Lors de l’installation de notre plateforme, des journaux spécifiques sont créés automatiquement (p. ex. CFAAN, CFVER, CFA, CFV, CDA…) dans votre logiciel de comptabilité. Tous les documents enregistrés dans notre plateforme sont mis dans ces journaux.
Au moment de l’envoi de la liste de travail, notre plateforme donne automatiquement un numéro de document à chaque facture d’achat. Si ce numéro existe déjà (à cause d’un enregistrement manuel dans le logiciel de comptabilité), une double numérotation est créée et le document ne peut pas être enregistré.
Afin de garder une numérotation unique, vous ne pouvez pas encoder des documents dans les journaux spécifiques (p. ex. : CFAAN, CFVER, CFA, CFV, CDA…) directement dans le logiciel de comptabilité.
Si vous le faites quand-même,
- les documents sont envoyés à partir de la liste de travail, mais
- notre plateforme ne pourra pas traiter les documents parce que les numéros ont déjà été utilisés dans le logiciel de comptabilité.
Attention : les documents disparaîtront de la liste de travail, mais seront indiqués comme "Encodé = No" dans l’écran des propositions d’écritures.
La tâche "Envoyer" a donc échouée, mais vous pouvez résoudre le problème via "Surveillance".
Solution:
- Rendez-vous sur "Surveillance"
Pour les instructions “Pour la facture X, il existe déjà un document avec le même numéro dans le logiciel de comptablilité...", vous suivez les instructions suivantes:
- Sous "Actions", cliquez sur l'icône du crayon.
- Une fenêtre popup "Ecriture manuelle potentielle" s’affiche.
- Introduisez le prochain numéro de document libre de ce journal. C’est le premier numéro qui n’existe pas encore dans le logiciel de comptabilité.
Tous les documents échoués seront remis dans la liste de travail avec la nouvelle numérotation. Ensuite, vous pourrez les envoyer vers votre logiciel de comptablilité.