Pour faciliter la gestion des documents divers et des documents du dossier permanent, notre plate-forme vous permet de les classer dans des catégories claires.
Au démarrage, vous disposez d'une liste de base des types de documents pour les documents divers ou le dossier permanent. Cela vous permet, en tant que collaborateur du bureau ou en tant que client, d'attribuer un "type" à un document et de classer ainsi les documents par catégories.
Vous n'êtes toutefois pas obligé d'utiliser cette liste de base. Vous pouvez l'adapter complètement et ce au niveau du bureau. Au niveau du dossier, vous pouvez paufiner cette liste et uniquement montrer les types qui sont pertinents pour ce dossier.
Rendez-vous sur Bureau > Types de documents divers
Dans cet onglet, vous ne trouverez pas uniquement les catégories de types "Documents divers", mais aussi de type "Dossier permanent".
Les catégories ou types sont utilisés par :
- Le collaborateur de bureau : lors de l'enregistrement et de l'attribution de documents divers ou des documents pour le dossier permanent dans l'archive du portail client.
- L’entrepreneur dans le portail client:
- Dans la boîte aux lettres "Divers" lors de l’envoi de documents vers le comptable.
- Dans l'archive du portail client sous les onglets "Dossier permanent" ou "Documents divers" comme filtre "Type de document".
En cliquant sur “Nouveau type” dans la colonne de gauche, vous pouvez créer de nouveaux types de documents - divers ou permanent.
La création de nouveaux types se fait uniquement au niveau du bureau. Les types sont donc valables pour tous les dossiers, il est impossible d’en créer par dossier.
Dans “Actions”, vous pouvez modifier, bloquer ou supprimer les types de documents.
- Modifier : changer le nom du type de document. Tous les documents existants avec ce type seront modifiés.
- Bloquer : en cliquant sur x, le type ne peut plus être utilisé. Un type de document bloqué ne peut plus être séléctionné, ni dans les boîtes électroniques, ni dans l'écran d'annotation. Cependant, il peut être débloqué en cliquant sur "Bloqué".
- Supprimer : supprimer le type de document est uniquement possible s'il n'a jamais été utilisé.
Au niveau du dossier (dans la configuration du dossier), vous pouvez paufiner cette liste davantage en bloquant certains types de documents divers/permanents. Ils ne seront pas montrés pour ce dossier, mais resteront disponibles pour les autres dossiers.
Modifier ou supprimer des types est uniquement possible au niveau du bureau.