Qu'est-ce que le contrôle de qualité et comment l'activer ?
Le contrôle de qualité vous permet de contrôler des propositions d’écriture et d’indiquer des corrections pour la personne qui a traité la facture.
Lors de l’envoi de documents de la liste de travail vers le logiciel de comptabilité, notre plateforme vérifie s’ils doivent être contrôlés sur base d’un pourcentage prédéfini. Le contrôle de qualité est donc effectué après le traitement des factures dans notre plateforme. Si des corrections doivent être apportées, elles doivent être faites manuellement dans le logiciel de comptabilité. L’idée sous-jacente est que la personne qui a commis l’erreur effectue également la correction.
Pour activer le contrôle de qualité, contactez notre service support (support@clearfacts.be).
Après l’activation, vous verrez deux choses :
- En nouvel onglet « Contrôle de qualité » dans le module de gestion
2. La possibilité de définir un pourcentage qui indique le nombre de factures à contrôler à trois niveaux :
- Au niveau du bureau - Paramètres : un pourcentage général de factures à contrôler pour tout le bureau
- Au niveau du dossier - Paramètres du dossier – Général : un pourcentage qui dévie des paramètres du bureau, spécifiquement pour ce dossier, par exemple pour un client avec des demandes spécifiques
- Au niveau du collaborateur (Bureau > Collaborateur > cliquez sur l’icône "Modifier un collaborateur") : un pourcentage qui est différent pour un collaborateur spécifque, par exemple pour un nouveau collaborateur
Quel type de factures arrivent dans l’onglet du contrôle de qualité ?
- Lors de l’envoi d’une facture de la liste de travail vers le logiciel de comptabilité, on calcule si la facture doit être montré dans le contrôle de qualité
- S’il n’y a pas de paramètres au niveau du dossier et/ou du collaborateur, nous tenons compte du pourcentage au niveau du bureau
- Si un paramètre a été défini au niveau du dossier OU du collaborateur, nous tenons compte de ce pourcentage
- S’il existe un paramètre au niveau du dossier ET du collaborateur, nous tenons compte du pourcentage le plus élevé
Contrôler et/ou corriger des factures
Dans "Contrôle de qualité" vous trouverez deux onglets: "A vérifier" en "A corriger".
A vérifier
- Cette liste est uniquement visible pour les "Admins". Seules les personnes ayant ce profil peuvent vérifier les factures.
- Toutes les factures à vérifier se trouvent dans cette liste.
- Un filtre peut être appliqué pour les factures d’un collaborateur ou un groupe de collaborateurs. Un tri peut être effectué en cliquant sur les titres des colonnes.
- "Vérifié pour" : la personne/le collaborateur qui a sauvegardé l'annotation (qui a fait passer le statut dans la liste de travail à "Checked").
- Cliquez sur l'oeillet pour ouvrir l'écran d'annotation avec les données telles qu'elles ont été envoyées au logiciel de comptabilité.
- Cliquez sur un champ où vous voulez donner un commentaire.
- Un écran popup s'ouvre pour écrire un commentaire et marquer l'erreur (avec un cadre rouge). Après avoir rédigé votre/vos commentaire(s), cliquez sur "Sauvegarder et suivant" pour passer à la facture suivante à contrôler dans la liste. Ces factures sont signalées au collaborateur concerné (via le compteur à côté de "Contrôle de qualité").
- Si la facture est correctement enregistrée, cliquez sur "Sauvegarder et suivant" ou "Arrêter". La facture est alors considérée comme approuvée. Ces factures disparaissent de la liste des factures à vérifier.
- Vous pouvez nettoyer la liste avec "Tout annuler".
A corriger
- Un compteur indique au collaborateur qu’il a des factures à corriger.
- L’onglet "A contrôler" est visible pour tous les collaborateurs, mais…
- ...ils ne voient que les factures qu’ils ont annotées eux-mêmes et auxquelles une remarque a été ajoutée.
- "Vérifié par" : la personne qui a fait la remarque.
- Le collaborateur peut regarder l’erreur indiquée et signaler s’il a (ou non) fait la correction (dans le logiciel de comptabilité). Ensuite, la facture disparaît de la liste.
