In de werklijst en het annotatiescherm wordt een controle uitgevoerd op dubbele facturen. Als er potentiële dubbele documenten of boekingen worden gevonden, geeft het systeem een waarschuwing via een uitroepteken naast de validatie-code. Deze controle houdt ook rekening met documenten of boekingen in jouw boekhoudpakket. Ze werkt niet blokkerend.
De waarschuwing wordt gegeven bij boekingsvoorstellen waarvoor andere facturen worden gevonden die aan volgende voorwaarden voldoen:
- Zelfde factuurdatum + zelfde tegenpartij + zelfde factuurtotaal + over alle boekjaren heen
- Zelfde tegenpartij + zelfde factuurnummer + zelfde (actieve) boekjaar
Als je op het uitroepteken klikt, worden de (dubbele) facturen uit het dossier getoond die aan bovenstaande voorwaarden voldoen. Als er twee documenten zijn, wordt het mogelijk dubbel document getoond naast het originele document om makkelijk te kunnen vergelijken. Bij meerdere dubbele documenten, krijg je een lijst met alle documenten. Als je dan op het oogje klikt naast een document, wordt dat getoond naast het originele document.
Opgelet: Er wordt enkel vergeleken met
- facturen uit het "Archief" die via het platform werden gedigitaliseerd en verwerkt
- boekingsvoorstellen die zich op dit moment nog in een werklijst bevinden.
Wat als het niet om een dubbele factuur gaat?
Soms krijg je de melding dat er een gelijkaardige factuur is geregistreerd, zonder dat het gaat om een dubbele factuur. In dat geval kan je de waarschuwing verwijderen.
- Klik op de waarschuwing
- Een popup-scherm toont je het origineel en mogelijk dubbele documenten
- Vergelijk de documenten en als ze niet hetzelfde zijn:
Bij twee documenten die naast elkaar worden getoond, klik op
Bij meerdere documenten kan je in de lijst ook klikken op het icon achter de naam van de factuur.
De waarschuwing verdwijnt uit de werklijst en het annotatiescherm.