uitgevoerd (in het boekhoudpakket). Daarna verdwijnt de factuur uit zijn overzicht.
