Voor een actief dossier neemt ons platform de boekjaren en boekperiodes over uit het dossier in het boekhoudpakket. De meest recente lijst van beschikbare boekperiodes wordt overgenomen via de synchronisatie van het dossier.
Als je nieuwe boekperiodes openstelt in het boekhoudpakket, worden ze overgenomen in ons platform na een synchronisatie. Het is de verantwoordelijkheid van de dossierbeheerder om de boekperiodes in ons platform zo te beheren dat de actieve boekperiodes:
- beschikbaar zijn in de Werklijst
- kunnen toegewezen worden bij de verwerking van de facturen tot boekingsvoorstellen
Wanneer sluit je boekperiodes?
Als de BTW-aangifte voor een dossier werd opgesteld
Sluit de boekperiode waarop de BTW-aangifte betrekking had, meteen af. Zo vermijd je dat de (afgesloten) boekperiode(s) nog toegewezen wordt/worden aan facturen met een documentdatum die binnen deze (afgesloten) boekperiode(s) valt. Dit zorgt voor foutmeldingen en vaak ook voor manuele tussenkomsten om de situatie recht te zetten.
2. Bij de overgang naar een nieuw boekjaar
Bij de overgang naar een nieuw boekjaar is het heel belangrijk om boekperiodes tijdig afsluiten, aangezien de afgesloten boekperiode nog tot het vorige boekjaar behoort, wat ook een invloed heeft op de documentnummering.
Hoe sluit je boekperiodes?
Boekperiodes kunnen op twee manieren gesloten worden:
- Je kan één of meerdere boekperiodes in ons platform afsluiten door de nieuwe actieve boekperiode in te geven tijdens een manuele "Sync dossier" opdracht. Het instellen van de nieuwe boekperiode zorgt er immers voor dat de vorige boekperiode(s) wordt/worden afgesloten.
- Als de nieuwe actieve boekperiode (nog) niet beschikbaar is in het lijstje van boekperiodes, moet je de afgesloten boekperiode(s) manueel sluiten via de Configuratie-instellingen van het dossier.
- Ga naar Configuratie/Boekperiodes
- Klik op het kruisje achteraan bij Acties om de desbetreffende periode(s) af te sluiten. De boekperiode krijgt dan de status "Geblokkeerd"
Opgelet: het manueel sluiten van boekperiodes via "Configuratie" gebeurt per dagboek
Voor een aantal boekhoudpakketten voorzien wij een automatische afsluiting van het boekjaar als het boekjaar wordt afgesloten in het boekhoudpakket bij een (nachtelijke) synchronisatie.
Als je een factuur wil versturen - vanuit de werklijst naar het boekhoudpakket - waarvoor de boekperiode al werd afgesloten, dan krijg je daarvoor een waarschuwing in de werklijst en op het moment van het verzenden:
Tijdig nieuwe boekperiodes openen
Als een boekperiode afgewerkt werd in het boekhoudpakket, moet het nieuwe boekjaar/de nieuwe boekperiode ook in ons platform beschikbaar zijn.
- Zorg ervoor dat de nieuwe boekperiode(s) in het boekhoudpakket "open" staan
- Doe een synchronisatie van het betreffende dossier in ons platform
Aangezien het boekhoudpakket de “master” is van de boekhouding, kan en mag ons platform niet automatisch (nieuwe) boekperiodes aanmaken en openstellen zolang ze niet gekend zijn in het boekhoudpakket.
Opgelet: Als de boekperiode, die overeenkomt met de documentdatum van de factuur, nog niet beschikbaar is in ons platform, dan wordt automatisch de meest recente, nog openstaande boekperiode toegekend.
Als er geen enkele open boekperiode beschikbaar is, wordt de boekperiode leeg gelaten en komen de facturen op “Status Nok” te staan.