Les documents divers qui sont envoyés par votre client de son portail, arrivent dans la liste de travail dans l’onglet "Documents divers". Vous pouvez les traiter comme des factures.
- Bouton “Traiter” : vous indiquez que les documents sont traités et vous les supprimez de la liste de travail. Ils sont envoyés à la page du dossier.
- Catégorie : indique qu’il s’agit d’un document divers (ou un document du dossier permanent)
- Type : montre le type sélectionné (en premier lieu par le client)
- Exercice : exercice du document. Vous pouvez modifier l’exercice dans cette liste.
- Date : date du document. Vous pouvez modifier la date dans cette liste.
- Fichier : nom du fichier. Vous pouvez modifier le nom du fichier dans cette liste.
- Transmis : date à laquelle le fichier a été transmis à la liste de travail
- Validation : un document divers sera attribué le code de validation "OK" par défaut. Il est donc possible de le traiter tout de suite. Si vous ouvrez et changez le document, le code de validation sera mis sur "Checked".
Si vous sélectionnez des documents, il est possible de les fusionner ou modifier, tout comme les factures d'achat et de vente.
L'écran d'annotation
L’écran d’annotation est similaire à celui des factures. Vous pouvez y effectuer les mêmes types d’actions.
On explique uniquement les actions/champs qui sont différents par rapport à l’écran d’annotation des factures.
- Catégorie: indiquez s’il s’agit d’un document divers ou d’un document du dossier permanent
- Type: le type sélectionné par le client. Si aucun type n’a été sélectionné lors de l’envoi du document, "Pas de type" sera affiché. Cliquez sur la flêche pour une liste et sélectionnez éventuellement un autre type.
- A télécharger: si vous cochez cette case, vous le marquez pour un téléchargement ultérieur. Cela vous permet de télécharger des documents en masse dans la page du dossier après avoir filtrer sur "A télécharger". Ensuite, les documents seront téléchargés dans un fichier zip avec des répertoires par exercice et ensuite par type de document. Les documents qui n'ont pas été attribués à un exercice, se trouveront dans le répertoire "Général".
La page du dossier
La page du dossier vous donne un aperçu des documents divers traités.
Vous pouvez marquer des documents à télécharger dans l'écran d'annotation (voir ci-dessus) et sur cette page du dossier. Cliquez "Oui/Non" dans la colonne "A télécharger" pour modifier le statut de téléchargement du document.
Grâce au filtre, vous pouvez faire plusieurs sélections, entre autres des documents que vous avez marqués "A télécharger".
Cliquez sur “Télécharger les résultats”.
Dans un écran popup, on vous demande si vous voulez marquer les documents comme traités afin d’éviter de les télécharger plusieurs fois.
- Cochez la case et les documents seront attribués le statut “A télécharger = Non”.
- Cliquez sur le bouton “Télécharger les résultats”. Les documents seront téléchargés dans un fichier zip.
Clients actifs
Le moniteur des Clients Actifs, vous donne rapidement un aperçu des document divers à traiter et à télécharger.
- "Documents divers à traiter" : par dossier, ce compteur indique le nombre de documents divers à traiter qui se trouvent dans la liste de travail. Cliquer sur le compteur vous mène à la liste de travail où vous pouvez traiter les documents.
- "Documents divers à télécharger": par dossier, ce compteur indique le nombre de documents divers à télécharger. Cliquer sur le compteur vous mène à la page du dossier pour télécharger les documents.